Een boekhoudkundige historiek overnemen via de beginbalans – Helpcentrum

Deze functie is alleen beschikbaar in de volgende landen: Frankrijk, Verenigde Staten.

Als u niet aan uw eerste boekjaar toe bent en u al een boekhouding had voordat u Poplico gebruikte, kunt u met de instelling van de beginbalans vermijden dat u van nul moet herbeginnen.

Daarvoor moet u de toestand van uw boekhouding vóór het gebruik van Poplico invullen in de verschillende rekeningen: het banksaldo, het kassaldo, enz.

Waar stelt u de balans in?
De beginbalans instellen
De beginbalans wijzigen
De beginbalans herstellen

👉 Download onze gebruikersgids voor de boekhouding op Poplico (9 pagina's)

Waar stelt u de balans in?

Om uw beginbalans in te stellen, gaat u naar Instellingen > Boekhouding en klikt u op Bewerken of raadplegen naast Beginbalans.

Boekhoudinstellingen in AssoConnect met de sectie “Beginbalans” aangeduid met een rode pijl naar de knop “Raadplegen”

De beginbalans instellen

Op welke datum moet u de beginbalans invullen?

Doorgaans vult u in de beginbalans de toestand van uw boekhouding in op de datum van uw laatste boekhoudkundige afsluiting in uw vorige tool. Zo geeft u in de software de stand van uw rekeningen aan bij het begin van het nieuwe boekjaar, en hoeft u dus niet van nul te herbeginnen.

Als u geen document op die datum hebt, kunt u in uw vorige tool een balans op het einde van de maand maken en vanaf die datum verderwerken in de software. Bij twijfel raadpleegt u best een boekhouder.

De beginbalans genereert beginsaldi voor de boekhoudkundige categorieën waarvoor een invoer werd gedaan. Die saldi verschijnen in uw documenten op de begindatum van het eerste boekjaar.

Als uw 1e boekjaar begint op 01/01/2021, vindt u uw beginsaldi terug in de algemene balans:

Tabblad “Algemene balans” van de Boekhoudkundige documenten, met een rode pijl ernaar en een datumfilter op 01/01/2021, met de debet-/creditsaldi per rekeningklasse.

Welke gegevens vult u in?

Vul de stand in van al uw boekhoudkundige rekeningen net vóór uw gebruik van de software.

U gebruikt de boekhoudapplicatie voor uw nieuwe boekjaar dat begint op 1 januari 2021. U vult dus de stand van uw boekhoudkundige rekeningen op 31 december 2020 in. Sommige van uw rekeningen hebben immers een credit- of debetsaldo.

In de beginbalans moeten alle rekeningen van klasse 1 tot 5 worden ingevuld die een saldo verschillend van nul hebben.

Doorgaans gaat het om de volgende rekeningen:

De bankrekeningen:
Mijn hoofdbankrekening heeft een positief saldo van 2000 €.
Uw kas:
Ik heb 300 € in kas.
De cheques:
Ik heb cheques uitgeschreven die nog niet zijn geïnd, of ik heb cheques ontvangen die ik nog niet bij de bank heb ingediend.
De vorderingen op klanten/schulden aan leveranciers:
Deze klant of persoon is mij nog geld verschuldigd.

De rekeningen van kosten en opbrengsten (klassen 6 en 7) verschijnen niet in de beginbalans, omdat ze op het einde van het boekjaar afgesloten zijn en op nul staan. Het resultaat (rekening van klasse 1) kan wel worden ingevoerd.

Hoe vult u ze in

Om de stand van uw rekeningen in de beginbalans in te vullen, klikt u op de verschillende blauwe knoppen boven uw balans.

Invoerknoppen voor de boekhouding in AssoConnect: Banque, Caisse, Chèques, Dette, Créance, Stock, FNP, CCA, PCA, Autre (boekhoudkundige invoer)

Er verschijnt een blok waarin u alle gevraagde gegevens invult. Om het bedrag van uw bankrekening op 31/12/2020 in te vullen, klikt u op Bank en vult u vervolgens het saldo in.

Formulier “Banksaldo toevoegen” met de velden Omschrijving, Bedrag (€) en Rekening, en een knop Toevoegen

Klik op Toevoegen. De rekening is toegevoegd aan uw beginbalans.

