Deze functie is alleen beschikbaar in de volgende landen: Frankrijk, Verenigde Staten.
Zodra uw boekjaren zijn aangemaakt, kunt u hun begin- en/of einddatum verschuiven, of ze eenvoudigweg verwijderen.
Hebt u nog geen boekhoudkundige periode aangemaakt, dan raden we u aan eerst dit artikel te lezen: Boekjaren (of boekhoudkundige periodes) aanmaken
In dit artikel behandelen we de volgende punten:
- Een boekjaar wijzigen
- Een boekjaar verwijderen
- Concrete voorbeelden van het wijzigen of verwijderen van boekjaren
👉 Download onze handleiding voor de boekhouding in Poplico (9 pagina's)
Een boekjaar wijzigen
Hoe wijzigt u een boekjaar?
Het kan gebeuren dat de data van de boekhoudkundige periode om verschillende redenen moeten worden aangepast. Ga naar de pagina Instellingen > Boekhouding > Boekjaren en klik op het "potlood"-symbool Boekjaar bewerken. Wijzig in het zijpaneel de begin-/einddatum van uw boekjaar en klik daarna op Opslaan.
Het wijzigen van deze data verschuift enkel de boekhoudkundige periodes in de tijd. De betrokken boekingen worden dan aan een ander boekjaar gekoppeld.
Voorbeeld: uw boekhoudkundige periode loopt van 1 januari tot 31 december. U hebt een boeking ingevoerd op 5 mei. Als u een nieuwe begindatum van het boekjaar op 1 juni instelt, wordt de boeking van 5 mei niet langer in dat boekjaar opgenomen, maar in het vorige boekjaar.
Waarmee u rekening moet houden vóór u boekjaren wijzigt
Bij het wijzigen van uw boekhoudkundige periodes moet u met enkele zaken rekening houden:
Continuïteit tussen de boekjaren
Om de begin- of einddatum van een periode te kunnen wijzigen, moet er continuïteit tussen de boekjaren zijn.
De configuratiepagina van de boekjaren werkt als volgt:
- er mag geen gat tussen de boekjaren zitten;
- twee boekjaren mogen elkaar niet overlappen.
Wanneer u dus de begin- of einddatum van een boekjaar wijzigt, worden die van de volgende of vorige boekjaren automatisch aangepast om die continuïteit tussen de boekjaren te garanderen.
Verderop in dit artikel tonen we u enkele concrete voorbeelden van het wijzigen van boekjaren.
Een afgesloten boekjaar kan niet gewijzigd worden
Hebt u een boekjaar afgesloten en wilt u de data ervan achteraf wijzigen, dan moet u de afsluiting van dat boekjaar ongedaan maken.
Lees hiervoor dit artikel over het annuleren van een afsluiting.
Een boeking moet altijd aan een boekjaar gekoppeld zijn
Ook al is een boeking niet gebonden aan één bepaald boekjaar en kan ze na een wijziging aan een nieuwe boekhoudkundige periode worden gekoppeld, ze moet wel tot een of ander boekjaar behoren.
Het is dus niet mogelijk om een begin- of einddatum van een boekjaar te wijzigen als daardoor boekingen buiten de in de software aangemaakte boekhoudkundige periodes zouden vallen.
Een boekjaar verwijderen
Het is mogelijk om een boekhoudkundige periode te verwijderen. De handelingen verschillen echter naargelang de situatie.
Boekjaren en bijbehorende boekingen verwijderen
U wilt helemaal opnieuw beginnen omdat de ingevoerde boekingen "testboekingen" waren. U kunt uw boekhouding opnieuw instellen om alle boekhoudkundige gegevens en instellingen te wissen.
Ga hiervoor naar Instellingen > Boekhouding → Boekingen verwijderen en boekhouding opnieuw instellen (onderaan de pagina).
Kies op deze pagina om uw boekhouding opnieuw in te stellen: hierdoor worden ook uw boekjaren verwijderd.
Een per vergissing aangemaakt boekjaar verwijderen
U hebt per vergissing een boekjaar aangemaakt en wilt dit verwijderen. Klik op de pagina Instellingen > Boekhouding > Boekjaren op het "prullenbak"-icoon Boekjaar verwijderen bij de boekhoudkundige periode die u wilt verwijderen en bevestig in het venster dat verschijnt.
Om het principe van continuïteit tussen de boekjaren te respecteren, kan enkel het laatste geopende boekjaar verwijderd worden: als u dus een boekjaar 2025 en een boekjaar 2026 hebt geopend en u wilt boekjaar 2025 verwijderen, moet u eerst 2026 verwijderen.
