Een of meerdere bankrekeningen en kassa's instellen

Deze functie is alleen beschikbaar in de volgende landen: Frankrijk, Verenigde Staten.

Om uw kasverrichtingen of uw bankverrichtingen in de boekhouding te registreren, moet u eerst deze rekeningen aanmaken. In dit artikel leest u hoe u:

• Bankrekeningen aanmaakt
• Een bankrekening verwijdert
• Kasrekeningen aanmaakt

👉 Download onze handleiding voor de boekhouding op Poplico (9 pagina's)

Om uw rekeningen en kassa's te beheren, gaat u naar Boekhouding > Configuratie op uw platform:

Bankrekeningen aanmaken

Hoe worden bankrekeningen beheerd?

Het gaat om een financiële rekening van het type 512, waarop de betalingen van de uitgaven en inkomsten van uw organisatie worden geboekt. Boekhoudkundig gezien is dit het equivalent van uw bankafschrift.

Voor elke rekening die u aanmaakt via de pagina Boekhouding > Configuratie → Banken → Rekeningen van de organisatie, voegt de software een boekhoudkundige categorie van het type 512XXX toe, waarbij de laatste cijfers overeenkomen met de chronologische volgorde waarin de rekeningen zijn aangemaakt.

Als u eerst een rekening "Zichtrekening" aanmaakt, wordt die in het rekeningstelsel geïdentificeerd met de categorie 512001. De tweede rekening die u aanmaakt, komt overeen met de categorie 512002.

Uw rekening aanmaken

U kunt een nieuwe bankrekening toevoegen op de pagina Boekhouding > Configuratie > Banken. Klik vervolgens op Een bankrekening toevoegen:

Vul vervolgens de naam van de bankrekening in (bv. Zichtrekening) en de rekeninggegevens (IBAN, BIC, Bank).

Deze gegevens zijn niet verplicht (behalve als u het systeem voor online betalingen wilt gebruiken), maar ze hebben het voordeel dat ze worden overgenomen in het chequestortingsformulier.

Klik op Een rekening aanmaken:

U kunt zoveel rekeningen toevoegen als nodig (spaarrekening enz.).

Een bankrekening verwijderen

Waar verwijdert u een rekening?

Om een bankrekening te verwijderen, gaat u naar de pagina Boekhouding > Configuratie > Banken en klikt u op het icoon Archiveren.

Zodra de rekening gearchiveerd is, kunt u op Verwijderen klikken.

Wanneer het icoon Verwijderen grijs is, betekent dit dat de rekening niet verwijderd kan worden. Dat kan verschillende oorzaken hebben.

Rekening gebruikt voor online betalingen

Als uw rekening al gecertificeerd is en gebruikt wordt om overschrijvingen te ontvangen van de online ingezamelde fondsen, dan kan ze niet verwijderd worden.

Boekingen gekoppeld aan de rekening

De rekening kan alleen verwijderd worden als er geen enkele boeking aan gekoppeld is. Als er per vergissing boekingen aan deze rekening gekoppeld zijn, voert u een “overdracht van boekingen van de ene rekening naar de andere” uit via Instellingen > Boekhouding → Overdracht van boekingen.

Meer info vindt u in ons artikel: Boekingen overdragen.

Hierdoor worden de boekingen die gekoppeld zijn aan de te verwijderen rekening overgedragen naar een andere rekening. Deze handeling is enkel zinvol als die boekingen in werkelijkheid niet aan uw bankrekening gekoppeld waren. Draag deze boekingen anders niet over, om uw boekhouding niet te vertekenen.

De andere methode bestaat erin de boekingen die aan deze rekening gekoppeld zijn te verwijderen. Ook hier raden we deze handelingen alleen aan als die boekingen per vergissing werden ingevoerd en/of als ze niet nodig waren voor de boekhouding van uw organisatie.

Rekening gebruikt als betaalmiddel

Als uw rekening gebruikt wordt als betaalmiddel voor uw abonnement, moet u het betaalmiddel wijzigen om deze rekening te kunnen verwijderen.

Meer uitleg vindt u in dit artikel waarin wordt uitgelegd hoe u een betaalmiddel toevoegt.

Bankverrichtingen

U moet ook de actieve afstemmingsafschriften verwijderen, evenals de geïmporteerde verrichtingen op deze rekening.

Een bankrekening archiveren

Wij raden u aan de rekening te archiveren, zodat de historiek van de boekingen die aan deze rekening gekoppeld zijn bewaard blijft in de boekhouding.

Om een rekening te archiveren, klikt u op het icoon Archiveren en vervolgens op bevestigen.

Door de rekening te archiveren, kan ze niet meer gebruikt worden bij het invoeren, maar ze wordt wel weergegeven in de boekhoudkundige documenten. Uw boekingen blijven gekoppeld aan deze bankrekening.

Zodra uw rekening gearchiveerd is, wordt ze grijs weergegeven in de lijst van uw bankrekeningen.

Voorbeeld: de spaarrekening werd gearchiveerd:

U kunt de rekening indien nodig ook weer uit het archief halen:

De kasrekeningen

Werking van de kasrekening

Bij het invoeren van een inkomst of een uitgave in contanten moet u het betaalmiddel en de gekoppelde bankrekening selecteren.

Als u in de sectie Betaling de betaalwijze Contant selecteert, moet u dus ook de toegewezen kasrekening aanduiden.

Zodra de invoer bevestigd is, wordt de kasrekening gecrediteerd of gedebiteerd (rekening 531XXX in de boekhouding).

Zodra uw contante betaling geregistreerd is, kunt u ook een storting of opname van contanten uitvoeren, zoals uitgelegd in dit artikel.

Een kasrekening aanmaken

Voor het beheer van uw contanten hebt u dus een kassa nodig. Er wordt er standaard één aangemaakt als spiegel van uw eerste bankrekening.

U kunt die wijzigen en er indien nodig andere aanmaken. Ga daarvoor naar Boekhouding > Configuratie → Kassa's en klik op "Een kassa toevoegen". U hoeft alleen de naam in te vullen en te bevestigen. De kassa wordt onmiddellijk aangemaakt.