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Puoi registrare scritture di spesa ed entrata tramite la nostra interfaccia di inserimento semplificata, che ti guida passo dopo passo per evitare ogni rischio di incoerenza contabile. Questo articolo tratta i punti seguenti:
- Registrare un'operazione di spesa / entrata
- Aggiungere altre informazioni alla scrittura
- Casi particolari di registrazione
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Registrare un'operazione di spesa / entrata
Accedere all'interfaccia di inserimento
Vai alla pagina Contabilità > Inserimento > Inserisci una nuova spesa (o entrata). Arriverai su una pagina con un modulo contenente diverse informazioni da compilare.
Il principio è il seguente: conosci le informazioni relative all'operazione e ti basta inserirle affinché il software generi la scrittura.
Informazioni di base da inserire
Le informazioni che permettono di generare la scrittura sono:
- La data dell'operazione (1): data di registrazione della scrittura, che verrà collegata al periodo contabile interessato. Puoi inserire scritture in un esercizio finché non è chiuso;
- La descrizione (2): cioè il nome dato alla tua scrittura, che permette di descriverla;
- Il conto (o categoria) contabile (3) : la categoria associata alla scrittura, che dipende dalla sua natura.
- L'importo (4) : l'importo totale dell'entrata (o della spesa).
Le categorie proposte sono di classe 7 per le entrate e di classe 6 (e 2) per le spese. Ora puoi indicare più categorie (dello stesso tipo) durante l'inserimento, cliccando sul pulsante Nuova voce. Se il tuo inserimento è più complesso, puoi utilizzare l'inserimento contabile avanzato.
- La modalità di pagamento (5) : determina la categoria di classe 5 collegata alla scrittura: 512 per un pagamento che arriva direttamente in banca, 511200 per un assegno, 531 per i contanti;
- il conto collegato (6) : il software deve conoscere il conto bancario collegato per generare le scritture. Può trattarsi del conto in banca (per i pagamenti bancari di tipo carta, bonifico, ecc.) o del conto cassa (per i contanti).
Comprendere la scrittura generata
Una volta creata, puoi ritrovare la scrittura tramite il modulo Contabilità > Ricerca, filtrando per data, importo o ancora per la categoria contabile utilizzata. Troverai quattro righe, che si possono riassumere in due gruppi:
- Uno per l'impegno (1), l'importo che un terzo si è impegnato a versare in contropartita della vendita;
- Uno per il pagamento (2), che può essere saldato totalmente o meno al momento della vendita.
Cliccando sull'icona di dettaglio (occhio), accedi al gruppo dei tuoi documenti contabili. Questo permette inoltre di modificare le informazioni inserite.
La scrittura di impegno (entrata in questo esempio) impatta:
- Il conto di classe 7 scelto, perché viene registrato un fatturato;
- Un conto di classe 4, a seconda del tipo di terzo, che traduce il suo impegno a pagare l'importo.
La scrittura di pagamento (se il pagamento è già indicato) riguarda le categorie seguenti:
- Lo stesso conto di classe 4 per indicare che l'impegno è totalmente/parzialmente saldato.
- Un conto di classe 5 corrispondente al mezzo di pagamento (assegno, carta, contanti, ecc.).
Aggiungere altre informazioni alla scrittura
Puoi aggiungere altre informazioni facoltative per collegare più elementi alla scrittura.
Aggiungere una fattura
Puoi allegare una fattura se necessario. Questo permette di conservare una traccia digitale della fattura (un buon modo per identificare rapidamente l'origine della spesa o dell'entrata).
Lo spazio per allegare la fattura si trova in alto nella pagina, accanto ai campi "Data dell'operazione" e "Descrizione". Trascina un documento dal tuo computer all'interno del riquadro, oppure clicca su "Scegli un file" per sfogliare i documenti salvati sul tuo computer.
Non è obbligatorio allegare questo documento al momento dell'inserimento. Tuttavia, puoi rendere obbligatoria l'aggiunta della fattura per evitare dimenticanze (da parte tua o degli altri amministratori)! Per farlo, vai in Impostazioni > Contabilità e attiva "Fatture obbligatorie" (nelle Impostazioni avanzate).
