La contabilità su AssoConnect

Questa funzionalità è disponibile solo in: France, United States.

L'applicazione Contabilità vi permette di registrare le vostre scritture contabili per generare i documenti contabili. È stata concepita perché anche una persona senza esperienza possa utilizzare senza difficoltà le funzionalità di base, consentendo al tempo stesso di gestire esigenze più avanzate.

Qui di seguito trovate una presentazione delle principali funzionalità del modulo, oltre a link ad altri articoli che ne spiegano il funzionamento in modo più dettagliato.

• Scoprire l'applicazione Contabilità
• Principali funzionalità
• Impostazioni
• Tipi di scritture contabili generate

Lo strumento contabile di AssoConnect rispetta la normativa del Piano dei Conti per le associazioni in vigore. Non sostituisce un commercialista se la vostra associazione ha esigenze specifiche e deve far certificare i propri conti.

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Scoprire l'applicazione Contabilità

Principio

L'applicazione Contabilità vi accompagna durante tutto il periodo contabile, dalle prime registrazioni fino alla chiusura dell'esercizio.

Le scritture contabili sono generate tramite un modulo semplificato: il modulo di registrazione (spesa / entrata). Inserite le informazioni relative all'operazione e il software genera le scritture contabili a partire da esse.

Per esempio:

Le opzioni vi permettono di andare oltre, se lo desiderate.

La registrazione di una spesa o di un'entrata genera due tipi di scritture:

• Una scrittura di competenza (costo o ricavo), che riflette un impatto sul risultato e un impegno a pagare;
• Una scrittura di pagamento, che onora l'impegno a pagare e alimenta un conto finanziario, per esempio il conto bancario.

Ecco le scritture generate dall'esempio precedente: il costo è evidenziato in rosso e il pagamento in blu:

Funzionamento

Questa registrazione semplificata può essere effettuata in diversi modi:

• Manualmente, tramite il modulo di registrazione spesa/entrata accessibile da Contabilità > Registrazione;
• Automaticamente, al momento dell'aggiunta di una persona a un modulo (iscrizione, donazione, biglietteria o negozio), sia che la persona si iscriva da sé sia che la aggiungiate manualmente.

A integrazione di questa interfaccia semplificata, un modulo di registrazione contabile avanzata permette di rispondere a esigenze più complesse. Attenzione: richiede conoscenze contabili. Non esitate a farvi assistere da un commercialista.

Principali funzionalità

Dashboard

Questa pagina, accessibile da Contabilità > Dashboard, vi mostra lo stato della vostra contabilità e delle vostre finanze in tempo reale, ossia:

• Le vostre disponibilità per conto e per sottocategoria;
• L'andamento delle vostre spese ed entrate, così come del vostro risultato;
• Le azioni da effettuare (riconciliazione, deposito di assegni, conto online).

Registrazione delle scritture

La registrazione contabile si effettua dalla pagina Contabilità > Registrazione. Potrete successivamente modificare o eliminare le scritture registrate.

È anche da questa pagina che accedete alle distinte di versamento assegni per generare una distinta di deposito in banca.

Sono disponibili altri moduli per coprire esigenze più specifiche:

• I contributi volontari in natura, che permettono in particolare di valorizzare il volontariato;
• Il monitoraggio dei debiti e crediti, ossia le scritture con pagamento differito;
• I bonifici tra conti e le registrazioni di versamento/prelievo di contanti.

Consultazione delle scritture

Una volta registrate, le vostre scritture alimentano direttamente i vostri documenti contabili, che potete consultare in qualsiasi momento e finalizzare con la chiusura.

È anche possibile visualizzare le vostre scritture tramite il modulo di ricerca, che permette di filtrarle per data, importo, categoria contabile, terzo collegato, ecc.

Banca

La riconciliazione bancaria si effettua da Contabilità > Riconciliazione bancaria.

Vi permette di confrontare il saldo del vostro estratto conto bancario con quello delle scritture contabili spuntate.

Chiusura

Al termine del vostro esercizio, effettuate la chiusura in pochi clic. Basta lasciarsi guidare da Contabilità > Chiusura.

