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Su AssoConnect puoi tenere una contabilità per competenza: registrare una scrittura (impegno), precisando al tempo stesso che non hai ancora incassato il pagamento totale o parziale.
La gestione dei debiti e crediti segue la logica della competenza: consente un monitoraggio contabile anche se il pagamento non è ancora avvenuto. Si può assimilare a pagamenti rateizzati o pagamenti differiti.
La gestione dei debiti e crediti è disponibile se hai attivato la Contabilità per competenza da Impostazioni > Contabilità (Vedi articolo).
Questo articolo tratta i seguenti punti:
- Principio del modulo debiti e crediti
- Registrazione di un debito/credito
- Monitoraggio dei debiti e crediti
- Annullare un debito o un credito
ℹ️ Per maggiori informazioni sulla contabilità per competenza e sulle sue differenze rispetto alla contabilità di cassa, ti consigliamo la lettura di questo articolo su compta-facile.com.
Principio del modulo debiti e crediti
Che cos'è un debito/credito?
In entrambi i casi vi è un impegno assunto da una persona o da un'organizzazione a onorare un pagamento dovuto a un terzo. Quest'ultimo, da parte sua, ha il diritto di esigere un pagamento. Si distinguono quindi:
- Il credito: un terzo si impegna a effettuare un pagamento che corrisponde a un'entrata nella mia contabilità. In quanto creditore, ho il diritto di esigere il pagamento;
- Il debito: mi impegno a versare a un terzo il pagamento corrispondente a un'uscita nella mia contabilità. In quanto debitore, ho l'obbligo di pagare la somma.
Funzionamento del modulo
Il modulo Debiti/Crediti prevede diverse fasi:
- L'impegno: una scrittura di uscita o di entrata viene registrata con un pagamento differito. La scrittura viene visualizzata nella pagina Debiti/Crediti per poterne effettuare il monitoraggio;
- Il pagamento: una scrittura di pagamento riduce l'importo ancora da pagare;
- Chiudere la scrittura: la somma dei pagamenti è pari all'importo dell'impegno, quindi il debito/credito è saldato e non viene più visualizzato nel modulo.
Registrazione di un debito/credito
Il software consente una registrazione semplificata dei debiti/crediti nell'ambito di una contabilità per competenza.
Registrare un credito: un'entrata di cui si attende il pagamento
Entrata ancora da ricevere per intero
Vai alla pagina Contabilità > Registrazione > Registra una nuova entrata per registrare un'entrata indicando la data dell'impegno, la descrizione, la categoria contabile e l'importo.
Esempio: hai ottenuto un contributo dal Comune che sarà erogato solo tra 3 mesi. Vuoi inserirlo nella tua contabilità come Credito da incassare (scrittura di classe 4).
Poi, nella sezione "Pagamento":
- spunta la casella "Pagamento differito" per indicare il pagamento come ancora da ricevere;
- se conosci già i dettagli del pagamento, inseriscili nel blocco che appare più sotto: importo, modalità di pagamento e conto bancario o cassa associati; in caso contrario, clicca sul pulsante "Elimina" (questo eliminerà le informazioni di quel pagamento);
- clicca infine su Salva (in fondo alla pagina).
Questo creerà un credito in contabilità.
Se non vedi l'opzione Pagamento differito, significa che non hai attivato la contabilità per competenza. Per modificarlo, vai in Impostazioni > Contabilità.
È anche possibile aggiungere più scadenze di pagamento cliccando su Aggiungi un pagamento, ad esempio se il tuo contributo sarà erogato in più tranche.
Entrata parzialmente saldata
Se una parte dell'entrata è saldata alla data di registrazione o a una data nota, indica questo pagamento nella sezione Pagamento differito specificando l'importo e la data.
Ad esempio, devi ricevere un contributo di 1.000 € da parte del comune. Un primo versamento di 300 € sarà ricevuto il 30 settembre, tramite bonifico sul tuo conto principale, e non conosci ancora la data in cui riceverai il resto. Puoi indicare i dettagli di questo primo pagamento; la somma restante rimarrà come credito.
Registrare un debito: un'uscita che non hai ancora pagato
Il funzionamento è lo stesso nel caso di un debito: vai alla pagina Contabilità > Registrazione > Registra una nuova uscita per registrare l'impegno.
Esempio: hai registrato l'acquisto di un computer, ma non l'hai ancora pagato. Vuoi inserirlo nella tua contabilità come Debito da pagare (scrittura di classe 4).
Inserisci poi la data dell'impegno, la descrizione, la categoria contabile e l'importo.
Come per un'entrata, spunta la casella "Pagamento differito" e indica, se necessario, le informazioni sul pagamento o sui pagamenti futuri, oppure nessuna informazione cliccando semplicemente su "Elimina" (sottinteso: le informazioni relative a un pagamento). Il pulsante Pagamento differito resterà spuntato ma disattivato, come nella schermata qui sopra.
Una volta salvata, la scrittura verrà visualizzata nella pagina Debiti/Crediti per consentirne il monitoraggio.