Is het prullenbak-icoon grijs (zelfs voor het laatste boekjaar), dan bestaan er waarschijnlijk boekingen in de periode die u probeert te verwijderen. Het kan gaan om manueel ingevoerde boekingen of om automatische boekingen, zoals afschrijvingsboekingen, die zodra het boekjaar wordt aangemaakt worden toegevoegd en zo de verwijdering blokkeren. U kunt ofwel de boekingen verwijderen, ofwel de periode van het volgende boekjaar verlengen zodat de datum van de boekingen erbinnen valt. Kiest u ervoor om de data van de boekingen te wijzigen, lees dan dit artikel over het wijzigen/verwijderen van boekingen.
Concrete voorbeelden van het wijzigen of verwijderen van boekjaren
- De begindatum verschuiven van een boekjaar dat door een ander wordt voorafgegaan
- Een eerder boekjaar aanmaken door alle boekjaren naar het verleden te verschuiven
- Het eerste boekjaar verwijderen door alle boekjaren naar de toekomst te verschuiven
De begindatum verschuiven van een boekjaar dat door een ander wordt voorafgegaan
U hebt twee boekhoudkundige periodes:
- een van 01/01/2024 tot 31/12/2024;
- een andere van 01/01/2025 tot 31/12/2025.
Als de nieuwe begindatum van boekjaar 2025 01/02/2025 is, dan moet de einddatum van boekjaar 2024 31/01/2025 zijn.
Wanneer u de begindatum van boekjaar 2025 wijzigt, verschijnt er een waarschuwing om u te wijzen op de verschuiving van de data. Zodra u de wijziging aanvaardt, worden er dus 2 data aangepast:
De andere boekjaren die aan deze twee voorafgaan of erop volgen (bijvoorbeeld 01/01/2023 tot 31/12/2023 en 01/01/2026 tot 31/12/2026) worden niet door deze wijziging beïnvloed: als u dus al uw boekjaren op 01/02 wilt laten starten in plaats van op 01/01, moet u dat voor elk jaar afzonderlijk doen.
Een eerder boekjaar aanmaken door alle boekjaren naar het verleden te verschuiven
U hebt vier boekjaren aangemaakt, die telkens van 01/01 tot 31/12 van elk jaar lopen, en het eerste boekjaar is nog niet afgesloten: u kunt de data van deze boekjaren dus nog verschuiven.
U wilt een boekjaar toevoegen dat aan deze boekjaren voorafgaat, namelijk van 01/01/2021 tot 31/12/2021. Wanneer u op Boekjaar toevoegen klikt, staat de begindatum van het boekjaar vast op 01/01/2026, omdat ervan uitgegaan wordt dat het nieuwe boekjaar rechtstreeks volgt op het laatst aangemaakte boekjaar.
Om een eerder boekjaar aan te maken, moet u dus de data van elk boekjaar verschuiven, te beginnen met het oudste.
Wijzig het oudste boekjaar (01/01/2022 tot 31/12/2022) naar de data van het voorgaande jaar: 01/01/2021 tot 31/12/2021. Klik op Opslaan.
De begindatum van het volgende boekjaar wordt automatisch verschoven naar 01/01/2022. De einddatum wordt echter niet gewijzigd, waardoor dat boekjaar 2 jaar duurt.
Vervolgens hoeft u enkel de einddatum van elk boekjaar aan te passen, naarmate u in de tijd vooruitgaat (boekjaar 2022, daarna 2023, daarna 2024...).
U krijgt zo vier boekjaren tussen 2021 en 2024 (in plaats van 2022 tot 2025 voordien) en u kunt boekingen toevoegen die aan boekjaar 2021 gekoppeld zijn.
Het eerste boekjaar verwijderen door alle boekjaren naar de toekomst te verschuiven
U hebt vier boekjaren, tussen 01/01/2021 en 31/12/2024, en u wilt uw eerste boekjaar (2021) verwijderen. Enkel het meest recente boekjaar kan echter verwijderd worden, op voorwaarde dat er geen enkele boeking aan gekoppeld is.
Volg gewoon de omgekeerde logica van het vorige geval: wijzig de data van het meest recente boekjaar en werk stap voor stap terug naar het oudste. Verschuif eerst de einddatum (1) en wijzig daarna de begindatum (2), en klik vervolgens op Opslaan.
Net als eerder wordt het vorige boekjaar automatisch verschoven en duurt het dan twee jaar.
Verschuif de begindatums van elk van de voorgaande boekjaren. Uiteindelijk krijgt u vier boekjaren tussen 2022 en 2025, en bestaat boekjaar 2021 niet meer.
Als eerdere boekjaren al afgesloten zijn, kunt u de begindatum van het oudste openstaande boekjaar niet wijzigen: anders zouden de boekjaren onderbroken zijn of elkaar overlappen, en dat is niet mogelijk.
Meer weten:
Opmerkingen
0 opmerkingen
Artikel is gesloten voor opmerkingen.