Effettuare una registrazione contabile avanzata

Questa funzionalità è disponibile solo in: France, United States.

Il software semplifica il lavoro di registrazione per numerose scritture. È il caso, ad esempio, delle scritture di spesa o di entrata, delle scritture di rimborso, di trasferimenti tra conti bancari, versamenti e prelievi di contanti, distinte di assegni, e molte altre.

Tuttavia, alcune scritture non possono essere registrate in questo modo, perché troppo complesse o troppo specifiche. La registrazione avanzata vi permette quindi di creare queste scritture.

Questo articolo tratta i seguenti punti:

• Funzionamento della registrazione avanzata
• Registrare una scrittura in modalità avanzata
• Casi particolari di registrazione avanzata

L'utilizzo della registrazione avanzata corrisponde al funzionamento dei software contabili classici e richiede una conoscenza contabile avanzata. Prima di utilizzarla, verificate che la scrittura sia corretta dal punto di vista contabile.

Funzionamento della registrazione avanzata

Principio

Questo modulo è adatto quando dovete movimentare più categorie della stessa classe oppure scegliere liberamente la categoria da movimentare e questa non è disponibile nella registrazione classica.

Casi interessati

I principali casi interessati dalla registrazione avanzata sono:

• La registrazione degli stipendi;
• Gli storni che non vengono generati automaticamente;
• Le registrazioni correttive, che permettono di regolarizzare un errore relativo a un esercizio chiuso.

Consultate questo articolo per maggiori informazioni sulla registrazione di una scrittura di stipendio.

Limiti tecnici

• La registrazione avanzata non dovrebbe essere utilizzata per registrare un pagamento che salda una scrittura inserita tramite il modulo spesa/entrata. Ciò rischia di generare incoerenze nei saldi di apertura creati alla chiusura;

Per facilitare l'utilizzo del software, è stato recentemente introdotto un nuovo sistema che permette di identificare automaticamente le scritture appartenenti a categorie note (spese, entrate, pagamenti...), in modo da poterle visualizzare nella pagina debiti/crediti.

• Le altre scritture registrate in modalità avanzata non appariranno nella pagina debiti/crediti e manterranno il formato specifico delle registrazioni avanzate.

Registrare una scrittura in modalità avanzata

Effettuare la registrazione

Per inserire una scrittura di tipo registrazione avanzata, andate nel modulo Contabilità > Registrazione > Registrazione avanzata.

Arrivate quindi su questa pagina:

Potete registrare uno o più documenti contabili composti da più righe. Ogni riga è composta dai campi:

• Descrizione
• Conto (contabile)
• Dare / Avere.

Per ogni documento contabile, i totali in dare e in avere devono essere uguali. Questa necessità di equilibrio nella registrazione deriva da un meccanismo fondamentale: la contabilità in partita doppia.

È un principio di base della contabilità. Per ogni operazione, la scrittura contabile deve essere in equilibrio: il totale della colonna dare deve essere uguale al totale della colonna avere.

Registrare un gruppo di scritture legate a un terzo

Quando registrate una scrittura che movimenta un conto di terzi (401 - Fornitori; 411 - Clienti; oppure 467 - Contatti), occorre registrare l'intero gruppo di scritture, ovvero l'impegno e il pagamento, come nel caso di una registrazione semplice. Se registrate solo la scrittura di impegno o solo quella di pagamento, il vostro conto di terzi non sarà in equilibrio e ciò genererà un saldo di apertura alla chiusura dell'esercizio.

Facciamo un esempio: utilizzate la registrazione avanzata per indicare di aver ricevuto un pagamento da parte di un membro (conto 467) per la partecipazione a un evento, con impatto sul vostro conto bancario (conto 512).

Questa registrazione corrisponde alla scrittura di pagamento. Tuttavia, se nessuna scrittura di impegno è stata creata in precedenza, il vostro conto di terzi 467 sarà squilibrato perché la scrittura in avere non sarà compensata da una scrittura in dare.

Potete aggiungere questa scrittura di impegno durante la registrazione, cliccando su "+ Nuovo documento", oppure in un secondo momento. Indicate lo stesso importo in dare e in avere per il conto 467 per equilibrare il conto, poi salvate.

