De boekhouding in Poplico

Deze functie is alleen beschikbaar in de volgende landen: Frankrijk, Verenigde Staten.

Met de toepassing Boekhouding kunt u uw boekingen invoeren en zo uw boekhoudkundige documenten genereren. Ze is zo ontworpen dat ook een beginner de basisfuncties zonder moeite kan gebruiken, terwijl ze tegelijk ruimte laat voor meer geavanceerde behoeften.

Hieronder vindt u een overzicht van de belangrijkste functies van de module, samen met links naar andere artikels die de werking ervan uitgebreider toelichten.

• De toepassing Boekhouding ontdekken
• Belangrijkste functies
• Instellingen
• Types gegenereerde boekingen

De boekhoudtool van Poplico volgt het geldende boekhoudplan voor verenigingen. Hij vervangt geen boekhouder als uw vereniging specifieke behoeften heeft en haar rekeningen moet laten certificeren.

👉 Download gratis onze handleiding voor de boekhouding in Poplico (9 pagina's)

De toepassing Boekhouding ontdekken

Principe

De toepassing Boekhouding begeleidt u gedurende uw hele boekhoudperiode, van uw eerste invoer tot de afsluiting van het boekjaar.

De boekingen worden gegenereerd via een vereenvoudigd formulier: het invoerformulier (uitgave / ontvangst). U vult de gegevens van de verrichting in en de software genereert op basis daarvan de boekingen.

Bijvoorbeeld:

Met de opties kunt u indien gewenst nog verder gaan.

Bij het invoeren van een uitgave of een ontvangst worden twee soorten boekingen gegenereerd:

• Een verbintenisboeking (kost of opbrengst), die een impact op het resultaat weergeeft en een verplichting tot betaling inhoudt;
• Een betalingsboeking, die de betalingsverplichting nakomt en een financiële rekening voedt, bijvoorbeeld de bankrekening.

Dit zijn de boekingen die het bovenstaande voorbeeld genereert: de kost staat in het rood omkaderd en de betaling in het blauw:

Werking

Deze vereenvoudigde invoer kan op verschillende manieren gebeuren:

• Ofwel manueel via de module invoer uitgave/ontvangst, toegankelijk via Boekhouding > Invoer;
• Ofwel automatisch bij het toevoegen van een persoon via een formulier (lidmaatschap, gift, ticketverkoop of webshop), of die persoon zich nu zelf inschrijft of dat u hem manueel toevoegt.

Naast deze vereenvoudigde interface is er een module voor geavanceerde boekhoudkundige invoer die aan meer complexe behoeften beantwoordt. Opgelet: hiervoor is boekhoudkundige kennis vereist. Laat u gerust bijstaan door een boekhouder.

Belangrijkste functies

Dashboard

Deze pagina, toegankelijk via Boekhouding > Dashboard, geeft u in realtime de stand van uw boekhouding en uw financiën, namelijk:

• Uw beschikbare middelen per rekening en per subcategorie;
• De evolutie van uw uitgaven en ontvangsten, en van uw resultaat;
• De uit te voeren acties (afstemming, cheque-indiening, online rekening).

Boekingen invoeren

De boekhoudkundige invoer gebeurt via de pagina Boekhouding > Invoer. Nadien kunt u de ingevoerde boekingen wijzigen of verwijderen.

Via deze pagina krijgt u ook toegang tot de cheque-indieningen om een afgiftebewijs voor de bank te genereren.

Er zijn nog andere modules beschikbaar voor meer specifieke behoeften:

• De vrijwillige bijdragen in natura, waarmee u onder meer vrijwilligerswerk kunt waarderen;
• De opvolging van schulden en vorderingen, dat wil zeggen de boekingen met uitgestelde betaling;
• De overschrijvingen tussen rekeningen en de invoer van geldopnames/-stortingen.

Boekingen raadplegen

Eenmaal ingevoerd, voeden uw boekingen rechtstreeks uw boekhoudkundige documenten, die u op elk moment kunt raadplegen en kunt finaliseren door af te sluiten.

U kunt uw boekingen ook weergeven via de module zoeken, waarmee u ze kunt filteren op datum, bedrag, boekhoudcategorie, gekoppelde derde, enz.

Bank

De bankafstemming gebeurt via Boekhouding > Bankafstemming.

Zo kunt u het saldo van uw bankuittreksel vergelijken met dat van de aangevinkte boekingen.

