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Ogni anno aprite la vostra campagna di adesioni prima dell'inizio dell'anno sociale e quindi anche prima dell'apertura del vostro esercizio contabile. Desiderate imputare queste adesioni raccolte in anticipo all'esercizio successivo. Questo articolo vi spiega come fare.
Contesto: adesioni raccolte in anticipo
Consideriamo un esercizio contabile che va dal 1° settembre al 31 agosto dell'anno successivo.
Aprite una campagna di pre-adesioni a giugno, per anticipare la ripresa di settembre. Tuttavia, desiderate che queste adesioni siano registrate sull'esercizio che inizia il 1° settembre.
Registrare le pre-adesioni come risconti passivi
Queste pre-adesioni sono considerate in contabilità come risconti passivi (ricavi anticipati).
Per saperne di più sulla definizione e sulle tipologie di risconti passivi e attivi, consultate questo articolo: Registrare risconti attivi/passivi
Avete due possibilità per registrarle, a seconda del numero di pre-adesioni da gestire.
Aggiunta manuale di aderenti
Se avete una sola o poche pre-adesioni da gestire, la soluzione più semplice è passare dalle transazioni stesse.
Ricordate di attivare preventivamente i risconti attivi/passivi in Impostazioni > Contabilità. Scorrete la pagina e attivate la possibilità di registrare i risconti attivi e passivi.
Al momento della registrazione dell'adesione (tramite il modulo di adesione), spuntate la casella "Quota di risconto passivo" e indicate il metodo di pagamento utilizzato prima di salvare.
Ricordate inoltre di collegare la transazione a un contatto (appena creato o già presente nella vostra community) per ritrovare l'adesione, in particolare sulla sua scheda profilo. È sufficiente digitare le prime lettere del suo nome.
Avete dimenticato di spuntare la casella al momento della registrazione dell'adesione? Nessun problema! Potete modificare questa informazione in un secondo momento.
Per farlo, andate sulla transazione e cliccate su "Vedi la scrittura in contabilità" o "Vedi il dettaglio dei pagamenti".
Sulla scrittura di impegno (la prima), cliccate su Modifica e poi spuntate "Risconto passivo". Indicate l'importo prima di salvare.
Numero elevato di pre-adesioni (>100)
Se avete moltissime adesioni raccolte in anticipo, prima dell'apertura del nuovo esercizio contabile, è più opportuno passare da una registrazione contabile avanzata, al termine della vostra campagna di iscrizione e prima di chiudere l'esercizio contabile.
Consideriamo ad esempio che abbiate 1000 scritture di adesione da 10 euro, raccolte tra il 30 giugno e il 31 agosto, da registrare. Il vostro esercizio contabile si chiude il 31 agosto e il successivo si apre il 1° settembre. Le 1000 scritture di adesione da 10 € (ossia 10.000 €) devono quindi essere registrate come risconti passivi per l'esercizio che si apre il 1° settembre.
Andate in Contabilità > Registrazione > Registrazione avanzata e inserite le due scritture seguenti (cliccate su +Nuovo documento per inserire il secondo gruppo di scritture):
- Data dell'ultimo giorno dell'esercizio
- Dare: conto 756 - Adesione = 10.000 €
- Avere: conto 487 - Risconto passivo = 10.000 €
- Data del primo giorno dell'esercizio successivo
- Dare: conto 487 - Risconto passivo = 10.000 €
- Avere: conto 756 - Adesione = 10.000 €
Si otterrebbe una registrazione di questo tipo:
Cliccate su Salva.
Queste scritture saranno poi visibili nei conti 487 e 756 indicati (per ritrovarle potete passare da Contabilità > Documenti > Libro giornale generale oppure da Contabilità > Documenti > Giornale > Tipo di giornale: Operazioni diverse).
Per approfondire:
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