Deze functie is alleen beschikbaar in de volgende landen: Frankrijk, Verenigde Staten.
U kunt uitgaven- en ontvangstenboekingen registreren via onze vereenvoudigde invoerinterface, die u stap voor stap begeleidt om elk risico op boekhoudkundige inconsistentie te vermijden. Dit artikel behandelt de volgende punten:
- Een uitgave- of ontvangstverrichting invoeren
- Andere informatie aan de boeking toevoegen
- Bijzondere invoergevallen
👉 Download onze gebruikershandleiding voor de boekhouding op Poplico (9 pagina's)
Een uitgave- of ontvangstverrichting invoeren
Naar de invoerinterface gaan
Ga naar de pagina Boekhouding > Invoer > Een nieuwe uitgave (of ontvangst) invoeren. U komt op een formulierpagina terecht met verschillende in te vullen gegevens.
Het principe is als volgt: u beschikt over de informatie van de verrichting en u hoeft die enkel in te vullen zodat de software de boeking genereert.
Basisgegevens die u moet invullen
De gegevens waarmee de boeking wordt gegenereerd, zijn:
- De datum van de verrichting (1): de registratiedatum van de boeking, die gekoppeld wordt aan de betreffende boekhoudperiode. U kunt boekingen invoeren in een boekjaar zolang dit niet is afgesloten;
- De omschrijving (2): de naam die u aan uw boeking geeft en die deze beschrijft;
- De boekhoudkundige rekening (of categorie) (3) : de categorie die aan de boeking gekoppeld is en die afhangt van de aard ervan.
- Het bedrag (4) : het totaalbedrag van de ontvangst (of van de uitgave).
De voorgestelde categorieën zijn van klasse 7 voor ontvangsten en van klasse 6 (en 2) voor uitgaven. U kunt voortaan meerdere categorieën (van hetzelfde type) invullen bij uw invoer door op de knop Nieuwe invoer te klikken. Is uw invoer complexer, dan kunt u de geavanceerde boekhoudkundige invoer gebruiken.
- De betaalwijze (5) : bepaalt de categorie van klasse 5 die aan de boeking gekoppeld is: 512 voor een betaling die rechtstreeks op de bank toekomt, 511200 voor een cheque, 531 voor contanten;
- de gekoppelde rekening (6) : de software moet de gekoppelde bankrekening kennen om de boekingen te genereren. Dat kan de bankrekening zijn (voor betalingen via de bank, zoals bankkaart, overschrijving enz.) of de kasrekening (voor contanten).
De gegenereerde boeking begrijpen
Eenmaal aangemaakt, vindt u de boeking terug via de module Boekhouding > Zoeken, door te filteren op datum, bedrag of de gebruikte boekhoudkundige categorie. U vindt er vier lijnen, die kunnen worden samengevat in twee groepen:
- Eén voor de verbintenis (1), het bedrag dat een derde zich verbonden heeft te betalen als tegenprestatie voor de verkoop;
- Eén voor de betaling (2), die op het moment van de verkoop volledig of gedeeltelijk betaald kan zijn.
Door op het detailpictogram (oog) te klikken, krijgt u toegang tot de groep van uw boekingsstukken. Zo kunt u ook de ingevoerde gegevens bewerken.
De verbintenisboeking (in dit voorbeeld een ontvangst) heeft impact op:
- De gekozen rekening van klasse 7, want er wordt omzet geregistreerd;
- Een rekening van klasse 4, afhankelijk van het type derde, die zijn verbintenis om het bedrag te betalen weergeeft.
De betalingsboeking (als de betaling al is ingevuld) heeft betrekking op de volgende categorieën:
- Dezelfde rekening van klasse 4 om aan te geven dat de verbintenis volledig/gedeeltelijk is voldaan.
- Een rekening van klasse 5 die overeenstemt met de betaalwijze (cheque, bankkaart, contanten enz.).
Andere informatie aan de boeking toevoegen
U kunt andere, optionele informatie toevoegen om meer elementen aan de boeking te koppelen.
Een factuur toevoegen
U kunt indien nodig een factuur toevoegen. Zo houdt u een digitaal spoor van uw factuur bij (een goede manier om snel de bron van de uitgave of ontvangst terug te vinden).
De ruimte om de factuur toe te voegen bevindt zich bovenaan de pagina, naast de velden "Datum van de verrichting" en "Omschrijving". Sleep een document van uw computer in het kader, of klik op "Kies een bestand" om door de documenten op uw computer te bladeren.
Het is niet verplicht om dit document bij de invoer toe te voegen. U kunt het toevoegen van een factuur echter verplicht maken om vergetelheden te vermijden (door uzelf of door andere beheerders)! Ga daarvoor naar Instellingen > Boekhouding en activeer "Facturen verplicht" (bij de Geavanceerde instellingen).
