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La maggior parte delle scritture da registrare su AssoConnect è semplice: spese, entrate, versamenti di contanti in banca, bonifici tra i vostri conti, ecc.
Ma possono verificarsi anche imprevisti o cambiamenti di situazione. Immaginiamo che uno dei vostri membri non desideri più partecipare a un'attività che ha già pagato. Potete decidere di rimborsarlo oppure di emettere una nota di credito che potrà utilizzare in deduzione di un prossimo acquisto presso la vostra associazione. Vediamo come:
- Definizione dei termini "nota di credito" e "rimborso"
- Come registrare un rimborso in contabilità?
- Come registrare una nota di credito in contabilità?
I casi particolari non sono trattati in questo articolo. Per saperne di più, consultate il nostro articolo dedicato: Registrare una nota di credito o un rimborso: i casi particolari
Definizione dei termini "nota di credito" e "rimborso"
Che cos'è una nota di credito?
Una nota di credito è un'operazione che ha lo scopo di correggere o annullare una fattura già emessa.
È obbligatoria per rispettare gli obblighi contabili. In contabilità, infatti, è vietato eliminare o alterare i documenti. In caso di errore non è quindi possibile modificare semplicemente la prima fattura: bisogna annullarla con una nota di credito.
Nota: trovate maggiori informazioni sull'emissione delle fatture su AssoConnect qui.
La nota di credito può essere utilizzata in diverse situazioni.
Esempi:
- In caso di errore sulla fattura: avete inviato una fattura contenente un errore a uno dei vostri membri. È indispensabile emettere una nota di credito per contabilizzare la differenza di importo, o per riportare le informazioni corrette.
- Es.: se avete fatturato 550 euro di merce invece di 500 euro. La nota di credito indicherà i 50 euro percepiti in eccesso.
- In caso di gesto commerciale: può essere utile concedere una riduzione a un cliente o a un membro (per fidelizzarlo o per compensare un vostro errore). Se la fattura è già stata inviata senza questo sconto, dovete emettere una nota di credito affinché lo sconto sia registrato contabilmente.
La registrazione di una nota di credito avviene a condizioni precise: in caso di dubbio, rivolgetevi a un commercialista che saprà consigliarvi. Potete anche porre la vostra domanda su openasso.org, piattaforma collaborativa che riunisce esperti e responsabili associativi.
Che cos'è un rimborso?
Il principio del rimborso è simile a quello della nota di credito, con la differenza che sarà necessario registrare il pagamento in uscita, che si tratti di un rimborso totale o parziale.
Esempio: un membro ha acquistato un biglietto per il vostro evento tramite la vostra biglietteria, ma alla fine non può partecipare per un motivo urgente e chiede il rimborso del pagamento effettuato. Voi accettate.
Questa operazione deve essere registrata contabilmente.
Come registrare contabilmente un rimborso su AssoConnect?
Facciamo un esempio: Xavier ha aderito alla vostra associazione, ma desidera recedere. Ha già effettuato il pagamento integrale della quota di adesione di 50 euro e chiede di essere rimborsato. Voi, da parte vostra, avete già registrato manualmente la sua adesione in contabilità. Come procedere?
Per rimborsare questa adesione di 50 € precedentemente registrata in contabilità:
- Andate nella pagina Contabilità > Registrazione;
- Nel menu a tendina in fondo alla pagina, selezionate "Registrare un rimborso/nota di credito";
Arrivate su una pagina di registrazione di una spesa. Potete accedervi anche direttamente da Contabilità > Registrazione > Registrare una nuova spesa.
- Cliccate sull'elenco a tendina nel campo Conto e scegliete Rimborso/nota di credito;
- Compare quindi un nuovo campo qui sotto che vi permette di selezionare la categoria a cui si riferisce la vostra nota di credito o il vostro rimborso.
Per mantenere una certa coerenza contabile, è importante scegliere la stessa categoria contabile utilizzata al momento della registrazione dell'entrata, ossia un conto di classe 2 o 7.
Si tratta di un rimborso, quindi è necessario inserire le informazioni relative al pagamento:
- l'importo del rimborso;
- il metodo di pagamento utilizzato;
- il conto bancario o la cassa.
Una volta inserite queste informazioni, cliccate sul pulsante Salva. Il software genera così una scrittura di rimborso nella vostra contabilità.
Come registrare una nota di credito (senza rimborso) in AssoConnect?
Facciamo un nuovo esempio: Charlie ha pagato la sua quota di partecipazione (20 euro) a un evento organizzato dalla vostra associazione.
Qualche giorno prima dell'evento, Charlie vi comunica che alla fine non potrà venire. Non desidera essere rimborsato, ma chiede di utilizzare l'importo della sua partecipazione come pagamento per una prossima transazione.
Bisogna quindi registrare una nota di credito che annulla un'entrata. Il principio è identico, con la differenza che non verrà registrato alcun pagamento.
Il percorso è lo stesso di prima:
- andate nella pagina Contabilità > Registrazione;
- Nel menu a tendina in fondo alla pagina, selezionate "Registrare un rimborso/nota di credito":
Arrivate su una pagina di registrazione di una spesa. Potete accedervi anche direttamente da Contabilità > Registrazione > Registrare una nuova spesa.
- Cliccate sull'elenco a tendina nel campo Conto e scegliete Rimborso/nota di credito;
- Compilate i vari campi nella parte alta della pagina, ma non il Metodo di pagamento;
- Spuntate l'opzione Pagamento successivo ed eliminate il campo relativo al pagamento, poi salvate.
Se l'opzione Pagamento successivo non compare nella vostra interfaccia, probabilmente avete disattivato la contabilità per competenza. In questo caso è sufficiente attivarla da Impostazioni > Contabilità. Vedere l'articolo dedicato.
La scrittura verrà aggiunta all'elenco dei debiti e dei crediti nella pagina Contabilità > Registrazione > Monitorare debiti e crediti.
Se necessario, potrete raggrupparla con una scrittura in deduzione di una prossima transazione legata a Charlie.
Esistono alcuni casi particolari di rimborso o di nota di credito. Consultate il nostro articolo dedicato: Registrare una nota di credito o un rimborso: i casi particolari
Per approfondire:
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