Deze functie is alleen beschikbaar in de volgende landen: Frankrijk, Verenigde Staten.
Deze functie is beschikbaar in beta. Ze werkt, maar wordt nog verder ontwikkeld; uw feedback is waardevol.
Boekingen in bulk importeren
Twee belangrijke gebruikssituaties maken deze functie relevant:
- Wanneer u uw boekhouding voor het eerst instelt en uw boekhoudkundige historiek uit uw vorige tool wilt importeren;
- Wanneer u een aparte software gebruikt die eigen boekingen genereert die u in Poplico wilt opnemen, bijvoorbeeld een hr-tool met de lonen van uw werknemers.
Om naar de functie te gaan, klikt u op de kaart Import van boekingen op de pagina voor boekhoudkundige invoer
Wanneer u er voor het eerst op klikt, verschijnt er een pagina die de werking van de import van boekingen uitlegt. Er wordt ook automatisch een modelbestand gedownload.
Uw platform configureren
Voordat u met uw import begint, is het essentieel dat uw platform geconfigureerd is met de gegevens die bij de import worden gebruikt:
Pas uw rekeningstelsel aan (indien nodig)
- De gebruikte rekeningen moeten vooraf aan het rekeningstelsel worden toegevoegd
Maak de entiteiten aan waaraan u de boekingen eventueel wilt koppelen
-
- Contact: ga naar uw Community.
- Derde: of het nu om een leverancier of een klant gaat, voeg ze toe via de configuratiepagina van de boekhouding.
- Budget: als u boekingen aan een of meerdere budgetten wilt toewijzen, maak die dan aan vóór de import.
- Organisatie: als uw vereniging een of meerdere afdelingen heeft en u wilt dat de boekingen daaraan worden toegewezen, configureer uw platform dan overeenkomstig.
Uw bestand voorbereiden
Het bestand correct voorbereiden is essentieel voor een snelle en efficiënte import.
Een uitlegpagina is beschikbaar door op de oranje banner bovenaan de pagina te klikken:
Er gelden een aantal regels voor het bestand:
- Formaat: Excel of CSV; er wordt ook een converter van FEC naar CSV aangeboden.
- Kolommen: sommige kolommen zijn verplicht, andere optioneel.
- Gegevens: voor elke kolom wordt een specifiek formaat verwacht. Let goed op!
Over het algemeen raden we u sterk aan het modelbestand te gebruiken. Het bevat de juiste kolommen, voorbeeldgegevens en de gegevens van uw platform.
Om een boeking aan een contact, derde, budget of organisatie te koppelen, moet u:
- De entiteit aanmaken (zie vorige rubriek)
- Het modelbestand downloaden
- De bijbehorende identificatie (ID) kopiëren
- Die identificatie in de betreffende kolom van uw import plakken
⚠️ Beperkingen van de bulkimport in bèta
Omdat deze functie nog in bètaversie is en verder wordt verbeterd, zijn sommige geavanceerde functies nog niet beschikbaar.
Automatische lettering niet beschikbaar
De bulkimport van boekhoudkundige boekingen laat momenteel geen automatische lettering toe tussen de verbintenissen en hun betalingen. In tegenstelling tot de klassieke invoer waarbij u het vakje "latere betaling" kunt aanvinken om automatisch de link tussen de verbintenis en de toekomstige betaling te maken, ondersteunt de bulkimport deze functie niet.
Praktische gevolgen:
- Het zal niet mogelijk zijn om later een betaling toe te voegen via de knop "Een betaling toevoegen" op de geïmporteerde boekingen
- U zult zowel uw verbintenissen ALS uw betalingen moeten importeren in hetzelfde bestand of via afzonderlijke imports.
Bijvoorbeeld: bij gekoppelde betalingen moet het bestand 4 boekingsregels bevatten: 2 regels voor de verbintenis (bv. rekening 6 tegenover 4) en 2 regels voor de betaling (bv. rekening 4 tegenover 5).
- Om uw bankafpunting uit te voeren, moeten de betalingsboekingen in de boekhouding aanwezig zijn
Boekingen groeperen
Als u boekingen wilt groeperen voor één betaling of één terugbetaling, zorg er dan voor dat u hetzelfde boekingsnummer gebruikt voor alle verbintenissen en betalingen die aan elkaar gekoppeld moeten worden. Deze consistentie in de nummering vergemakkelijkt het later groeperen van de boekingen.
Maximale grootte van het geïmporteerde bestand
Een import mag niet meer dan 10.000 regels bevatten. Als uw bestand groter is dan deze limiet, raden we u aan het op te splitsen in meerdere bestanden, waarbij u erop let dat eenzelfde boekingsstuk niet over meerdere bestanden wordt verdeeld.
De import uitvoeren
Wanneer uw bestand klaar is, klikt u op de knop Nieuwe import.
De import start en verloopt in verschillende stappen.
Stap 1: het bestand toevoegen
Sleep en plaats uw bestand of klik om het toe te voegen.
Stap 2: hoofding van het bestand
Als uw bestand een hoofdingsregel bevat, selecteert u die.
Stap 3: keuze van de kolommen
Laat vervolgens de kolommen overeenkomen. Goed nieuws: als u het modelbestand gebruikt, gebeurt dit automatisch!
Stap 4: de (eventuele) fouten corrigeren
Als uw bestand problemen met de gegevens bevat, worden die weergegeven. Klik op een rode cel om onderaan het scherm het detail van de fout te zien.
Stap 5: de gegevens indienen
Zodra de fouten gecorrigeerd zijn, klikt u op Indienen. De te importeren boekingen worden verzonden.
Belangrijk: op dat moment vindt een tweede, wat grondigere controle van de coherentie van uw gegevens plaats. Er kunnen bepaalde fouten naar boven komen: in dat geval moet u ze corrigeren zoals in stap 4.
Stap 6: geïmporteerde gegevens
Na enkele seconden, of enkele minuten als uw bestand veel regels bevat, is de import voltooid.
U vindt hem terug in de tabel met de historiek van uw imports:
De boekingen zijn daarna beschikbaar in uw boekhoudmodule: u kunt ze terugvinden op uw documenten of via de boekhoudkundige zoekfunctie!
Opmerkingen
0 opmerkingen
Artikel is gesloten voor opmerkingen.