Balans met Activa en Passiva van elk 1 000 €, en de lijn 512001 “Saldo rekening-courant” rood omkaderd in Klasse 5

U kunt deze handeling uitvoeren voor alle volgende rekeningen:

Bank	Bedrag dat u op het einde van het vorige boekjaar op de bank had.
Kas	Bedrag dat u op het einde van het vorige boekjaar in kas had.
Cheques	Deze optie is nuttig voor uw bankafstemming. Het gebeurt dat cheques die u hebt ondertekend nog niet zijn geïnd. Die moet u registreren. Op dezelfde manier kunt u de cheques registreren die u vóór het einde van uw vorige boekjaar hebt ontvangen, maar nog niet bij de bank hebt ingediend.
Schulden	Door het detail van uw schulden te registreren, kunt u ze opvolgen en later aanzuiveren.
Vorderingen	Een vordering is het omgekeerde van een schuld: een bedrag dat u nog tegoed hebt. Door het detail van uw vorderingen te registreren, kunt u ze eveneens opvolgen en later aanzuiveren.
Voorraden	Dit zijn de voorraden die u op het einde van uw vorige boekjaar bezat. Door ze hier te registreren, verschijnen ze op de balans en in de tool voor de opvolging van uw voorraden.
FNP	FNP = nog te ontvangen facturen: u hebt in het vorige boekjaar een uitgave aangegaan, maar die niet betaald omdat u de factuur niet hebt ontvangen. Belangrijk: er wordt automatisch een tegenboeking bij de opening van het boekjaar geboekt, daar hoeft u zich geen zorgen over te maken.
CCA	CCA = over te dragen kosten. Bijvoorbeeld: u hebt software voor 1 jaar betaald, maar er slechts 3 maanden gebruik van gemaakt: 75% van het bedrag is een over te dragen kost. Belangrijk: er wordt automatisch een tegenboeking bij de opening van het boekjaar geboekt, daar hoeft u zich geen zorgen over te maken.
PCA	PCA = over te dragen opbrengsten. Bijvoorbeeld: een lidmaatschap dat over 12 maanden loopt vanaf oktober: 75% moet als over te dragen opbrengst worden geboekt. Belangrijk: er wordt automatisch een tegenboeking bij de opening van het boekjaar geboekt, daar hoeft u zich geen zorgen over te maken.
Boekhoudkundige invoer	Met deze optie kunt u een overdracht (A-Nouveau) boekhoudkundig registreren door het rekeningnummer op te geven.

Overgedragen resultaat en resultaatverwerking

Zoals uitgelegd in het artikel over de afsluiting, zijn er twee soorten categorieën om een positief/negatief resultaat te beheren:

Het resultaat van het vorige boekjaar (120/129);
De gecumuleerde resultaten van alle boekjaren, het zogenaamde overgedragen resultaat (110/119).

De software berekent het overgedragen resultaat (110/119) automatisch door het ontbrekende bedrag af te leiden om passiva en activa in evenwicht te brengen. U hoeft evenmin een boeking voor de resultaatverwerking van het vorige boekjaar (120/129) op de categorie van het overgedragen resultaat (110/119) in te voeren.

Als u het resultaat van jaar N-1 (120/129) invoert, moet u een boeking voor de resultaatverwerking invoeren via de geavanceerde invoer.

Als het bedrag van het overgedragen resultaat niet correct is, betekent dit dat er een probleem is met de andere invoeren in de beginbalans (onjuist bedrag, ontbrekende boeking, enz.).

De beginbalans wijzigen

Het eerste boekjaar is open

Uw beginbalans blijft toegankelijk zolang uw eerste boekjaar in de software niet is afgesloten. U hebt dus tot de afsluiting de tijd om de invoer ervan te finaliseren als u dat wenst.

Om een ingevoerde boeking te wijzigen, annuleert u ze door op het oranje kruisje te klikken en voert u ze opnieuw in.

Scherm voor boekhoudkundige invoer in AssoConnect met een balans in evenwicht: Activa en Passiva van 1 000,00 €, met een rekening 512001 op het actief en een overgedragen resultaat op het passief.

Het eerste boekjaar is afgesloten

Zodra uw eerste boekjaar is afgesloten, kan de beginbalans niet meer worden gewijzigd, want ze bepaalt de beginsaldi van het boekjaar waarop de software zich baseert om de afsluiting uit te voeren.

Wilt u de beginbalans toch wijzigen nadat het boekjaar is afgesloten, dan moet u de afsluiting annuleren.

De beginbalans herstellen

Een verwijderde beginbalans kan niet worden hersteld: de enige manier om ze terug te krijgen, is alle saldi opnieuw in te voeren, op voorwaarde dat uw eerste boekjaar nog open is. Anders moet u de afsluiting annuleren.