Dopodiché, tutte le scritture necessarie all'apertura dell'esercizio successivo vengono generate automaticamente dal software.

Impostazioni

Sebbene sia rapida da effettuare, la configurazione dell'applicazione contabile permette di fare il punto sui concetti contabili del software.

Le impostazioni della contabilità sono accessibili da Impostazioni > Contabilità

Contabilità per competenza o di cassa

Se gestite debiti e crediti (es.: pagamento delle quote associative in più rate, pagamenti rateizzati ai vostri fornitori, chiusura con pagamenti in attesa, ecc.), allora dovete attivare la contabilità per competenza.

Se al contrario vi basta una contabilità molto semplice di tipo spese - entrate, non è necessario.

Per saperne di più, consultate questo articolo.

Periodi o esercizi contabili

È l'intervallo di tempo sul quale sono redatti i vostri conti annuali. Si tratta generalmente di un periodo di 12 mesi che coincide con l'anno civile, ma in alcuni casi può essere diverso.

Ripresa di uno storico o bilancio d'apertura

Infine, se avevate una contabilità prima di AssoConnect e non si tratta del vostro primo esercizio, potete riprendere questo storico tramite il bilancio d'apertura.

Piano dei conti, banche, casse e conti di terzi

Attenzione: queste impostazioni sono accessibili da Contabilità > Configurazione.

• Se necessario, potete personalizzare il vostro piano dei conti aggiungendo nuove categorie o collegandole alla tariffa di una vendita.
• Analogamente, i conti bancari creati dalla pagina delle impostazioni genereranno anche una categoria contabile di tipo 512.
• Infine, i conti di terzi servono per i vostri clienti e fornitori. Da notare: i contatti della vostra Community (es.: soci, donatori) sono automaticamente considerati come terzi, non è necessario crearli.

Tipi di scritture contabili generate (avanzato)

Registrazione spesa/entrata

Quando utilizzate la registrazione spesa/entrata, le categorie contabili interessate vengono identificate automaticamente grazie alle informazioni che inserite:

• La natura della scrittura: un conto di ricavo (classe 7) per un'entrata, o un conto di costo (classe 6) se si tratta di una spesa;
• Il tipo di terzo collegato alla scrittura: 467 (persona), 401 (fornitore) o 411 (cliente). Per impostazione predefinita, il 401 sarà utilizzato per una spesa e il 411 per un'entrata;
• Il metodo di pagamento: 512 se il pagamento arriva direttamente sul vostro conto bancario, 511200 per un assegno in attesa di versamento, 531 per i contanti o 517 per un pagamento online.

Esempio: acquisto di penne in contanti per 10€

Si tratta di una spesa e la categoria è "acquisto di forniture", il conto in dare sarà quindi 602250. Il pagamento è immediato e il conto utilizzato sarà 531000 poiché si paga in contanti. Infine, il conto di terzi è 401000, poiché si tratta di un acquisto presso un fornitore.

Entrata collegata a una biglietteria

Quando viene registrata una transazione, vengono generate anche delle scritture in base a:

• Il metodo di pagamento, come per una registrazione classica;
• Il tipo di transazione: 706 (evento), 707 (negozio), 754 (donazioni) o 756 (iscrizioni).

Se le categorie contabili di classe 7 utilizzate per impostazione predefinita non sono adatte, potete collegare ogni tariffa della vostra biglietteria/campagna a una categoria specifica.

Pagamenti online

Per una stessa biglietteria, tutte le transazioni sono raggruppate per fattura. Così, se sulla fattura ci sono 10 vendite, in contabilità non si avranno 10 scritture, ma una sola. Questa scelta è stata fatta per semplificare la leggibilità in contabilità e non creare centinaia di scritture.

Il software genera una scrittura globale, che comprenderà tante righe quanti sono i tipi di biglietteria/campagna. Se proponete iscrizioni e donazioni, avrete quindi:

• Un totale globale delle vendite del periodo;
• Un subtotale delle iscrizioni;
• Un subtotale delle donazioni.