De boekhoudkundige begrippen in Poplico begrijpen

Deze functie is alleen beschikbaar in de volgende landen: Frankrijk, Verenigde Staten.

Dit artikel geeft u eenvoudige definities van de boekhoudkundige begrippen die u in Poplico tegenkomt, in alfabetische volgorde.

• A : beginsaldi (à-nouveaux), directe toewijzing, afschrijving
• B : algemene balans, beginbalans, balans, budgetten & budgetposten
• C : categorieën, boekhoudkundige afsluiting, engagementenboekhouding, kasboekhouding, hulprekening, kasrekening, resultatenrekening, rekening van derden, vordering
• D : schuld
• E : boekjaar
• F : FEC/bestand met de boekhoudkundige boekingen
• G : grootboek
• I : vast actief
• J : dagboeken
• L : aanlettering
• R : bankafstemming, indienen van cheques
• S : analytische opvolging
• V : uitsplitsen/uitsplitsing

Wij werken dit artikel bij op basis van uw suggesties en vragen.

Beginsaldi (à-nouveaux)

De beginsaldi zijn de boekingen die de link maken tussen het boekjaar dat u net hebt afgesloten en het nieuwe boekjaar dat begint. Ze zorgen voor continuïteit van het ene boekjaar naar het andere, en dus voor een correcte boekhouding.

Een voorbeeld uit de praktijk: denk aan uw bankuittreksel. Als u op 31 december 500 € op uw bankrekening hebt, dan hebt u op 1 januari ook 500 €.

Zodra een saldo niet nul is, wordt het als beginsaldo overgedragen naar het nieuwe boekjaar, behalve de rekeningen van klasse 6 (kosten) en 7 (opbrengsten), die met het resultaat verbonden zijn.

De boekingen van de beginsaldi worden automatisch door de software gegenereerd bij de boekhoudkundige afsluiting.

Directe toewijzing

Deze term wordt gebruikt in het kader van de analytische opvolging, waarbij een opbrengst of een kost aan een budget wordt toegewezen.

Als u de directe toewijzing activeert, wordt u voorgesteld om deze handeling uit te voeren onmiddellijk na het aanmaken van de kosten- of opbrengstenboeking. U kunt er ook voor kiezen om dit later te doen.

Afschrijving

Een vast actief wordt afgeschreven, waardoor het waardeverlies aan het einde van het boekjaar wordt vastgesteld. Dit waardeverlies kan te wijten zijn aan gebruik, slijtage, veroudering of het verstrijken van de tijd.

Deze waarde wordt gespreid over de gebruiksduur van het vaste actief, die vooraf moet worden bepaald. Ze stemt overeen met de werkelijke gebruiksduur zoals geschat op het moment van de invoer.

Een afschrijving neemt dus de vorm aan van een reeks boekingen verspreid over verschillende boekjaren die de kostprijs van het goed spreiden over de gebruiksduur. Het resultaat van de organisatie wordt dus elk jaar verminderd met het bedrag dat overeenstemt met dit waardeverlies.

Bijvoorbeeld: koopt u een computer waarvan u schat hem 5 jaar te gebruiken, dan wordt de initiële waarde (die doorgaans overeenstemt met de aankoopprijs van het goed) elk jaar met 1/5e verminderd.

Zie het artikel Vaste activa en afschrijvingen registreren

Algemene balans

Dit is een van de documenten die beschikbaar zijn op uw Poplico-platform.

Een algemene balans geeft een samenvattend beeld van alle geldinkomsten en -uitgaven van uw vereniging tijdens een boekjaar. Zo kunt u snel nagaan of de rekeningen in evenwicht zijn.

Zie het volledige artikel over de boekhoudkundige documenten

Beginbalans

Dit is de stand van uw boekhouding op het moment dat u met Poplico start. Vul de saldi van alle rekeningen van uw vereniging in. Op die basis wordt de rest van uw boekhouding opgebouwd.

De beginbalans kunt u instellen via Instellingen > Boekhouding, in de rubriek “Algemene instellingen”.

Balans

De balans is een essentieel boekhoudkundig document. Het is de momentopname van het vermogen en de middelen van uw vereniging. Ze illustreert de economische situatie van de vereniging op basis van haar activa en passiva.

Eenvoudig gezegd:

• de activa vertegenwoordigen wat de vereniging bezit, wat een positieve waarde oplevert
• de passiva stemmen overeen met de “verplichtingen” ten aanzien van een derde; het is dus een negatieve economische waarde voor de vereniging

Een balans is noodzakelijk in evenwicht: als een verrichting de ene zijde beïnvloedt, beïnvloedt ze onmiddellijk ook de andere.

Voorbeeld: een lidmaatschap (= een Opbrengst) van 100 € verhoogt het resultaat van de vereniging met 100 € en dus ook de passiva. Het verhoogt eveneens de activa, aangezien het bedrag op de bank tegelijk met 100 € stijgt.

