Een geavanceerde boekhoudkundige invoer doen

Deze functie is alleen beschikbaar in de volgende landen: Frankrijk, Verenigde Staten.

De software vereenvoudigt het invoerwerk voor tal van boekingen. Dat is bijvoorbeeld het geval voor uw boekingen van uitgaven of inkomsten, uw boekingen van terugbetalingen, van overschrijvingen tussen bankrekeningen, stortingen & opnames van contanten, chequeremises, en vele andere.

Sommige boekingen kunnen echter niet op die manier worden ingevoerd, omdat ze te complex of te specifiek zijn. Met de geavanceerde invoer kunt u die boekingen dan aanmaken.

Dit artikel behandelt de volgende punten:

• Werking van de geavanceerde invoer
• Een boeking invoeren in de modus geavanceerde invoer
• Bijzondere gevallen van geavanceerde invoer

Het gebruik van de geavanceerde invoer stemt overeen met de werking van klassieke boekhoudsoftware en vereist een gevorderde boekhoudkundige kennis. Controleer vóór gebruik of de boeking boekhoudkundig correct is.

Werking van de geavanceerde invoer

Principe

Deze module is geschikt wanneer u meerdere categorieën van dezelfde klasse moet beïnvloeden of wanneer u vrij de categorie wilt kiezen die u wilt beïnvloeden en die niet beschikbaar is bij de klassieke invoer.

Betrokken situaties

De belangrijkste gevallen waarvoor de geavanceerde invoer bedoeld is, zijn:

• De registratie van lonen;
• Tegenboekingen die niet automatisch worden gegenereerd;
• Correctieboekingen, waarmee u een fout met betrekking tot een afgesloten boekjaar kunt rechtzetten.

Raadpleeg dit artikel voor meer informatie over het invoeren van een loonboeking.

Technische beperkingen

• De geavanceerde invoer is niet bedoeld om een betaling in te voeren die een boeking aanzuivert die via de module uitgave/inkomst werd ingevoerd. Dat kan leiden tot inconsistenties in de overgedragen saldi die bij de afsluiting worden gegenereerd;

Om het gebruik van de software te vergemakkelijken, werd onlangs een nieuw systeem ingevoerd waarmee boekingen die onder gekende categorieën vallen automatisch worden herkend (uitgaven, inkomsten, betalingen...), zodat ze op de pagina schulden/vorderingen kunnen worden weergegeven.

• De overige boekingen die in de geavanceerde modus worden ingevoerd, verschijnen niet op de pagina schulden/vorderingen en behouden het specifieke formaat van geavanceerde invoeren.

Een boeking invoeren in de modus geavanceerde invoer

De invoer uitvoeren

Om een boeking van het type geavanceerde invoer te maken, gaat u naar de module Boekhouding > Invoer > Geavanceerde invoer.

U komt dan op deze pagina terecht:

U kunt een of meerdere boekingsstukken registreren die uit meerdere lijnen bestaan. Elke lijn bestaat uit de volgende velden:

• Omschrijving
• Rekening (boekhoudkundig)
• Debet / credit.

Voor elk boekingsstuk moeten de totalen op debet en credit gelijk zijn. Die noodzaak aan evenwicht bij de invoer vloeit voort uit een fundamenteel mechanisme: het dubbel boekhouden.

Dat is een basisprincipe in de boekhouding. Voor elke verrichting moet de boeking in evenwicht zijn: het totaal van de debetkolom moet gelijk zijn aan het totaal van de creditkolom.

Een groep boekingen met betrekking tot een derde invoeren

Wanneer u een boeking invoert die een rekening van derden beïnvloedt (401 - Leveranciers; 411 - Klanten; of 467 - Contacten), moet u de volledige groep boekingen invoeren, namelijk de verbintenis en de betaling, net zoals bij een eenvoudige invoer. Als u alleen de verbintenisboeking of alleen de betalingsboeking invoert, zal uw rekening van derden niet in evenwicht zijn en zal dat een overdracht van saldo genereren bij de afsluiting van uw boekjaar.

Een voorbeeld: u gebruikt de geavanceerde invoer om aan te geven dat u een betaling hebt ontvangen van een lid (rekening 467) voor de deelname aan een evenement, met impact op uw bankrekening (rekening 512).

Deze invoer stemt overeen met de betalingsboeking. Als er echter vooraf geen verbintenisboeking werd aangemaakt, zal uw rekening van derden 467 uit evenwicht zijn omdat de creditboeking niet wordt gecompenseerd door een debetboeking.