De boeking aan een persoon koppelen
Dit houdt in dat u een derde aan de boeking koppelt, wat het volgende mogelijk maakt:
- De boekingen per lid filteren op tal van pagina's, waaronder de zoekmodule;
- Een overzicht per subrekening van de derde hebben in het Grootboek gebruikers.
Standaard worden enkel de personen uit de community voorgesteld. U kunt een boeking aan een klant of leverancier koppelen als de hulpboekhouding geactiveerd is via Instellingen > Boekhouding. Om een boeking aan een persoon te koppelen, moet die persoon in uw Community zijn toegevoegd.
Een gepersonaliseerd nummer invullen
Wanneer een boekhoudkundige invoer wordt geregistreerd, genereert de software automatisch een bijbehorende unieke identificatie. Daarmee kunt u elke invoer terugvinden.
Gebruikt u echter een ander identificatiesysteem buiten de software, dan kunt u met de functie "Gepersonaliseerd nummer" uw eigen identificaties invullen voor elke boekhoudkundige invoer, zodat u ze makkelijker terugvindt en kunt laten overeenstemmen.
Om deze optie te activeren, gaat u naar Instellingen > Boekhouding en vervolgens naar de sectie Geavanceerde instellingen.
Vink "Gepersonaliseerde nummers van boekingsstukken" aan (knop aan het einde van de lijn).
Keer daarna terug naar de invoermodule. Het veld om een gepersonaliseerd nummer in te vullen, bevindt zich onder de omschrijving. Het is niet verplicht om deze informatie bij de invoer in te vullen.
Dit nummer is zichtbaar in de volgende boekhoudkundige documenten (ook bij de export van de documenten): Uitgaven-Ontvangsten, Dagboek, Grootboek.
U kunt later een nummer toevoegen of wijzigen door een boeking te bewerken.
Een opmerking toevoegen
Tijdens uw invoerwerk wilt u misschien voor één of voor alle geboekte posten extra informatie toevoegen. Om die informatie in te vullen, kunt u het veld Vrije opmerkingen gebruiken.
Bijzondere invoergevallen
Latere betaling
Als de boeking op het moment van de verkoop slechts gedeeltelijk of helemaal niet betaald is, kunt u een latere betaling aangeven. U kunt op voorhand één of meerdere betalingen invullen die op een latere datum zullen plaatsvinden.
Wanneer een ontvangst of uitgave niet volledig betaald is, ontstaat er een schuld of een vordering, die u beheert via de pagina voor de opvolging van schulden/vorderingen.
Btw toevoegen
Als uw vereniging btw-plichtig is, kunt u de btw invullen. U moet die eerst activeren in uw Instellingen > Boekhouding zodat de optie u bij de invoer wordt voorgesteld. Verschillende gangbare tarieven zijn vooraf ingesteld:
Voor meer informatie raadpleegt u ons specifieke artikel: De btw op Poplico
Betaling van een voorschot
Het is niet mogelijk om in de software een betaling te registreren die dateert van vóór een ontvangst/uitgave. U moet dus een verbintenisboeking aanmaken op de datum van het voorschot. U kunt dus invoeren:
- Een uitgave-/ontvangstboeking (en de bijbehorende betaling) bij de storting van het voorschot;
- Een tweede verbintenisboeking op de datum van de betaling van het resterende saldo.
De tweede uitgave-/ontvangstboeking kan gegroepeerd worden met die van het voorschot. U moet de boekingen dan groeperen vóór u de betalingen registreert.
Zo kunt u de boekingen aanvinken op de data van uw kasstromen in uw aansluiting.
Terugkerende domiciliëring/betaling in meerdere keren
Als een betaling terugkerend is, kunt u kiezen voor de betaalwijze "Domiciliëring in meerdere keren" en naast de bankrekening ook het volgende bepalen:
- Het aantal geplande domiciliëringen;
- Hun frequentie (om de X maanden).
Dit maakt één enkele verbintenisboeking aan en evenveel betalingsboekingen als aangegeven in het veld aantal domiciliëringen.
U vindt de vervaldagen van de domiciliëringen terug in uw schulden en vorderingen. Om de betaling van deze vervaldagen als uitgevoerd aan te duiden:
- ga naar Invoer > Uw schulden & vorderingen opvolgen (bijvoorbeeld);
- klik op het oogpictogram (Detail) van de betreffende boeking;
- klik op de betalingsboeking van de betaalde vervaldag op Bewerken;
- vink "Latere betaling" (1) uit en vul de betrokken bankrekening (2) in;
- bewaar (3).
De betaling wordt dan als uitgevoerd aangeduid. Doe hetzelfde bij elke betaling.
Om verder te gaan:
Opmerkingen
0 opmerkingen
Artikel is gesloten voor opmerkingen.