Boekjaren (of boekhoudperiodes): regels en principes – Helpcentrum

Deze functie is alleen beschikbaar in de volgende landen: Frankrijk, Verenigde Staten.

Het boekjaar is een van de fundamenten van de boekhouding. Het komt overeen met een periode tussen twee data waarop de software zich baseert om uw rekeningen op te stellen. De boekingen die tussen de openingsdatum en de afsluitingsdatum worden ingevoerd, voeden zo de rekeningen van het betrokken boekjaar.

Basisregels
Duur van het eerste boekjaar
Eerste boekjaar en pre-inschrijvingen
Statussen van een boekjaar

👉 Download onze handleiding voor de boekhouding op Poplico (9 pagina's)

Basisregels

Boekhoudperiodes worden bepaald door de volgende principes:

Duur: In de regel loopt een boekhoudperiode over 12 maanden, meestal gelijklopend met het kalenderjaar, maar er bestaan uitzonderingen. Voorbeeld: een sportclub waarvan de lidmaatschappen het schooljaar volgen, kan afsluiten op 31 augustus. Bovendien mag een eerste boekjaar uitzonderlijk meer of minder dan 12 maanden tellen.
Continuïteit: Ook als u bepaalde maanden geen activiteit hebt, bent u verplicht continuïteit tussen de verschillende boekjaren te behouden. Zodra een boekjaar wordt afgesloten, gaat er dus automatisch een nieuw boekjaar open.

Zolang het boekjaar niet is afgesloten, zijn de boekingen relatief onafhankelijk van een boekjaar:

De datum van de boeking kan gewijzigd worden, waardoor ze aan een ander boekjaar kan worden gekoppeld;
Een boeking moet echter altijd aan een boekjaar gekoppeld zijn, welk dan ook.

Een periode kan niet verwijderd worden zolang er boekingen aan gekoppeld zijn, want die zouden anders "wees" worden. U moet eerst de boekingen wijzigen of verwijderen en pas daarna het boekjaar verwijderen.

Duur van het eerste boekjaar

Als u uw organisatie pas kort geleden hebt opgericht, moet u een aantal bepalingen volgen:

Maximale duur: Voor een eerste boekjaar mag de duur niet meer dan 24 maanden bedragen;
Minimale duur: de minimale duur op Poplico bedraagt 2 dagen, zodat de begindatum en de einddatum van het boekjaar van elkaar verschillen. Als u uw activiteit op 1 januari start, moet uw afsluiting ten vroegste op 2 januari plaatsvinden. Daarbuiten geldt er geen beperking: begint u bijvoorbeeld op 30 november, dan kunt u afsluiten op 31 december van datzelfde jaar.

Eerste boekjaar en pre-inschrijvingen

Wanneer u een pre-inschrijving openstelt, bijvoorbeeld via een lidmaatschapsformulier, bepaalt de datum waarop het lid zich inschrijft ook de datum van de boeking.

Het is dus noodzakelijk dat de begin- en einddatum van het boekjaar de periode van de pre-inschrijving dekken. Aarzel niet om uw boekjaar uitzonderlijk te verlengen zodat het vroeger start.

Als de inschrijvingsdatum tot geen enkel boekjaar behoort, wordt de boeking niet aangemaakt in de boekhouding.

Voorbeeld: uw 1e boekjaar zou moeten starten op 1 september en uw pre-inschrijving opent op 1 juli. Om ervoor te zorgen dat de boekingen aan een boekjaar gekoppeld worden, laat u het boekjaar starten op 1 juli en behoudt u de afsluitdatum van 31 augustus van het volgende jaar.

Statussen van een boekjaar

Afhankelijk van de lopende periode geeft de software in de rubriek "Open boekjaren" aan dat het boekjaar:

Lopend is: de einddatum van het boekjaar is nog niet verstreken, of een vorig boekjaar met de status "Afsluiting te laat" werd nog niet afgesloten;
Beëindigd is: de einddatum van het boekjaar is verstreken, maar de afsluiting werd niet uitgevoerd. Er verschijnt een waarschuwing "Afsluiting te laat" om u eraan te herinneren uw boekjaar af te sluiten;
Toekomstig is: de boekjaren werden al aangemaakt, maar de begindatum van het boekjaar is nog niet bereikt. Voorbeeld: als het 20 december 2024 is, krijgt een boekjaar dat op 1 januari 2025 start de status "Toekomstig", ook al hebt u al boekingen in dat boekjaar ingevoerd.

In de rubriek "Afgesloten boekjaren" vindt u uw voorbije boekjaren terug waarvan de afsluiting werd uitgevoerd.

Ga verder: