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La chiusura contabile consiste nel "chiudere" un esercizio contabile. Essa congela i conti, genera i documenti finanziari (es.: stato patrimoniale, conto economico) e apre un nuovo esercizio. Permette quindi di presentare i conti in assemblea generale o a terzi (commercialista, enti pubblici, ecc.).
Su AssoConnect la chiusura contabile è semplificata. Affinché si svolga al meglio, sono necessarie alcune verifiche. In questo articolo vedremo:
Preparare la chiusura
Anche se la chiusura avviene a fine esercizio, è meglio prepararla in anticipo per semplificarsi il lavoro al momento opportuno.
Durante tutto l'anno
Se la contabilità non viene tenuta regolarmente, la chiusura contabile rischia di richiedervi molto tempo.
Vi consigliamo di effettuare queste operazioni almeno una volta al mese:
- Registrare le operazioni contabili (anche 1 volta a settimana, a seconda del volume);
- Effettuare la riconciliazione bancaria;
- Sollecitare i crediti scaduti;
- Monitorare la liquidità: calcolare la liquidità netta;
- Rimborsare le spese dei volontari.
Prerequisiti per la chiusura
Per poter chiudere, lo stato dell'esercizio deve essere in chiusura, ovvero:
- La data di fine deve essere passata;
- L'esercizio precedente deve essere chiuso.
Potete lavorare su più esercizi contemporaneamente, indipendentemente dal fatto che il loro stato sia "aperto" o "in chiusura". La chiusura si effettua un esercizio dopo l'altro, iniziando dal più vecchio.
Le verifiche da effettuare prima di avviare la chiusura contabile
Prima di chiudere un esercizio contabile, è consuetudine effettuare alcune verifiche affinché i documenti presentati in seguito siano il più possibile aderenti alla realtà.
Questa procedura mira ad assicurarsi che la contabilità sia in ordine.
La "checklist" che proponiamo vi guida sui punti di controllo che è consigliabile effettuare.
- Verificare il recupero dello storico, se si tratta del vostro primo esercizio sul software;
- Verificare l'esattezza dei vostri conti di liquidità:
- Effettuare la riconciliazione bancaria per verificare i movimenti bancari e individuare eventuali dimenticanze o duplicati;
- Verificare che l'importo teorico del vostro conto cassa corrisponda alla realtà delle vostre casse. La vostra cassa non deve essere negativa: non è normale avere più uscite che entrate. Potete consultare le buone pratiche di gestione della cassa per aiutarvi;
- Validare il conto online grazie al bilancio di verifica che generiamo automaticamente.
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Costi e ricavi: iniziate confrontando i saldi tra l'anno N e l'anno N-1. Questo vi permetterà di individuare gli elementi anomali o eccezionali e di effettuare le rettifiche grazie alle vostre opzioni avanzate:
- Risconti attivi/passivi
- Accantonamenti
- Fatture da ricevere
- Rimanenze
Da notare: Questi controlli sono facoltativi, servono a guidarvi. L'unico controllo bloccante è quello della cassa negativa: in questo caso blocchiamo il passaggio alla fase successiva, perché non è realistico che una cassa fisica possa dare diritto a uno scoperto 🙂
Buona chiusura contabile!
Per approfondire
Consigliamo i seguenti articoli per comprendere meglio il funzionamento della chiusura:
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