Massaal boekingen verwijderen en je boekhouding resetten

Deze functie is alleen beschikbaar in de volgende landen: Frankrijk, Verenigde Staten.

Dit artikel is voor jou bedoeld als je:

• alle boekingen wil verwijderen die je hebt ingevoerd na tests op je platform of na talrijke invoerfouten;
• opnieuw van nul wil beginnen met je boekhouding in Poplico, terwijl je alles behoudt wat je verder op je platform hebt gedaan (contacten, formulieren, website, enz.).

We leggen je namelijk uit hoe je:

• massaal boekingen verwijdert (en wat de gevolgen zijn)
• je boekhouding reset (en wat de gevolgen zijn)

Aan de slag!

Waar voer je deze acties uit?

Ga naar Instellingen > Boekhouding en vervolgens naar de rubriek Geavanceerde acties onderaan de pagina.

Klik bij Boekingen verwijderen en boekhouding resetten op “Doorgaan”.

Je komt op een nieuwe pagina met twee mogelijkheden:

• massaal boekhoudkundige boekingen verwijderen;
• je boekhouding resetten.

Massaal boekingen verwijderen

Stel dat je boekingen wil verwijderen die zijn ingevoerd na tests of door fouten bij de handmatige registratie.

Zoek eerst de boekingen op die je wil verwijderen door te filteren op registratiedatum of boekingsdatum.

Voorbeeld: als je op 15 januari in Poplico een uitgave hebt geregistreerd die op 10 januari werd gedaan, dan geldt:

• 15 januari is de registratiedatum = de dag waarop je de boeking hebt ingevoerd;
• 10 januari is de boekingsdatum = de dag waarop de gebeurtenis (bv. uitgave of ontvangst) heeft plaatsgevonden.

Wanneer je op de knop Zoeken klikt, toont de rubriek de boekingen die met je zoekopdracht overeenkomen.

De knop Al deze boekingen verwijderen verschijnt. Als je erop klikt, worden alle boekingen die met je zoekopdracht overeenkomen onomkeerbaar verwijderd. Er wordt om een bevestiging gevraagd.

Enkel boekingen die je handmatig hebt ingevoerd en die betrekking hebben op een geopend boekjaar kunnen massaal worden verwijderd.

Je kan dus niet verwijderen:

• boekingen die tot een afgesloten boekjaar behoren;
• openingsboekingen die verband houden met een afsluiting of met de invoer van een beginbalans;
• boekingen die verband houden met de online rekening (rekening 517): onlinebetalingen, overschrijving naar de bankrekening, terugbetaling, enz.;
• boekingen die automatisch door de software worden gegenereerd via lidmaatschapsformulieren, giftformulieren, ticketverkoop en shops. Zo hoef je ze niet opnieuw in te voeren, met kans op fouten.

Deze beperkingen garanderen de samenhang van je boekhouding.

Let op: het massaal verwijderen van boekingen kan enkele uren duren. Je ontvangt een e-mail ter bevestiging dat de verwijdering goed is uitgevoerd.

Gevallen die niet op deze pagina worden behandeld

• Wil je boekingen verwijderen die tot een afgesloten boekjaar behoren, dan kan je die afsluiting annuleren. Lees dit artikel om de gevolgen van die handeling te begrijpen: Een boekhoudkundige afsluiting annuleren;
• Wil je transacties verwijderen die aan formulieren gekoppeld zijn (lidmaatschappen, giften, ticketverkoop, shops), ga dan rechtstreeks naar de detailpagina's van die transacties.

Je boekhouding resetten

Indien nodig kan je in Poplico helemaal van nul beginnen met je boekhouding.

Dat kan handig zijn als je de software tijdens de gratis proefperiode hebt getest en er echt mee aan de slag wil gaan zodra je vereniging een abonnement heeft.

Je kan je boekhouding zelfstandig resetten door op dezelfde pagina op de knop Resetten te klikken:

Deze handeling verwijdert:

• alle handmatige boekingen en eventuele afsluitingsboekingen;
• je instellingen: boekjaren, geactiveerde opties, rekeningen van derden, bankrekeningen, gepersonaliseerd rekeningstelsel, enz.

Het resetten kan enkele uren duren. Je ontvangt een e-mail ter bevestiging dat de reset goed is uitgevoerd. Daarna kan je opnieuw met de boekhouding starten, te beginnen met de instellingen.

Let op: sommige boekingen worden bij de reset niet verwijderd, om de samenhang van je toekomstige boekhouding te garanderen en fouten te vermijden. Het gaat om:
- boekingen die verband houden met de online rekening (rekening 517): onlinebetalingen, overschrijving naar de bankrekening, terugbetaling, enz.;
- boekingen die automatisch door de software worden gegenereerd via de formulieren (lidmaatschappen, giften, ticketverkoop, shops). Zo hoef je ze niet opnieuw in te voeren, met kans op fouten.

Boekingen die de balans beïnvloeden, worden als openingsboekingen overgedragen zodat je correct kan starten.

Voorbeeld: als je in jaar N-1 lidmaatschappen hebt geïnd via Poplico en je je boekhouding in jaar N start, dan worden die lidmaatschappen op je beginbalans geboekt.

Om deze boekingen af te boeken, raden we je aan de geavanceerde invoer te gebruiken. Heb je hulp nodig, aarzel dan niet om contact op te nemen met ons supportteam.

Meer weten:

• Van start gaan met je boekhouding in Poplico (handig na de reset)
• Een ontvangst- of uitgaveboeking invoeren