Afsluiting

Op het einde van uw boekjaar voert u uw afsluiting in enkele klikken uit. U hoeft zich enkel te laten begeleiden via Boekhouding > Afsluiting.

Daarna worden alle boekingen die nodig zijn voor de opening van het volgende boekjaar automatisch door de software gegenereerd.

Instellingen

De instelling van de boekhoudtoepassing is snel gebeurd en helpt u meteen om de boekhoudkundige concepten van de software te overlopen.

De instellingen van de boekhouding zijn toegankelijk via Instellingen > Boekhouding

Boekhouding op verbintenisbasis of op kasbasis

Als u schulden en vorderingen beheert (bv. betaling van lidmaatschappen in meerdere schijven, gespreide betalingen aan uw leveranciers, afsluiting met openstaande betalingen, enz.), dan moet u de boekhouding op verbintenisbasis activeren.

Als een heel eenvoudige boekhouding van het type uitgaven - ontvangsten daarentegen volstaat, is dat niet nodig.

Voor meer informatie raadpleegt u dit artikel.

Boekhoudperiodes of boekjaren

Dit is de periode waarover uw jaarrekening wordt opgesteld. Meestal gaat het om een periode van 12 maanden die samenvalt met het kalenderjaar, maar in bepaalde gevallen kan dat anders zijn.

Overname van een historiek of beginbalans

Als u ten slotte al een boekhouding had vóór Poplico en dit niet uw eerste boekjaar is, kunt u die historiek overnemen via de beginbalans.

Boekhoudplan, banken, kassen en rekeningen van derden

Opgelet, deze instellingen zijn toegankelijk via Boekhouding > Configuratie.

• U kunt indien nodig uw boekhoudplan personaliseren door nieuwe categorieën toe te voegen of ze te koppelen aan het tarief van een verkoop.
• Ook de bankrekeningen die u via de instellingenpagina aanmaakt, genereren een boekhoudcategorie van het type 512.
• Tot slot dienen de rekeningen van derden voor uw klanten en leveranciers. Let op: de contacten in uw Community (bv. leden, schenkers) worden automatisch als derden beschouwd, u hoeft ze niet aan te maken.

Types gegenereerde boekingen (geavanceerd)

Invoer uitgave/ontvangst

Wanneer u de invoer uitgave/ontvangst gebruikt, worden de betrokken boekhoudcategorieën automatisch bepaald op basis van de gegevens die u invult:

• De aard van de boeking: een opbrengstenrekening (klasse 7) voor een ontvangst, of een kostenrekening (klasse 6) als het om een uitgave gaat;
• Het type derde dat aan de boeking is gekoppeld: 467 (persoon), 401 (leverancier) of 411 (klant). Standaard wordt 401 gebruikt voor een uitgave en 411 voor een ontvangst;
• De betaalwijze: 512 als de betaling rechtstreeks op uw bankrekening toekomt, 511200 voor een cheque in afwachting van indiening, 531 voor contant geld of 517 voor een online betaling.

Voorbeeld: aankoop van balpennen contant voor 10 €

Het gaat om een uitgave en de categorie is "aankoop van benodigdheden", de debetrekening is dus 602250. De betaling gebeurt onmiddellijk en de gebruikte rekening is 531000, aangezien er contant wordt betaald. Ten slotte is de rekening van derden 401000, want het gaat om een aankoop bij een leverancier.

Ontvangst gekoppeld aan een ticketverkoop

Wanneer een transactie wordt geregistreerd, worden er eveneens boekingen gegenereerd op basis van:

• De betaalwijze, net zoals bij een klassieke invoer;
• Het type transactie: 706 (evenement), 707 (webshop), 754 (giften) of 756 (lidmaatschappen).

Als de standaard gebruikte boekhoudcategorieën van klasse 7 niet passen, kunt u elk tarief van uw ticketverkoop/campagne aan een specifieke categorie koppelen.

Online betalingen

Voor eenzelfde ticketverkoop worden alle transacties per factuur gegroepeerd. Als er dus 10 verkopen op de factuur staan, krijgt u in de boekhouding geen 10 boekingen, maar slechts één. Die keuze is gemaakt om de leesbaarheid van de boekhouding te vereenvoudigen en te vermijden dat er honderden boekingen ontstaan.

De software genereert een globale boeking, met evenveel lijnen als er types ticketverkoop/campagne zijn. Als u lidmaatschappen en giften aanbiedt, krijgt u dus:

• Een globaal totaal van de verkopen over de periode;
• Een subtotaal van de lidmaatschappen;
• Een subtotaal van de giften.