Codice giornale utilizzato

Il codice giornale viene dedotto automaticamente dal software in base alla categoria registrata.

Se registrate la categoria 512 (banca), il codice sarà BQ1 per il conto 512001, BQ2 per il conto 512002, ecc.

Le principali regole di attribuzione del codice giornale sono:

• Vendita: se viene rilevata una scrittura di entrata;
• Acquisto: se viene rilevata una scrittura di spesa;
• Banca: se viene rilevata una scrittura legata a un conto bancario;
• Operazioni Diverse: casi che non rientrano negli altri giornali (in particolare 511200).

Per maggiori informazioni sui tipi di giornali e sul loro funzionamento, consultate questo articolo.

Se uno stesso documento contiene categorie appartenenti a giornali differenti, allora:

• Il codice BQ verrà applicato in via prioritaria se viene utilizzato un conto di tipo 512;
• In assenza di un conto 512 e in presenza di un conto 531, si applica il codice CA;
• Senza 512 né 531, il codice dipende dalla presenza di conti di classe:
  • 6 → Giornale AC
  • 7 → Giornale VT
  • 89 → Giornale AN
  • 86/87 → Giornale CVN
    Se vengono utilizzate più di queste categorie, prevale il codice della categoria in fondo all'elenco;
• Infine, se non viene utilizzata alcuna categoria 512/531/6/7/89/86/87, il codice sarà OD (per Operazioni Diverse).

È quindi possibile forzare l'applicazione di un codice giornale (AC/VT/AN/CVN) inserendo la categoria dello stesso tipo in fondo all'elenco al momento della registrazione del documento.

Inserire un numero personalizzato

Quando una registrazione contabile viene salvata, il software genera automaticamente un identificativo univoco associato. Esso permette di ritrovare ogni registrazione.

Tuttavia, se utilizzate un altro sistema di identificazione al di fuori del software, la funzionalità "Numero personalizzato" vi permette di inserire i vostri identificativi per ogni registrazione contabile, così da ritrovarli e farli corrispondere più facilmente.

Per attivare questa opzione, andate in Impostazioni > Contabilità, poi nella sezione Impostazioni avanzate.

Spuntate "Numeri personalizzati dei documenti contabili" (pulsante a fine riga).

Tornate quindi nel modulo di registrazione avanzata. Il campo per inserire un numero personalizzato si trova sotto il campo Data.

Questo numero è visibile nei seguenti documenti contabili (anche in fase di esportazione dei documenti): Spese-Entrate, Giornale, Libro Mastro.

Potete aggiungere o modificare un numero in un secondo momento tramite la modifica di una scrittura.

Casi particolari di registrazione avanzata

Scrittura ricorrente

Se effettuate o ricevete pagamenti regolari (prestiti bancari, stipendi, contributi, ecc.), potrete duplicare la scrittura del mese precedente e poi modificare la data e l'importo se necessario.

Registrazioni correttive

Utilità

Se vi accorgete di un errore di registrazione nella vostra contabilità, ma l'esercizio è chiuso, potete inserire una scrittura correttiva per regolarizzare questa differenza. Se ciò vi sembra complesso, vi consigliamo vivamente di consultare un commercialista.

Potete anche annullare la chiusura, ma ciò comporta rischi di cancellazione di scritture.

La registrazione correttiva si effettua generalmente all'inizio dell'esercizio successivo. Una volta registrata, permetterà di correggere lo scarto mantenendo traccia di questa regolarizzazione.

Conto 890000

La registrazione sul conto 890000 è bloccata per evitare incoerenze e il rischio di squilibrare il bilancio.

Per correggere un debito/credito dell'anno precedente non più valido, utilizzate i conti di proventi e oneri straordinari. Questa registrazione può essere effettuata dal modulo Spesa/Entrata e/o tramite la registrazione di una nota di credito.

Se avete dubbi sulla categoria da utilizzare, consultate un commercialista. Non esitate però a contattarci se la vostra domanda riguarda la funzionalità da utilizzare per registrare/correggere la situazione.