Vaste activa en afschrijvingen boeken in de boekhouding

Deze functie is alleen beschikbaar in de volgende landen: Frankrijk, Verenigde Staten.

U hebt een goed aangekocht dat als vast actief kan worden beschouwd. Dit artikel legt de begrippen vast actief en afschrijving uit, en beschrijft de bijbehorende boekingen.

De volgende punten komen aan bod:

• Wat is een vast actief?
• Gegenereerde boekingen
• Een vast actief registreren in de software
• Er verschijnt een foutmelding in de Balans

Wat is een vast actief?

Definitie van een vast actief

Boekhoudkundig gezien gaat het om een actief dat gebruikt zal worden gedurende een periode langer dan het lopende boekjaar. Een "verbruiksgoed" (printpapier) valt dus niet onder deze definitie, want dat is een kost, terwijl een computer wel degelijk een vast actief is.

Er zijn hoofdzakelijk twee soorten vaste activa:

• De materiële vaste activa, die overeenkomen met "tastbare" activa zoals materiaal, een voertuig of een onroerend goed;
• De immateriële vaste activa, die "niet-tastbare" activa weerspiegelen zoals software, rechten of effecten, of nog octrooien.

Definitie van een afschrijving

Een vast actief wordt afgeschreven, waardoor het waardeverlies op het einde van het boekjaar wordt vastgesteld. Dat verlies kan te wijten zijn aan het gebruik, de slijtage, veroudering of het verstrijken van de tijd.

Deze waarde wordt gespreid over de gebruiksduur van het vast actief, die vooraf bepaald moet worden. Ze komt overeen met de werkelijke gebruiksduur zoals geschat op het moment van de invoer.

Een afschrijving neemt dus de vorm aan van een reeks boekingen verspreid over verschillende boekjaren, die de kostprijs van het goed spreiden over de gebruiksduur ervan. Het resultaat van de organisatie wordt dus elk jaar verminderd met het bedrag dat overeenkomt met dit waardeverlies.

Gegenereerde boekingen

Boeking van vaste activa

Wanneer een aankoop aanleiding geeft tot een vast actief, heeft de boeking impact op een categorie van klasse 2. U vindt deze categorieën terug in het boekhoudplan voor verenigingen en u kunt ze toevoegen aan uw gepersonaliseerd rekeningstelsel via de pagina Boekhouding > Configuratie → Rekeningstelsel.

Klik op "Een rekening toevoegen" en selecteer "Andere rekeningen" voordat u in het daarvoor voorziene veld de categorie zoekt die u wilt toevoegen.

Raadpleeg dit artikel voor meer informatie over het personaliseren van het rekeningstelsel.

Het boeken van een vast actief lijkt dus op het boeken van een kost, behalve dat de gebruikte categorie tot klasse 2 behoort in plaats van tot klasse 6.

Voorbeeld van boekingen die gegenereerd worden bij de invoer van een materieel vast actief:

Voorbeeld van boekingen die gegenereerd worden bij de invoer van een kost:

Om de aanschaffingswaarde van een vast actief te bepalen, moet u eventuele kosten, taksen en verkregen kortingen uitsluiten. Neem bij twijfel gerust contact op met een accountant.

Boeking van de afschrijvingen

Men spreekt ook van afschrijvingskosten, dat wil zeggen het deel dat overeenkomt met de waardevermindering van het vast actief.

In de boekhouding debiteert men een categorie van het type 68XXXX, afhankelijk van de aard van het vast actief.

Tegelijk crediteert men een categorie die overeenstemt met de categorie die gebruikt werd om het vast actief te boeken. Als die categorie 2XXXXX was, crediteert men categorie 28XXXX.

Afschrijvingskosten voor een materieel vast actief over een periode van 6 jaar:

De afschrijvingen worden lineair berekend: kostprijs van het goed gedeeld door de gebruiksduur.
Als uw berekening pro rata of een andere methode vereist, gebruik dan de geavanceerde invoer.

Een vast actief registreren in de software

Invoer via de module uitgave/inkomst

Om een vast actief in te voeren, gaat u naar de pagina Boekhouding > Invoer → Een nieuwe uitgave invoeren. Kies een categorie die overeenstemt met een vast actief (klasse 2).

Zodra deze categorie van klasse 2 geselecteerd is, verschijnt er een vakje Afschrijving: als u dat aanvinkt, verschijnt er een veld waarin u de geschatte gebruiksduur (in jaren) kunt invullen.

Bij de bevestiging genereert de invoer:

• Een boeking van een uitgave gekoppeld aan een categorie van klasse 2;
• Een betaling als die heeft plaatsgevonden;
• Evenveel boekingen van afschrijvingskosten als er jaren voorzien zijn.

Alle boekingen van afschrijvingskosten worden bij de invoer gegenereerd, aan één boeking per boekjaar. U hoeft de boekingen voor de volgende boekjaren dus niet meer in te voeren.

Invoer in de beginbalans voor de overname van de historiek

U hebt een vast actief en afschrijvingen geregistreerd in uw vorige tool. Het is mogelijk om die over te nemen bij de overstap naar de software via de beginbalans.

Ga daarvoor naar de pagina Instellingen > Boekhouding → Beginbalans en klik op het tabblad Andere (boekhoudkundige invoer).

U kunt de bedragen in credit/debet invullen voor de te gebruiken boekhoudcategorieën, zoals hierboven uitgelegd. Het is aan u om te bepalen welke categorieën gebruikt moeten worden naargelang de aard van het vast actief.

U moet voor de categorie 28XXXX een bedrag invoeren dat overeenkomt met het aantal verstreken boekjaren op de datum van de beginbalans.

De boeking van klasse 2 is geen uitgave en heeft geen impact op het resultaat; er is dus geen tegenstrijdigheid om ze in de beginbalans in te voeren. Het is het jaarlijkse waardeverlies dat het resultaat beïnvloedt.

Voor een vast actief met een waarde van 300€ dat al over 2 van de 6 voorziene boekjaren is afgeschreven, bedraagt het in te voeren bedrag 100€.

Hier is de boeking die verband houdt met het vast actief:

En die met betrekking tot de afschrijvingskosten:

Daarna moet u de volgende afschrijvingskosten (voor de 4 resterende boekjaren) invoeren via de geavanceerde boekhoudkundige invoer.

Er verschijnt een foutmelding in de Balans

Waarom deze melding?

Als uw categorieën voor het vast actief en de afschrijving niet overeenstemmen (2XXXXX en 28XXXX), verschijnt er een melding in de balans om u daarover te informeren.
Als de afschrijving bijvoorbeeld op 28XXX1 staat, moet het vast actief op de categorie 2XXX10 staan.

De invoer corrigeren

Aangezien de keuze van de categorie door de gebruiker gebeurt, is het aan u om de correcties door te voeren.

Bij twijfel raden we aan een accountant te raadplegen.

In geval van een fout kunt u:

• Een corrigerende boeking doen via de geavanceerde invoer;
• Een overdracht tussen rekeningen uitvoeren via Instellingen > Boekhouding → Overdracht van boekingen.

We raden ook aan om zoveel mogelijk de optie voor vaste activa in de invoer uitgave/inkomst te gebruiken (hierboven in dit artikel beschreven). Deze begeleide invoermethode bepaalt automatisch de juiste te gebruiken categorie.