U kunt die verbintenisboeking toevoegen tijdens de invoer, door te klikken op "+ Nieuw stuk", of op een later moment. Vermeld hetzelfde bedrag op debet als op credit voor rekening 467 om de rekening in evenwicht te brengen en bewaar vervolgens.

Gebruikte dagboekcode

De dagboekcode wordt automatisch afgeleid door de software op basis van de ingevoerde categorie.

Als u categorie 512 (bank) invoert, wordt de code BQ1 voor rekening 512001, BQ2 voor rekening 512002, enz.

De belangrijkste regels voor de toekenning van de dagboekcode zijn:

• Verkoop: als een inkomstenboeking wordt gedetecteerd;
• Aankoop: als een uitgavenboeking wordt gedetecteerd;
• Bank: als een boeking gekoppeld aan een bankrekening wordt gedetecteerd;
• Diverse Verrichtingen: gevallen die niet onder de andere dagboeken vallen (met name 511200).

Voor meer informatie over de types dagboeken en hun werking, raadpleeg dit artikel.

Als eenzelfde stuk categorieën bevat die tot verschillende dagboeken behoren, dan geldt:

• De code BQ wordt bij voorrang toegepast als een rekening van het type 512 wordt gebruikt;
• Bij afwezigheid van een rekening 512 en aanwezigheid van een rekening 531 geldt de code CA;
• Zonder 512 noch 531 hangt de code af van de aanwezigheid van rekeningen van klasse:
  • 6 → Dagboek AC
  • 7 → Dagboek VT
  • 89 → Dagboek AN
  • 86/87 → Dagboek CVN
    Als meerdere van deze categorieën worden gebruikt, primeert de code van de categorie die onderaan de lijst staat;
• Ten slotte, als geen enkele categorie 512/531/6/7/89/86/87 wordt gebruikt, wordt de code OD (voor Diverse Verrichtingen).

Het is dus mogelijk om de toepassing van een dagboekcode (AC/VT/AN/CVN) af te dwingen door de categorie van hetzelfde type onderaan de lijst te plaatsen bij het invoeren van het stuk.

Een gepersonaliseerd nummer invullen

Wanneer een boeking wordt geregistreerd, genereert de software automatisch een bijbehorende unieke identificatie. Daarmee kunt u elke invoer terugvinden.

Als u echter buiten de software een ander identificatiesysteem gebruikt, kunt u met de functie "Gepersonaliseerd nummer" uw eigen identificaties invullen voor elke boeking, om ze gemakkelijker terug te vinden en te laten overeenstemmen.

Om deze optie te activeren, gaat u naar Instellingen > Boekhouding en vervolgens naar de sectie Geavanceerde instellingen.

Vink "Gepersonaliseerde nummers van boekingsstukken" aan (knop op het einde van de lijn).

Keer daarna terug naar de module geavanceerde invoer. Het veld om een gepersonaliseerd nummer in te vullen bevindt zich onder het veld Datum.

Dit nummer is zichtbaar in de volgende boekhoudkundige documenten (ook bij de export van de documenten): Uitgaven-Inkomsten, Dagboek, Grootboek.

U kunt later een nummer toevoegen of wijzigen via de bewerking van een boeking.

Bijzondere gevallen van geavanceerde invoer

Terugkerende boeking

Als u regelmatig betalingen doet of ontvangt (bankleningen, lonen, subsidies, enz.), kunt u de boeking van de vorige maand dupliceren en daarna indien nodig de datum en het bedrag wijzigen.

Correctieboekingen

Nut

Als u een invoerfout in uw boekhouding vaststelt maar het boekjaar is afgesloten, kunt u een correctieboeking doen om dat verschil recht te zetten. Als dat u complex lijkt, raden we u sterk aan een boekhouder te raadplegen.

U kunt ook de afsluiting annuleren, maar dat houdt het risico in dat boekingen worden verwijderd.

De correctieboeking gebeurt over het algemeen aan het begin van het volgende boekjaar. Eenmaal ingevoerd, corrigeert ze het verschil terwijl er een spoor van die regularisatie bewaard blijft.

Rekening 890000

De invoer op rekening 890000 is geblokkeerd om inconsistenties te vermijden en het risico dat de balans uit evenwicht raakt.

Om een schuld/vordering van N-1 te corrigeren die niet langer bestaansreden heeft, gebruikt u de rekeningen uitzonderlijke opbrengsten en kosten. Die invoer kan gebeuren vanuit de module Uitgave/Inkomst en/of via de invoer van een creditnota.

Als u twijfelt over de te gebruiken categorie, raadpleeg dan een boekhouder. Aarzel echter niet om ons te contacteren als uw vraag betrekking heeft op de functionaliteit die u moet gebruiken om de situatie in te voeren/te corrigeren.