Vrijwilligersuren waarderen in de boekhouding

Deze functie is alleen beschikbaar in de volgende landen: Frankrijk, Verenigde Staten.

Uw vereniging bestaat uit vrijwilligers die "gratis" hun tijd ten dienste stellen van uw vereniging. Die vrijwilligerstijd is waardevol en betekenisvol voor uw vereniging: het is dus zinvol om ze te waarderen!

Aangezien dit vrijwilligerswerk geen geldstroom genereert, wordt die vrijwilligerstijd traditioneel niet geboekt en verschijnt ze niet in de jaarrekening van de vereniging. Toch kan het voor de vereniging interessant zijn om het vrijwilligerswerk naast de geldstromen weer te geven, om zo een getrouw beeld te geven van alle ontwikkelde activiteiten. In dit artikel bekijken we:

• Hoe u een vrijwilligersactie registreert in Poplico
• Hoe u vrijwilligerswerk waardeert
• Welke boeking bij deze invoer wordt gemaakt (gevorderd)

Hoe registreert u een vrijwilligersactie in Poplico?

Naar de invoerpagina voor een vrijwillige bijdrage gaan

Ga naar de pagina Boekhouding > Invoer en klik daarna op "Vrijwillige bijdrage".

Op deze pagina kunt u 3 soorten verrichtingen registreren:

• de invoer van een schenking in natura;
• het gebruik van mecenaat van vaardigheden;
• en de invoer van vrijwilligerstijd.

Standaard bevindt u zich op het gedeelte Schenking in natura. Ga naar de sectie Vrijwilligerstijd.

De vrijwilligerstijd registreren

Vul vervolgens de gevraagde informatie in.

Verplichte informatie

• Omschrijving: de naam van uw boeking. Ze moet voldoende duidelijk zijn zodat u weet waarnaar ze verwijst (bv. Inzet van vrijwilligers in het kader van actie A);
• Datum: de datum waarop uw actie plaatsvond (registreer de einddatum als de actie over meerdere dagen loopt);
• Bedrag: dit is het bedrag waaraan de vrijwilligerstijd werd gewaardeerd. Let op: de vereniging bepaalt zelf haar waarderingsregels.

Voorbeeld:

Bij een inzameling van levensmiddelen die in april op regionale schaal werd georganiseerd, ontvangt een vereniging voedsel voor een totale waarde van 45.600 €. Deze inzameling mobiliseerde 450 vrijwilligers gedurende 15 dagen. De boekhouder heeft het overzicht van de activiteitstijd van de vrijwilligers opgevraagd en stelt vast dat elk van hen tussen 5 en 60 uur van zijn tijd heeft gegeven voor deze actie. Hij berekent vervolgens de gemiddelde tijd die een vrijwilliger aan de inzameling besteedde en komt uit op 18,5 uur. Het totale aantal vrijwilligersuren voor deze actie bedraagt dus 450 x 18,5 = 8325 uur. De boekhouder oordeelt dat het soort werk dat tijdens de inzameling werd verricht geen bijzondere beroepsvaardigheden vereist en waardeert het dus tegen het uurtarief van het minimumloon (SMIC), namelijk 8325 x 6,83 €.

• Schenker: de naam van uw vrijwilliger

Optionele informatie:

• Vrije opmerkingen: om meer details weer te geven

Uw boeking terugvinden nadat ze geregistreerd is

Zodra deze boeking geregistreerd is, vindt u ze onderaan uw Resultatenrekening terug.

Let op: als u deze vrijwilligersactie boekhoudkundig opneemt, vergeet dan niet de waarderingsmethoden van die actie toe te lichten in de bijlage bij uw jaarlijks Financieel Verslag.

Hoe waardeert u vrijwilligerstijd?

Op het vlak van waardering wordt het juridische kader vastgelegd door verordening nr. 99-018 van het Franse comité voor boekhoudkundige regelgeving (CRC) en verordening CRC nr. 2008-12 (van toepassing sinds 1 januari 2009). Die laatste bepaalt dat verenigingen en stichtingen die een beroep doen op de publieke vrijgevigheid de waardering van vrijwillige bijdragen in natura opnemen, met een onderscheid tussen vrijwilligerswerk, prestaties in natura en schenkingen in natura.

De overheid beveelt verschillende waarderingsmethoden aan, beschikbaar via de volgende link: Guide pratique de la valorisation comptable du bénévolat - association.gouv.

In het specifieke geval van vrijwilligerstijd:

• Als de schenking door een onderneming wordt gedaan, dat wil zeggen dat de onderneming de tijd van haar werknemers ter beschikking stelt ten gunste van een vereniging, gaat het niet om een schenking van vrijwilligerstijd maar om mecenaat van vaardigheden.
  Om te weten hoe u dit waardeert, nodigen we u uit ons specifieke artikel te lezen: Mecenaat van vaardigheden registreren;
  
  
• Als de schenking door een particulier wordt gedaan, wordt die vrijwilligerstijd van een natuurlijke persoon gewaardeerd volgens de regel die de vereniging heeft bepaald. Voor die tijd kunnen echter geen fiscale attesten worden opgemaakt.

Het is dus niet mogelijk om een fiscaal attest te genereren of te koppelen aan deze boeking op het moment van de invoer.

Alleen het afzien van kostenvergoedingen door vrijwilligers kan het voorwerp uitmaken van een fiscaal attest. Bijvoorbeeld een kostennota waarvan de persoon afziet in ruil voor een attest.

Zoals hierboven vermeld, wordt de waarderingsmethode van vrijwilligerstijd door de vereniging bepaald en moet ze worden toegelicht in de bijlage bij het jaarlijks Financieel Verslag. Die waardering kan bijvoorbeeld worden geschat op basis van het minimumloon op 31 december van het jaar, aangepast aan het verantwoordelijkheidsniveau en de aard van de opdrachten. Meer info hier.

Welke boeking wordt bij deze invoer in de boekhouding gemaakt (gevorderd)?

De gemaakte boeking gebruikt de rekeningen van klasse 8 (buitenbalansrekeningen).

Om verder te gaan:

• Een vrijwillige bijdrage in natura invoeren
• Mecenaat van vaardigheden registreren
• Boekingen groeperen voor één betaling of terugbetaling - sectie Het afzien van kostenvergoedingen door vrijwilligers beheren