Collegare la scrittura a una persona
Consiste nel collegare un terzo alla scrittura, il che permette:
- Di filtrare le scritture per membro su numerose pagine, tra cui il modulo di ricerca;
- Di avere una lettura per sottoconto di terzi nel Libro Mastro utenti.
Per impostazione predefinita, vengono proposte solo le persone della community. Puoi collegare una scrittura a un cliente o a un fornitore se la contabilità ausiliaria è attivata da Impostazioni > Contabilità. Per collegare una scrittura a una persona, occorre averla aggiunta alla tua Community.
Indicare un numero personalizzato
Quando una registrazione contabile viene salvata, il software genera automaticamente un identificativo unico associato. Permette di ritrovare ogni registrazione.
Tuttavia, se utilizzi un altro sistema di identificazione al di fuori del software, la funzionalità "Numero personalizzato" ti permette di indicare i tuoi identificativi per ogni registrazione contabile, in modo da ritrovarli e farli corrispondere più facilmente.
Per attivare questa opzione, vai in Impostazioni > Contabilità, poi nella sezione Impostazioni avanzate.
Seleziona "Numeri personalizzati dei documenti contabili" (pulsante a fine riga).
Torna poi nel modulo di inserimento. Il campo per indicare un numero personalizzato si trova sotto la descrizione. Non è obbligatorio compilare questa informazione durante l'inserimento.
Questo numero è visibile nei seguenti documenti contabili (anche in fase di esportazione dei documenti): Spese-Entrate, Giornale, Libro Mastro.
Puoi aggiungere o modificare un numero in un secondo momento tramite la modifica di una scrittura.
Aggiungere una nota
Durante il tuo lavoro di inserimento, è possibile che tu voglia aggiungere per una o per l'insieme delle scritture registrate delle informazioni su di esse. Per inserire queste informazioni, puoi utilizzare il campo Note libere.
Casi particolari di registrazione
Pagamento successivo
Se la scrittura è saldata solo parzialmente o non è affatto saldata al momento della vendita, puoi indicare un pagamento successivo. È possibile registrare in anticipo uno o più pagamenti che avranno luogo in una data successiva.
Quando un'entrata o una spesa non è saldata per intero, dà luogo a un debito o a un credito, che si gestiscono dalla pagina di monitoraggio dei debiti/crediti.
Aggiunta dell'IVA
Se la tua associazione è soggetta a IVA, puoi indicarla. Devi prima attivarla nelle tue Impostazioni > Contabilità affinché l'opzione ti venga proposta durante l'inserimento. Diverse aliquote correnti sono pre-impostate:
Per maggiori informazioni, consulta il nostro articolo dedicato: L'IVA su AssoConnect
Pagamento di un acconto
Non è possibile registrare nel software un pagamento anteriore a un'entrata/spesa. Occorre quindi creare una scrittura di impegno alla data dell'acconto. Puoi dunque registrare:
- Una scrittura di spesa/entrata (e il pagamento associato) al versamento dell'acconto;
- Una seconda scrittura di impegno alla data del pagamento del saldo restante.
La seconda scrittura di spesa/entrata potrà essere raggruppata con quella registrata per l'acconto. Occorrerà allora raggruppare le scritture prima di registrare i pagamenti.
Potrai così spuntare le scritture alle date dei tuoi flussi di cassa nella tua riconciliazione.
Addebito ricorrente/rateizzato
Se un pagamento è ricorrente, puoi optare per la modalità di pagamento "Addebito in più rate" definendo, oltre al conto in banca:
- Il numero di addebiti previsti;
- La loro frequenza (ogni X mesi).
Questo creerà una sola scrittura di impegno e lo stesso numero di scritture di pagamento indicato nel campo numero di addebiti.
Potrai ritrovare le scadenze degli addebiti nei tuoi debiti e crediti. Per indicare il pagamento di queste scadenze come effettuato:
- vai in Inserimento > Monitora i tuoi debiti e crediti (ad esempio);
- clicca sull'icona a forma di occhio (Dettaglio) della scrittura interessata;
- sulla scrittura di pagamento della scadenza saldata, clicca su Modifica;
- deseleziona "Pagamento successivo" (1) e indica il conto in banca interessato (2);
- salva (3).
Il pagamento sarà quindi indicato come effettuato. Fai lo stesso a ogni pagamento.
Per approfondire:
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