De boekhouding voor afdelingen – Helpcentrum

Deze functie is alleen beschikbaar in de volgende landen: Frankrijk, Verenigde Staten.

Als uw vereniging afdelingen heeft, verschijnen de boekhoudkundige gegevens van deze groepen op het niveau van het hoofdplatform en worden ze op dat niveau ingesteld.

Wat is een afdeling?
Documenten
Instellingen
Geavanceerde opties

Wat is een afdeling?

Een afdeling is een entiteit die juridisch afhankelijk is van een vereniging.

Meer weten over geavanceerde groepen en het verschil tussen een afdeling en een vereniging? Lees ons artikel: Werking van geavanceerde groepen

Let op: een vereniging bepaalt, in tegenstelling tot een afdeling, haar eigen boekhoudkundige instellingen. Bovendien worden de boekingen niet geconsolideerd op het hoofdniveau en is de boekhouding gescheiden.

Een van de gevolgen van die afhankelijkheid zie je in de boekhouding: de volledige boekhouding wordt geconsolideerd op het niveau van de vereniging die de juridische entiteit vormt. Dat betekent dat alle gegevens die op groepsniveau worden ingevuld, ook op het hoofdplatform verschijnen.

Vraagt u zich af of u een afdeling bent op Poplico? Met deze controlepunten komt u daar snel achter:

Het subtabblad Instellingen ontbreekt in het menu Boekhouding;
Als u in het hoofdmenu op Instellingen > Boekhouding klikt, komt u op een pagina die aangeeft dat de vereniging geen afzonderlijke juridische entiteit is;
In Boekhouding > Documenten hebt u geen tabblad Balans.

Documenten

Een afdeling heeft toegang tot deze vier documenten:

Uitgaven-Inkomsten
Resultatenrekening
Dagboek
Grootboek - enkel beperkt tot de rekeningen van klasse 6 en 7

Alle andere documenten (Proef- en saldibalans, FEC, Balans, en het Grootboek met alle andere klassen dan 6 en 7 ...) zijn enkel toegankelijk op het niveau van het hoofdplatform. Deze documenten tonen alle gegevens van het platform en zijn afdelingen samen, zonder onderscheid.

Bevindt u zich op het hoofdplatform, dan kunt u de boekhoudkundige gegevens van uw afdelingen toch onderscheiden in dezelfde drie documenten (Uitgaven-Inkomsten, Resultatenrekening en Dagboek) door de filter "Groep" te gebruiken en vervolgens op Zoeken te klikken.

Pagina Boekhoudkundige documenten met het tabblad Uitgaven-Inkomsten actief en het geopende keuzemenu « Een groep selecteren », met Mon Asso 123 (geselecteerd) en Mon Asso 122

Instellingen

Omdat uw groep juridisch verbonden is met het hoofdplatform, zijn uw boekhoudkundige instellingen beperkt.

Bankrekeningen

Standaard kunt u uw eigen bankrekeningen gebruiken en de gegevens zelf instellen (naam van de rekening, IBAN ...).

Als een andere afdeling van uw netwerk uw bankrekening wil gebruiken, kunt u uw rechten overdragen aan de hoofdorganisatie.
Zij kan vervolgens machtigingen voor deze rekening delen met alle groepen die daarom vragen.

Door de rechten op uw rekening over te dragen, verliest u de mogelijkheid om ze te wijzigen, te archiveren of de bankafstemming te beheren. De bestaande boekingen blijven daarentegen in de boekhouding van uw groep staan.

Wilt u daarentegen de rekeningen van het bovenliggende platform gebruiken, dan hoeft u niets in te stellen. U hebt standaard toegang tot alle rekeningen van de hoofdorganisatie, maar zij kan de machtigingen ook per groep verfijnen.

Paneel « Een bankrekening bewerken » met de sectie « Deel deze rekening met uw netwerk » gemarkeerd, waarbij de optie « Delen met een selectie van groepen » is aangevinkt en de groep « Mon Asso 122 » is geselecteerd.

Beperkingen:

Let op: als de rekening de enige rekening van de afdeling is, kunnen de rechten niet worden overgedragen.

Hetzelfde geldt als de rekening werd gecertificeerd, hetzij voor de Compte Pro, hetzij voor de online betaling.

Er is minstens één rekening nodig om de boekhouding en/of de online betaling te kunnen gebruiken.

De certificering van een rekening omvat een identiteitscontrole van de wettelijke verantwoordelijke van de rekening. De rechten erop kunnen dus niet worden overgedragen.

Periode, beginbalans, rekeningstelsel en rekeningen van derden

De boekhoudkundige periode en de beginbalans worden door het bovenliggende platform ingevuld. Ook de afsluiting van de boekhouding wordt dus op het hogere niveau beslist.

Het rekeningstelsel en de rekeningen van derden worden beheerd op het niveau van het bovenliggende platform.

Wilt u rekeningen toevoegen, neem dan contact op met een van de beheerders van het bovenliggende platform.

Geavanceerde opties

Als het bovenliggende platform de analytische boekhouding heeft geactiveerd (Meer weten) en u nieuwe budgetten wilt toevoegen, neem dan contact op met een beheerder van dat platform.