Zie het volledige artikel over de boekhoudkundige documenten

Budgetten & budgetposten

Met een budget en de bijbehorende budgetposten kunt u de rentabiliteit van een project of een activiteit opvolgen.

In tegenstelling tot het bijhouden van een boekhouding is deze “analytische opvolging” niet verplicht. Het is een hulpmiddel waarmee u over de nodige informatie beschikt om beslissingen te nemen (bv. een project stoppen dat te veel geld verliest).

Zie het artikel De analytische opvolging en de budgetten gebruiken (video en gids inbegrepen)

Categorieën

U kunt dit vergelijken met de boekhoudrekeningen die u op uw platform personaliseert en die verschijnen op uw pagina voor boekhoudkundige invoer. U vindt dit woord terug in Boekhouding > Instellingen.

Zie het artikel: Boekhoudcategorieën toevoegen/verwijderen

Boekhoudkundige afsluiting

Zoals de naam het aangeeft, beëindigt de boekhoudkundige afsluiting het boekjaar: ze bekrachtigt het einde van het boekjaar en het begin van het volgende.

Ze maakt het mogelijk om:

• het boekjaar te bevriezen,
• de basis te leggen voor het volgende boekjaar door de boekingen van de beginsaldi te genereren,
• financiële staten te genereren, waaronder de resultatenrekening en de financiële balans.

In Poplico wordt de boekhoudkundige afsluiting vereenvoudigd: de software genereert de specifieke boekingen. Ze moet echter wel voorbereid worden. Daarvoor krijgt u een controlelijst ter beschikking.

Engagementenboekhouding

De boekhouding maakt een onderscheid tussen het engagement (schuld of vordering) en de betaling ervan.

Ter herinnering: er is een “schuld” wanneer uw vereniging iets verschuldigd is aan een derde (bijvoorbeeld: betaling van de verzekering). Een “vordering” is het tegenovergestelde van een schuld: de vereniging moet geld ontvangen van een derde.

Zie het artikel Uw boekhoudmethode kiezen: engagementenboekhouding of niet

Kasboekhouding

Dit komt grosso modo overeen met de rekeningen die men voor zichzelf maakt op basis van het bankuittreksel. U trekt de uitgaven van de inkomsten af om een resultaat te verkrijgen.

• Belangrijkste voordeel: de eenvoud
• Belangrijkste nadeel: het is moeilijk te weten of iemand u geld verschuldigd is of, omgekeerd, of u een schuld hebt, en u kunt geen balans genereren, die vaak wordt gevraagd in financieringsdossiers.

Ga na op associations.gouv.fr of de specifieke kenmerken van uw vereniging u toelaten om u tot een kasboekhouding te beperken.

Hulprekening

Om de boekhoudkundige opvolging te vergemakkelijken, wordt de registratie van de verschillende geldinkomsten en -uitgaven georganiseerd in verschillende rekeningen. Daaronder vindt u de hulprekeningen: zij bevatten de verschillende verrichtingen met betrekking tot leveranciers (rekening 401) en klanten (rekening 411).

De leveranciersrekening of rekening 401 bevat de verschillende boekingen met betrekking tot onbetaalde leveranciersfacturen. Het gaat dus om de schulden die aan de leveranciers moeten worden betaald.

De klantenrekening of rekening 411 registreert op haar beurt de vorderingen. Het gaat dus om alle betalingen die men van zijn klanten moet ontvangen.

Zie het artikel De hulpboekhouding en de rekeningen van derden activeren en gebruiken

Kasrekening

Dit is het boekhoudkundige equivalent van uw fysieke kas met cash geld. De kasrekening wordt beïnvloed door afhalingen en stortingen van cash bij de bank en door betalingen (aankopen en verkopen) in cash.

Let op: een kasrekening kan geen strikt negatief saldo hebben.

Zie De goede praktijken voor het beheer van een kas

Resultatenrekening

Ze bevat de samenvatting van de Kosten (rekeningen van klasse 6) en de Opbrengsten (rekeningen van klasse 7).

Ze laat u weten of de vereniging winst of verlies maakt tijdens het boekjaar.

Zie het volledige artikel over de boekhoudkundige documenten

Rekening van derden

De rekening van derden is een rekening van klasse 4 (volgens het algemeen rekeningenstelsel).

De rekeningen van derden kunnen worden opgedeeld in 7 categorieën, afhankelijk van het type derde. De hulprekeningen Leveranciers (401) en Klanten (411) maken deel uit van deze rekeningen van derden.

Zie het artikel De hulpboekhouding en de rekeningen van derden activeren en gebruiken

Vordering

Er is een “vordering” wanneer de vereniging geld moet ontvangen van een derde.

U vindt uw vorderingen terug via Boekhouding > Invoer en daarna “Uw schulden en vorderingen opvolgen”.

Let op: het beheer van schulden en vorderingen is enkel mogelijk met de engagementenboekhouding, die u kiest via Instellingen > Boekhouding.

Schuld

Er is een “schuld” wanneer de vereniging geld verschuldigd is aan een derde.

