Een creditnota of terugbetaling invoeren: bijzondere gevallen

Deze functie is alleen beschikbaar in de volgende landen: Frankrijk, Verenigde Staten.

U wilt een van uw leden terugbetalen of een creditnota geven. In dit artikel bekijken we enkele bijzondere gevallen van terugbetaling en creditnota, namelijk:

• Een creditnota invoeren voor een deel van de verkoop
• De gedeeltelijke terugbetaling van een verkoop invoeren
• De terugbetaling van een gift invoeren

Voor het algemene geval nodigen we u uit om dit artikel te lezen: Een boeking voor een terugbetaling of creditnota invoeren

Een creditnota invoeren voor een deel van de verkoop

Voorbeeld: Laurent heeft zijn lidmaatschap gedeeltelijk betaald (hij moest in drie keer betalen), maar na enkele maanden wil hij geen lid meer blijven. Hij zal het resterende bedrag van zijn lidmaatschap niet betalen.

U registreert dus een boeking voor een creditnota (zoals uitgelegd in dit artikel) om deze groep boekingen af te letteren.

• Het lidmaatschap kost € 40;
• Laurent heeft € 10 betaald;
• De creditnota bedraagt € 30.

In de boekhouding staat de derdenrekening van Laurent inderdaad op 0.

Let op: het is niet mogelijk om boekingen van onlinebetalingen te groeperen met offline boekingen. Als u een gedeeltelijke betaling online hebt ontvangen (via een betalingsschema), moet u dus wachten tot u uw boekjaar hebt afgesloten om de vordering van de onlinebetaling te kunnen afletteren: die wordt dan omgezet in een beginsaldo (overdracht), en u kunt ze groeperen met de boeking van de creditnota.

De gedeeltelijke terugbetaling van een verkoop invoeren

Voorbeeld: Céline heeft haar inschrijving voor een van uw evenementen online betaald via een ticketverkoop, maar het evenement wordt uiteindelijk geannuleerd. Ze wil de helft van haar deelnamebedrag terugbetaald krijgen.

Céline heeft u € 80 online betaald. Het terug te betalen bedrag is dus € 40.

Aangezien een gedeeltelijke automatische terugbetaling (online) momenteel niet mogelijk is (enkel de knop "Alles terugbetalen" is beschikbaar), kunt u de volgende omweg gebruiken:

• Uw koper gedeeltelijk terugbetalen via een offlinebetaling (cheque, overschrijving of cash);
• Vervolgens de bijbehorende boeking invoeren en die koppelen aan de betrokken derde.

Als de gedeeltelijke terugbetaling offline gebeurt volgens de voorgestelde oplossing, wordt er door de software geen bewijsstuk van creditnota opgemaakt. U moet dat dus manueel opmaken.

De terugbetaling van een gift invoeren

Voorbeeld: Marie heeft een gift gedaan aan uw vereniging via uw giftenformulier op Poplico. Naar aanleiding van die betaling werd een fiscaal attest opgemaakt. Ze vraagt de terugbetaling van deze gift. Hoe gaat u te werk?

U moet een boeking voor een terugbetaling registreren in uw boekhouding volgens het traject dat wordt beschreven in dit artikel: Boekhouding > Invoer, selecteer "Een terugbetaling / creditnota registreren" in het dropdownmenu onderaan de pagina, of ga rechtstreeks naar Een nieuwe uitgave invoeren.

Selecteer op deze pagina in het veld "Rekening" de optie "Terugbetaling / creditnota". Er verschijnt dan een tweede veld "Selecteer": kies de rekening "Giften en collectes" (of uw eigen aangepaste rekening voor giften als u die hebt aangemaakt). Vul de verschillende gegevens in en vergeet niet om de boeking aan uw lid (Marie) te koppelen.

De software staat niet toe om een gift waarvoor een fiscaal attest werd opgemaakt rechtstreeks terug te betalen, omdat die recht geeft op een belastingvermindering. Als u dat toch wilt doen, moet u de hierboven beschreven manuele invoer gebruiken. Dat gebeurt onder uw eigen verantwoordelijkheid.