Deze functie is alleen beschikbaar in de volgende landen: Frankrijk, Verenigde Staten.
Met Poplico kunt u een engagementsboekhouding bijhouden: u boekt een verrichting (de vastlegging) en geeft daarbij aan dat u de betaling nog niet volledig of gedeeltelijk hebt ontvangen.
Het beheer van schulden en vorderingen past binnen die engagementslogica: u kunt boekhoudkundig opvolgen, ook al heeft de betaling nog niet plaatsgevonden. Dit komt overeen met gespreide betalingen of latere betalingen.
Het beheer van schulden en vorderingen is beschikbaar als u de engagementsboekhouding hebt geactiveerd via Instellingen > Boekhouding (Zie artikel).
Dit artikel behandelt de volgende punten:
- Principe van de module schulden en vorderingen
- Een schuld/vordering invoeren
- Opvolging van schulden en vorderingen
- Een schuld of vordering annuleren
ℹ️ Voor meer info over de engagementsboekhouding en de verschillen met de kasboekhouding raden we u dit artikel op compta-facile.com aan.
Principe van de module schulden en vorderingen
Wat is een schuld/vordering?
In beide gevallen gaat het om een verbintenis van een persoon of organisatie om een betaling aan een derde te voldoen. Die derde heeft van zijn kant het recht om een betaling te eisen. We maken dus een onderscheid tussen:
- De vordering: een derde verbindt zich ertoe een betaling te doen die in mijn boekhouding een inkomst vormt. Als schuldeiser heb ik het recht om de betaling te eisen;
- De schuld: ik verbind me ertoe een derde een betaling te doen die in mijn boekhouding een uitgave vormt. Als schuldenaar ben ik verplicht het bedrag te betalen.
Werking van de module
De module Schulden/Vorderingen omvat verschillende stappen:
- De vastlegging: een uitgave- of inkomstenverrichting wordt ingevoerd met een latere betaling. De verrichting wordt weergegeven op de pagina Schulden/Vorderingen zodat u ze kunt opvolgen;
- De betaling: een betalingsverrichting verlaagt het nog te betalen bedrag;
- De verrichting afpunten: de som van de betalingen is gelijk aan het bedrag van de vastlegging; de schuld/vordering is dus afgepunt en wordt niet meer weergegeven in de module.
Een schuld/vordering invoeren
De software maakt een vereenvoudigde invoer van schulden/vorderingen mogelijk in het kader van een engagementsboekhouding.
Een vordering invoeren: een inkomst waarvan u de betaling nog verwacht
Inkomst die nog volledig moet worden ontvangen
Ga naar de pagina Boekhouding > Invoer > Een nieuwe inkomst invoeren om een inkomst in te voeren met de datum van de vastlegging, de omschrijving, de boekhoudcategorie en het bedrag.
Voorbeeld: u hebt een subsidie van de gemeente gekregen die pas binnen 3 maanden wordt uitbetaald. U wilt die in uw boekhouding opnemen als een te ontvangen vordering (verrichting van klasse 4).
Vervolgens, in de sectie "Betaling":
- vink het vakje "Latere betaling" aan om aan te geven dat de betaling nog moet worden ontvangen;
- als u de details van de betaling al kent, vul die dan in het blok in dat eronder verschijnt: bedrag, betaalwijze en bijbehorende bankrekening of kas; zo niet, klik dan op de knop "Verwijderen" (daarmee verwijdert u de gegevens van deze betaling);
- klik ten slotte op Opslaan (onderaan de pagina).
Zo wordt er een vordering in de boekhouding aangemaakt.
Ziet u de optie Latere betaling niet, dan hebt u de engagementsboekhouding niet geactiveerd. Om dat te wijzigen, ga naar Instellingen > Boekhouding.
U kunt ook meerdere betalingstermijnen toevoegen door op Een betaling toevoegen te klikken, bijvoorbeeld als uw subsidie in meerdere schijven wordt uitbetaald.
Gedeeltelijk betaalde inkomst
Als een deel van de inkomst al betaald is op de datum van registratie of op een gekende datum, vul die betaling dan in de sectie Latere betaling in met het bedrag en de datum.
U moet bijvoorbeeld een subsidie van 1000 € van de gemeente ontvangen. Een eerste storting van 300 € wordt op 30 september via overschrijving op uw hoofdrekening ontvangen, en u kent de datum waarop u de rest ontvangt nog niet. U kunt de details van die eerste betaling invullen; het resterende bedrag blijft als vordering openstaan.
Een schuld invoeren: een uitgave die u nog niet hebt betaald
De werkwijze is dezelfde voor een schuld: ga naar de pagina Boekhouding > Invoer > Een nieuwe uitgave invoeren om de vastlegging te registreren.
Voorbeeld: u hebt de aankoop van een computer geregistreerd, maar u hebt die nog niet betaald. U wilt de aankoop in uw boekhouding opnemen als een te betalen schuld (verrichting van klasse 4).
Vul vervolgens de datum van de vastlegging, de omschrijving, de boekhoudcategorie en het bedrag in.
Vink, net als bij een inkomst, het vakje "Latere betaling" aan en geef indien nodig de informatie over de komende betaling(en) op, of geen enkele informatie door gewoon op "Verwijderen" te klikken (te weten: de informatie over een betaling). De knop Latere betaling blijft aangevinkt maar wordt grijs weergegeven, zoals op de schermafbeelding hierboven.
Zodra ze is opgeslagen, verschijnt de verrichting op de pagina Schulden/Vorderingen zodat u ze kunt opvolgen.
Opvolging van schulden en vorderingen
Lijst van de lopende schulden en vorderingen
Zodra uw schulden of vorderingen zijn ingevoerd, vindt u ze terug op de pagina Boekhouding > Invoer > Uw schulden en vorderingen opvolgen.
