Questa funzionalità è disponibile solo in: France, United States.
Questa funzionalità è disponibile in versione beta. Funziona, ma è ancora in evoluzione: i vostri feedback sono preziosi.
- Importare in massa le scritture
- Configurare la piattaforma
- Preparare il file
- Effettuare l'importazione
Importare in massa le scritture
Due casi d'uso principali rendono utile questa funzionalità:
- Quando configurate la vostra contabilità per la prima volta e desiderate importare lo storico contabile dal vostro strumento precedente;
- Se utilizzate un software esterno che genera scritture proprie che desiderate integrare in AssoConnect, ad esempio uno strumento HR con gli stipendi dei vostri dipendenti.
Per accedere alla funzionalità, cliccate sulla scheda Import d'écritures dalla pagina di registrazione contabile
Al primo clic, una pagina illustra il funzionamento dell'importazione delle scritture. Viene inoltre scaricato automaticamente un file modello.
Configurare la piattaforma
Prima di iniziare l'importazione, è essenziale che la vostra piattaforma sia configurata con i dati utilizzati durante l'importazione:
Personalizzate il vostro piano dei conti (se necessario)
- I conti utilizzati devono essere stati aggiunti in precedenza al piano dei conti
Create le entità alle quali desiderate eventualmente collegare le scritture
-
- Contatto: andate nella vostra Community.
- Terzi: sia che si tratti di un fornitore o di un cliente, aggiungeteli dalla pagina di configurazione della contabilità.
- Budget: se desiderate allocare delle scritture a uno o più budget, createli prima dell'importazione.
- Organizzazione: se la vostra associazione possiede una o più sezioni e desiderate che le scritture vi siano assegnate, configurate la piattaforma di conseguenza.
Preparare il file
Preparare correttamente il file è essenziale per un'importazione rapida ed efficace.
Una pagina esplicativa è disponibile cliccando sul banner arancione in cima alla pagina:
Al file si applicano una serie di regole:
- Formato: Excel o CSV; è disponibile anche un convertitore da FEC a CSV.
- Colonne: alcune colonne sono obbligatorie, altre facoltative.
- Dati: per ciascuna colonna è previsto un formato specifico. Fate attenzione!
In generale, vi consigliamo vivamente di utilizzare il file modello. Contiene le colonne corrette, esempi di dati e i dati della vostra piattaforma.
Per collegare una scrittura a un contatto, un terzo, un budget o un'organizzazione, dovrete:
- Creare l'entità (vedi sezione precedente)
- Scaricare il file modello
- Copiare l'identificativo (ID) associato
- Incollare tale identificativo nella colonna interessata della vostra importazione
⚠️ Limiti dell'importazione in massa Beta
Poiché questa funzionalità è ancora in versione beta e in fase di miglioramento, alcune funzioni avanzate non sono ancora disponibili.
Abbinamento automatico non disponibile
L'importazione in massa delle scritture contabili attualmente non consente l'abbinamento automatico tra gli impegni e i relativi pagamenti. A differenza della registrazione classica in cui è possibile selezionare la casella "pagamento successivo" per creare automaticamente il collegamento tra l'impegno e il futuro pagamento, l'importazione in massa non gestisce questa funzionalità.
Conseguenze pratiche:
- Non sarà possibile aggiungere un pagamento in un secondo momento tramite il pulsante "Aggiungi un pagamento" sulle scritture importate
- Dovrete importare sia i vostri impegni SIA i vostri pagamenti nello stesso file o tramite importazioni separate.
Ad esempio, in caso di pagamenti collegati, il file deve contenere 4 righe contabili: 2 righe per l'impegno (es.: conto 6 contro 4) e 2 righe per il pagamento (es.: conto 4 contro 5).
- Per effettuare la vostra riconciliazione bancaria le scritture di pagamento devono essere presenti in contabilità
Raggruppamento di scritture
Se desiderate raggruppare delle scritture per un pagamento unico o un rimborso, assicuratevi di utilizzare lo stesso numero di scrittura per tutti gli impegni e i pagamenti che devono essere collegati tra loro. Questa coerenza nella numerazione faciliterà il successivo raggruppamento delle scritture.
Dimensione massima del file importato
Un'importazione non può superare le 10.000 righe. Se il vostro file supera questo limite, vi invitiamo a suddividerlo in più file, facendo attenzione a non separare uno stesso documento contabile tra più file.
Effettuare l'importazione
Quando il vostro file è pronto, cliccate sul pulsante Nouvel import.
L'importazione avrà inizio e si svolgerà in più fasi.
Fase 1: aggiunta del file
Trascinate e rilasciate il file oppure cliccate per aggiungerlo.
Fase 2: intestazione del file
Se il vostro file contiene una riga di intestazione, selezionatela.
Fase 3: scelta delle colonne
Successivamente, fate corrispondere le colonne. Buona notizia: se utilizzate il file modello, l'operazione viene eseguita automaticamente!
Fase 4: correggere gli (eventuali) errori
Se il vostro file contiene problemi nei dati, questi verranno visualizzati. Cliccate su una cella in rosso per vedere il dettaglio dell'errore in fondo allo schermo.
Fase 5: inviare i dati
Una volta corretti gli errori, cliccate su Soumettre. Le scritture da importare vengono inviate.
Importante: in questo momento viene effettuata una seconda verifica della coerenza dei vostri dati, un po' più approfondita. Possono emergere alcuni errori: in tal caso, dovrete correggerli come nella fase 4.
Fase 6: dati importati
Dopo qualche secondo, o diversi minuti se il vostro file contiene molte righe, l'importazione si conclude.
Potete ritrovarla nella tabella che contiene lo storico delle vostre importazioni:
Le scritture sono poi disponibili nel vostro modulo contabilità: potete ritrovarle sui vostri documenti o tramite la ricerca contabile!
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