De boekhoudkundige subrekeningen

Deze functie is alleen beschikbaar in de volgende landen: Frankrijk, Verenigde Staten.

Elke organisatie die een boekhouding moet voeren, moet rekeningen hebben die conform het rekeningenstelsel zijn, dat de gemeenschappelijke normen vastlegt: de klasse van de rekeningen en hun codering (zoals hier uitgelegd).

Hoewel de gebruikte rekeningen conform het algemeen rekeningenstelsel moeten zijn, kan elke organisatie boekhoudkundige subrekeningen aanmaken als ze dat wenst.

Dit artikel is bedoeld voor wie de Boekhouding op een gevorderd niveau gebruikt. U kunt uw boekhouding perfect voeren zonder subrekeningen te bepalen.

In dit artikel vindt u:

• Het principe van de subrekeningen
• Hoe subrekeningen toevoegen in Poplico
• Hoe uw gepersonaliseerd rekeningenstelsel exporteren

👉 Download onze gebruikshandleiding voor de boekhouding in Poplico (9 pagina's)

Het principe van de subrekeningen

Subrekeningen zijn een onderverdeling van de bovenliggende boekhoudkundige categorie en maken het mogelijk om boekhoudkundige verrichtingen nauwkeuriger te registreren.

Voorbeeld: in het rekeningenstelsel hebt u rekening 622600, een rekening van klasse 6 die gebruikt wordt om juridische, boekhoudkundige en andere erelonen te boeken.

Aangezien deze uitgavenpost een groot deel van uw activiteit vertegenwoordigt, wilt u verschillende subrekeningen:

• 622610 - Juridische erelonen
• 622620 - Boekhoudkundige erelonen
• enz.

Zo kunt u in uw boekhoudkundige documenten een fijner onderscheid maken, waardoor u het model van uw organisatie beter begrijpt.

Subrekeningen toevoegen

Deze onderverdeling van een rekening in subrekeningen is soms standaard in de software aangemaakt. Dat is bijvoorbeeld het geval voor rekening 681 (Toevoegingen aan de afschrijvingen en de voorzieningen), die in de software onderverdeeld is per type toevoeging:

• 681100 - Toevoegingen aan de afschrijvingen, voorzieningen en verbintenissen
• 681500 - Toevoegingen aan de voorzieningen voor risico's en exploitatiekosten
• 681600 - Toevoegingen aan de voorzieningen voor waardeverminderingen op immateriële en materiële vaste activa

U kunt deze onderverdeling ook aanmaken voor de rekening van uw keuze via de pagina Boekhouding > Configuratie → Rekeningenstelsel.

Nemen we een voorbeeld:

U organiseert meerdere evenementen per jaar en wilt de aankopen die u in dat kader doet boekhoudkundig van elkaar onderscheiden. U zult de kostenrekeningen voor grondstoffen en benodigdheden (rekening 601) als volgt onderverdelen:

• 601100 - Dranken
• 601200 - Voeding
• 601300 - Decoratie

Om uw uitgaven en inkomsten transversaal te analyseren (per project of per post), raden we aan om gebruik te maken van de analytische boekhouding en de budgetten in plaats van de boekhoudkundige categorieën.

Om deze subrekeningen in de software toe te voegen, gaat u naar de pagina Boekhouding > Configuratie → Rekeningenstelsel en:

• klikt u bovenaan de pagina op Een rekening toevoegen. Er opent zich een zijvenster;
• klikt u op het vakje "Kosten";
• zoekt u in het vakje "Rekening" naar rekening 601000;
• typt u in het vakje "Rekeningnummer" de 3 laatste cijfers van de rekening (bijvoorbeeld 100);
• hebt u bij "Gepersonaliseerde naam" de mogelijkheid om, indien u dat wenst en voor meer duidelijkheid bij het selecteren van deze rekeningen tijdens de invoer, de rekening te hernoemen (bijvoorbeeld "Dranken");
• klikt u ten slotte op Opslaan.

Deze rekening wordt dan toegevoegd aan de lijst met gebruikte boekhoudkundige categorieën. Doe hetzelfde voor elke subrekening die u wilt aanmaken.

Bij een fout in het nummer of de naam van de subrekening klikt u op het potloodicoon (Bewerken) naast de categorie om ze aan te passen.

U kunt deze nieuwe boekhoudkundige subrekeningen gebruiken bij het invoeren van uw boekingen en u kunt elk van deze categorieën ook koppelen aan de prestaties van uw formulieren en ticketverkoop.

Deze subrekeningen zijn rechtstreeks zichtbaar in al uw boekhoudkundige documenten en laten u toe om uw boekingen op een fijnere manier te bekijken.

Het gepersonaliseerde rekeningenstelsel exporteren

U hebt de mogelijkheid om uw gepersonaliseerd rekeningenstelsel te exporteren, net als het rekeningenstelsel voor verenigingen dat standaard in Poplico wordt aangeboden.

Klik daarvoor op de knop Exporteren boven de lijst met uw boekhoudkundige categorieën en kies "Uw gepersonaliseerd rekeningenstelsel".

Uw export bevat de informatie uit de tabel, namelijk:

• het type rekening;
• de categorie;
• het rekeningnummer;
• de officiële naam;
• eventueel de gepersonaliseerde naam;
• de status van de rekening (standaard / gepersonaliseerd / gearchiveerd).

De handeling is exact dezelfde voor het standaard rekeningenstelsel voor verenigingen.

Om verder te gaan:

• Uw rekeningenstelsel configureren (vroeger: categorieën toevoegen/verwijderen)