Enkel de verrichtingen die via de invoer van een uitgave/inkomst zijn aangemaakt, zijn zichtbaar op de opvolgingspagina van de schulden/vorderingen. Verrichtingen die via de geavanceerde invoer zijn aangemaakt, worden niet weergegeven.
U kunt verrichtingen dus weergeven volgens:
- De ouderdomsperiode;
- Het nog te betalen bedrag;
- Het bedrag van de verrichting (geavanceerd zoeken);
- De gekoppelde persoon (geavanceerd zoeken).
Als een verrichting niet verschijnt, controleer dan of u een voldoende ruime ouderdomsperiode hebt geselecteerd en klik op Zoeken.
Een schuld of vordering afpunten
Zodra u de schuld of vordering die u wilt afpunten hebt gevonden, klikt u op het oogicoontje "Detail" rechts op de lijn.
U komt op de pagina van uw verrichting terecht. U kunt uw schuld vereffenen door op Een betaling toevoegen te klikken en de betalingsgegevens in te vullen (bedrag, datum, enz.).
Bij gespreide betalingen kunt u zoveel betalingen toevoegen als nodig, afhankelijk van het aantal vervaldagen.
Bij het invoeren van de betaling kan dit bericht verschijnen: Dat betekent dat er waarschijnlijk al een andere betalingsverrichting was aangemaakt. Die blokkering voorkomt dat de som van de betalingen het bedrag van de uitgave/inkomst overschrijdt.
Wanneer het totaal van de betalingen gelijk is aan het totaal van de vastlegging, is de schuld/vordering afgepunt: het nog te betalen bedrag is nul en ze verschijnt niet meer op de pagina bij de volgende weergave.
Verrichtingen groeperen
U kunt meerdere verrichtingen van schulden/vorderingen groeperen om ze met één gemeenschappelijke betaling af te punten.
We raden u aan het artikel Betalingen groeperen te lezen voor meer uitleg.
Een schuld of vordering annuleren
Een van de uitgaven of inkomsten die u had geregistreerd, is nooit van uw rekening gedebiteerd of erop gecrediteerd, en u wilt de boekhoudkundige verrichting dus annuleren.
Wanneer kan ik een schuld of vordering annuleren?
Praktisch gezien kunt u een schuld of vordering annuleren als u over betrouwbare informatie beschikt waaruit blijkt dat ze niet zal worden betaald.
Zo kan een uitgeschreven cheque na 1 jaar en 8 dagen niet meer worden gedebiteerd, maar blijft de schuld of vordering geldig. U kunt ook afzien van een vordering om financiële redenen (niet-solvabele derde) of als bewuste keuze ("commerciële" toegeving).
Neem bij twijfel contact op met uw boekhouder.
Boekhoudkundige logica van de annulatie van een schuld/vordering
Er zijn hoofdzakelijk 2 benaderingen:
-
Terugboeking (extourne): u annuleert de verrichting van de schuld/vordering door omgekeerde boekingen te maken.
Voorbeeld: bij een schuld vindt u op de creditzijde de kostenrekening terug die oorspronkelijk werd gebruikt.
-
Uitzonderlijke opbrengst/kost: u boekt een opbrengst/kost voor hetzelfde bedrag.
Voorbeeld: bij een schuld vindt u op de creditzijde rekening 771 terug.
De annulatie van een schuld/vordering invoeren in de software
De aanbevolen methode is die van de terugboeking: u voert een omgekeerde verrichting in, die u daarna groepeert met de schuld/vordering om ze af te punten.
De annulatieverrichting invoeren
Om de annulatie van een schuld te registreren, gaat u naar de pagina Boekhouding > Invoer > Een nieuwe inkomst invoeren. De annulatie van een vordering doet u door een uitgaveverrichting in te voeren.
Selecteer in het veld Rekening de optie Terugbetaling/creditnota (laatste keuze in de lijst). Er verschijnt een nieuw veld Selecteer: kies de boekhoudcategorie die aan de te annuleren verrichting is gekoppeld.
Vink bij de invoer zeker Latere betaling aan. Zo wordt er een vordering (schuld te annuleren) of een schuld (vordering te annuleren) aangemaakt die u met de te annuleren verrichting moet groeperen om ze af te punten.
Enkele belangrijke punten om een annulatie correct in te voeren:
- Tenzij het om een gedeeltelijke annulatie gaat, is het bedrag van de annulatieverrichting hetzelfde als dat van de te annuleren verrichting;
- Als er een persoon aan de te annuleren verrichting is gekoppeld, moet die ook aan de annulatieverrichting worden gekoppeld;
- De terug te betalen boekhoudcategorie is die welke in de te annuleren verrichting werd gebruikt.
De te annuleren verrichting groeperen met de annulatieverrichting
Zodra de terugboeking is ingevoerd, moet u de software laten weten dat ze een specifieke verrichting van een schuld/vordering annuleert. Dat doet u door de te annuleren verrichting en de annulatieverrichting te groeperen.
We raden u aan het artikel Betalingen groeperen te lezen voor meer uitleg.
Zodra de twee verrichtingen zijn gegroepeerd:
- Worden ze weergegeven in het detail van de te annuleren verrichting (1 uitgave en 1 inkomst van hetzelfde bedrag);
- Is het nog te betalen bedrag gelijk aan 0 €;
- Worden ze niet meer vermeld op de opvolgingspagina van de schulden/vorderingen.
Meer weten
We raden u aan de volgende artikels te lezen, die aansluiten bij de hierboven behandelde thema's:
Opmerkingen
0 opmerkingen
Artikel is gesloten voor opmerkingen.