Monitoraggio dei debiti e crediti
Elenco dei debiti e crediti in corso
Una volta registrati i tuoi debiti o crediti, li ritroverai nella pagina Contabilità > Registrazione > Monitora i tuoi debiti e crediti.
Solo le scritture create dalla registrazione di un'uscita/entrata sono visibili nella pagina di monitoraggio dei debiti/crediti. Le scritture create in registrazione avanzata non vengono visualizzate.
Puoi così visualizzare le scritture in base a:
- Il periodo di anzianità;
- L'importo ancora da pagare;
- L'importo della scrittura (ricerca avanzata);
- La persona collegata (ricerca avanzata).
Se una scrittura non appare, assicurati di aver selezionato un periodo di anzianità sufficiente e clicca su Cerca.
Saldare un debito o un credito
Una volta individuato il debito o il credito da saldare, clicca sull'icona a forma di occhio "Dettaglio" a destra della riga corrispondente.
Arrivi sulla pagina della tua scrittura. Potrai saldare il tuo debito cliccando su Aggiungi un pagamento e inserendo le informazioni di pagamento (importo, data, ecc.).
In caso di pagamenti rateizzati, puoi aggiungere tutti i pagamenti necessari in funzione del numero di scadenze.
Durante la registrazione del pagamento, è possibile che appaia questo messaggio: Significa che probabilmente esisteva già un'altra scrittura di pagamento. Questo blocco impedisce che la somma dei pagamenti superi l'importo dell'uscita/entrata.
Quando il totale dei pagamenti è pari al totale dell'impegno, il debito/credito è saldato: l'importo ancora da pagare è nullo e non verrà più visualizzato nella pagina al successivo caricamento.
Raggruppare le scritture
Puoi raggruppare più scritture di debiti/crediti per saldarle con un pagamento comune.
Ti invitiamo a consultare l'articolo Raggruppare i pagamenti per maggiori spiegazioni.
Annullare un debito o un credito
Una delle uscite o entrate che avevi registrato non è mai stata addebitata/accreditata sul tuo conto e desideri quindi annullare l'operazione contabile.
Quando posso annullare un debito o un credito?
Da un punto di vista pratico, se disponi di informazioni certe che indicano che il debito o il credito non sarà pagato, puoi annullarlo.
Ad esempio, un assegno emesso non potrà essere addebitato dopo 1 anno e 8 giorni, ma il debito o il credito resta valido. Puoi anche procedere alla rinuncia a un credito per motivi finanziari (terzo non solvibile) o se si tratta di una scelta deliberata (gesto "commerciale").
In caso di dubbi, puoi rivolgerti al tuo consulente contabile.
Logica contabile di un annullamento di debito/credito
Esistono principalmente 2 approcci:
-
Storno : si annulla la scrittura di debito/credito registrando scritture inverse.
Esempio: per un debito, si ritrova in avere il conto di costo utilizzato inizialmente.
-
Provento/onere straordinario : si registra un provento/onere dello stesso importo.
Esempio: per un debito, si ritrova in avere il conto 771.
Registrazione di un annullamento di debito/credito nel software
Il metodo consigliato è quello dello storno: si registra una scrittura inversa, che verrà poi raggruppata con il debito/credito per saldarlo.
Registrare la scrittura di annullamento
Per registrare l'annullamento di un debito, vai alla pagina Contabilità > Registrazione > Registra una nuova entrata. L'annullamento di un credito si effettua registrando una scrittura di uscita.
Nel campo Conto, seleziona Rimborso/nota di credito (ultima opzione dell'elenco). Appare un nuovo campo Seleziona: scegli la categoria contabile collegata alla scrittura da annullare.
Ricordati di spuntare il pagamento differito durante la registrazione. Questo creerà un credito (debito da annullare) o un debito (credito da annullare) che dovrà essere raggruppato con la scrittura da annullare per saldarla.
Alcuni punti importanti da ricordare per registrare correttamente un annullamento:
- Salvo che si tratti di un annullamento parziale, l'importo della scrittura di annullamento è lo stesso di quello della scrittura da annullare;
- Se una persona è collegata alla scrittura da annullare, deve essere collegata anche alla scrittura di annullamento;
- La categoria contabile da rimborsare è quella utilizzata nella scrittura da annullare.
Raggruppare la scrittura da annullare con la scrittura di annullamento
Una volta registrato lo storno, occorre indicare al software che esso annulla una specifica scrittura di debito/credito. Questo si fa raggruppando la scrittura da annullare e la scrittura di annullamento.
Ti invitiamo a consultare l'articolo Raggruppare i pagamenti per maggiori spiegazioni.
Una volta raggruppate le due scritture:
- Vengono visualizzate nel dettaglio della scrittura da annullare (1 uscita e 1 entrata dello stesso importo);
- L'importo residuo da pagare sarà pari a 0 €;
- Non saranno più elencate nella pagina di monitoraggio dei debiti/crediti.
Per approfondire
Ti consigliamo la lettura dei seguenti articoli collegati ai temi trattati sopra:
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