U vindt uw vorderingen terug via Boekhouding > Invoer en daarna “Uw schulden en vorderingen opvolgen”.

Let op: het beheer van schulden en vorderingen is enkel mogelijk met de engagementenboekhouding, die u kiest via Instellingen > Boekhouding.

Boekjaar (of boekhoudkundige periode)

De periode waarin u uw boekhoudkundige gebeurtenissen registreert en op basis waarvan u de rekeningen van uw vereniging opmaakt, de balans genereert, enz.

Dat is doorgaans één jaar.

FEC / Bestand met de boekhoudkundige boekingen

Dit digitale document bundelt alle boekhoudkundige boekingen van een structuur in een vastgelegde vorm.

Het FEC bundelt alle boekhoudkundige boekingen van een boekjaar in een precies formaat. Het wordt door de belastingadministratie geëist bij een controle.

Zie het volledige artikel over het FEC

Grootboek

Het grootboek bevat alle boekhoudkundige boekingen, gesorteerd per rekening en vervolgens per datum. Het is een meer “geordend” niveau van het dagboek (zie hieronder). We kunnen het trouwens opnieuw opbouwen op basis van het Algemeen Dagboek. De boekingen zijn er gesorteerd per rekening en vervolgens per datum.

Dit is nuttig als u het detail van de boekingen van een bepaalde rekening wilt kennen.

Zie het volledige artikel over de boekhoudkundige documenten

Vast actief

Boekhoudkundig gesproken gaat het om een actief dat gebruikt zal worden over een periode langer dan het lopende boekjaar. Een computer bijvoorbeeld kan meerdere jaren gebruikt worden: daardoor vormt hij wel degelijk een vast actief en wordt hij over meerdere opeenvolgende boekjaren in rekening gebracht.

Er zijn hoofdzakelijk twee soorten vaste activa:

• De materiële vaste activa, die overeenstemmen met “tastbare” activa zoals materiaal, een voertuig of een onroerend goed.
• De immateriële vaste activa, die “niet-tastbare” activa weergeven zoals software, rechten of titels, of ook octrooien.

Zie het artikel Vaste activa en afschrijvingen registreren

Dagboek / Dagboeken

Het dagboek lijst op exhaustieve wijze alle boekhoudkundige verrichtingen op, gesorteerd per datum. Dit document is eerder bedoeld voor boekhouders of accountants.

Zie het volledige artikel over de boekhoudkundige documenten

Aanlettering

De aanlettering is een boekhoudkundige verrichting waarbij een unieke code (in de vorm van één of meerdere letters) wordt toegekend aan twee boekhoudkundige boekingen: de engagementsboeking en de betalingsboeking. Zo staat de ene boeking op de creditzijde en de andere op de debetzijde.

Met deze code kunt u dus de bedragen in een rekening van derden afstemmen (rekening van klasse 4). Doorgaans “letteren” we de klanten- en leveranciersrekeningen aan.

Na de aanlettering weet u dus:

• welke facturen nog betaald moeten worden;
• welke facturen nog geïnd moeten worden.

Zie het volledige artikel over de aanlettering in de boekhouding op Poplico

Bankafstemming

De bankafstemming bestaat erin de werkelijke situatie van de geldmiddelen op uw bankrekening te vergelijken met de boekhoudkundige situatie van uw rekening 512.

Zie het artikel De bankafstemming begrijpen

Indienen van cheques

Wanneer u een cheque ontvangt als betaling, is het niet voldoende om die bij de bank in te dienen. U moet deze verrichting ook in uw boekhouding registreren: dat is wat men in Poplico het indienen van cheques noemt.

Zo houdt u een boekhouding die overeenstemt met de werkelijke situatie van de bankrekening van uw vereniging. De software genereert de juiste boekhoudkundige boekingen voor u.

Om deze verrichting uit te voeren, gaat u naar Boekhouding > Invoer en daarna “Indienen van cheques”.

Analytische opvolging

De analytische boekhouding (of opvolging) geeft een gedetailleerd beeld van uw boekhouding per budget, project of uitgavenpost, in tegenstelling tot de algemene boekhouding, die een globaal beeld geeft van de rekeningen van de organisatie.

Door specifieke budgetten aan te maken, ziet u eenvoudig de verdeling van de kosten (boekingen van klasse 6) en de opbrengsten (klasse 7) met betrekking tot elke budgetpost. Dat leidt tot een analytisch resultaat (verlies of winst) per post.

Zie het artikel De analytische opvolging en de budgetten gebruiken (video & gids inbegrepen)

Uitsplitsing / boekingen uitsplitsen

De uitsplitsing bestaat erin een opbrengst of een kost aan een budget toe te wijzen. Zo weet u bijvoorbeeld of een project/een activiteit geld opbrengt of verliest.

Zie het artikel De analytische opvolging en de budgetten gebruiken (video en gids inbegrepen)

👉 Download onze gebruikershandleiding voor de boekhouding in Poplico (9 pagina's)