Deze functie is alleen beschikbaar in de volgende landen: Frankrijk, Verenigde Staten.
De meeste boekingen die je in Poplico invoert, zijn eenvoudig: uitgaven, ontvangsten, contante stortingen op de bank, overschrijvingen tussen je rekeningen, enz.
Maar er kunnen zich ook onvoorziene omstandigheden of wijzigingen voordoen. Stel dat een van je leden niet langer wil deelnemen aan een activiteit die hij al betaald heeft. Je kan hem ofwel terugbetalen, ofwel een creditnota bezorgen die hij kan gebruiken als korting op een volgende aankoop bij je vereniging. Uitleg:
- Definitie van de termen "creditnota" en "terugbetaling"
- Hoe registreer je een terugbetaling in de boekhouding?
- Hoe registreer je een creditnota in de boekhouding?
Bijzondere gevallen komen in dit artikel niet aan bod. Meer weten? Lees ons speciale artikel: Een creditnota of terugbetaling invoeren: bijzondere gevallen
Definitie van de termen "creditnota" en "terugbetaling"
Wat is een creditnota?
Een creditnota is een verrichting die tot doel heeft een reeds uitgereikte factuur te corrigeren of te annuleren.
Dat is verplicht om de boekhoudkundige verplichtingen na te leven. In de boekhouding is het immers verboden om documenten te verwijderen of te wijzigen. Bij een fout kan je de eerste factuur dus niet zomaar aanpassen: je moet ze annuleren met een creditnota.
Let op: meer informatie over het uitreiken van facturen in Poplico vind je hier.
Een creditnota kan in verschillende situaties gebruikt worden.
Voorbeelden:
- Bij een fout op de factuur: je hebt een factuur met een fout naar een van je leden gestuurd. Je moet dan absoluut een creditnota opmaken om het verschil in bedrag te boeken, of om de juiste gegevens te vermelden.
- Bv.: je hebt 550 euro aan goederen gefactureerd in plaats van 500 euro. De creditnota vermeldt de 50 euro te veel ontvangen bedrag.
- Bij een commerciële geste: het kan nuttig zijn om een klant of lid een korting toe te kennen (om hem te binden of om een fout van jouw kant te compenseren). Als de factuur al verstuurd is zonder die korting, moet je een creditnota opmaken zodat je korting boekhoudkundig geregistreerd wordt.
Het invoeren van een creditnota gebeurt onder welbepaalde voorwaarden: raadpleeg bij twijfel een boekhouder die je kan adviseren.
Wat is een terugbetaling?
Het principe van de terugbetaling ligt dicht bij dat van de creditnota, met dat verschil dat je de uitgaande betaling moet invoeren, of het nu om een volledige of gedeeltelijke terugbetaling gaat.
Voorbeeld: een lid heeft via je ticketverkoop een ticket gekocht voor je evenement, maar kan er uiteindelijk om dwingende redenen niet naartoe en vraagt de betaling terug. Jij gaat daarmee akkoord.
Deze verrichting moet boekhoudkundig geregistreerd worden.
Hoe registreer je een terugbetaling boekhoudkundig in Poplico?
Een voorbeeld: Xavier is lid geworden van je vereniging, maar wil zich terugtrekken. Hij heeft het volledige lidgeld van 50 euro al betaald en wil terugbetaald worden. Jij hebt zijn lidmaatschap al handmatig in de boekhouding geregistreerd. Hoe ga je te werk?
Om dit lidgeld van € 50 dat eerder in de boekhouding werd geregistreerd terug te betalen:
- Ga naar de pagina Boekhouding > Invoer;
- Selecteer in het vervolgkeuzemenu onderaan de pagina "Een terugbetaling/creditnota registreren";
Je komt op een pagina om een uitgave in te voeren. Je kan die ook rechtstreeks bereiken via Boekhouding > Invoer > Een nieuwe uitgave invoeren.
- Klik op de vervolgkeuzelijst in het veld Rekening en kies Terugbetaling/creditnota;
- Er verschijnt dan een nieuw veld eronder waarmee je de categorie kan selecteren waarop je creditnota of terugbetaling betrekking heeft.
Om de boekhoudkundige samenhang te bewaren, is het belangrijk om dezelfde boekhoudkundige categorie te kiezen als die welke je gebruikt hebt bij de registratie van je ontvangst, dus een rekening van klasse 2 of 7.
Het gaat om een terugbetaling, dus moet je de gegevens over de betaling invullen:
- het bedrag van de terugbetaling;
- het gebruikte betaalmiddel;
- de bankrekening of de kas.
Zodra deze gegevens ingevuld zijn, klik je op de knop Opslaan. De software maakt dan een terugbetalingsboeking aan in je boekhouding.
Hoe registreer je een creditnota (zonder terugbetaling) in Poplico?
Nog een voorbeeld: Charlie heeft zijn deelnamekosten (20 euro) betaald voor een evenement dat je vereniging organiseert.
Enkele dagen voor het evenement laat Charlie weten dat hij uiteindelijk niet kan komen. Hij wil geen terugbetaling, maar vraagt om het bedrag van zijn deelname te gebruiken als betaling voor een volgende transactie.
Je moet dus een creditnota registreren die een ontvangst annuleert. Het principe is identiek, met dat verschil dat er geen betaling ingevoerd wordt.
Het pad is hetzelfde als hierboven:
- ga naar de pagina Boekhouding > Invoer;
- Selecteer in het vervolgkeuzemenu onderaan de pagina "Een terugbetaling/creditnota registreren":
Je komt op een pagina om een uitgave in te voeren. Je kan die ook rechtstreeks bereiken via Boekhouding > Invoer > Een nieuwe uitgave invoeren.
- Klik op de vervolgkeuzelijst in het veld Rekening en kies Terugbetaling/creditnota;
- Vul de verschillende velden bovenaan deze pagina in, maar niet de Betaalwijze;
- Vink de optie Latere betaling aan en verwijder het veld met de betaalgegevens, en sla daarna op.
Als de optie Latere betaling niet verschijnt in je interface, heb je waarschijnlijk de dubbele boekhouding (op basis van verbintenissen) uitgeschakeld. In dat geval volstaat het om ze te activeren via Instellingen > Boekhouding. Zie het speciale artikel.
De boeking wordt toegevoegd aan de lijst met schulden en vorderingen op de pagina Boekhouding > Invoer > Schulden en vorderingen opvolgen.
Je kan ze indien nodig groeperen met een boeking in mindering van een volgende transactie van Charlie.
Er bestaan enkele bijzondere gevallen van terugbetaling of creditnota. Raadpleeg ons speciale artikel: Een creditnota of terugbetaling invoeren: bijzondere gevallen
Om verder te gaan:
Opmerkingen
0 opmerkingen
Artikel is gesloten voor opmerkingen.