Over te dragen kosten/opbrengsten boeken

Deze functie is alleen beschikbaar in de volgende landen: Frankrijk, Verenigde Staten.

Dit artikel behandelt de volgende punten:

1. Wat is een over te dragen opbrengst (PCA)?
2. Wat is een over te dragen kost (CCA)?
3. Moet u ze al dan niet registreren?
4. Waar activeert u de optie in de software?
5. Automatische en manuele aanmaak van de boekingen
6. Een PCA / CCA achteraf wijzigen
7. De boekhoudkundige afsluiting

Wat is een over te dragen opbrengst (PCA)?

Beschouw N als het lopende boekjaar en N+1 als het volgende boekjaar.

Een over te dragen opbrengst (PCA) is een opbrengst die in boekjaar N wordt geboekt, maar die betrekking heeft op N+1.

Voorbeeld

Boekjaar n: 01/01/2022 – 31/12/2022 en boekjaar n+1: 01/01/2023 – 31/12/2023

Barack betaalt zijn lidmaatschap van 120 €, geldig gedurende 1 jaar vanaf 01/09/2022. Hij betaalt zijn lidmaatschap dus als volgt:

• 4 maanden (van september tot december 2022) hebben betrekking op boekjaar N: 40 €;
• 8 maanden (van januari tot augustus 2023) hebben betrekking op N+1: 80 €.

U kunt dus een over te dragen opbrengst (PCA) van 80 € boeken.

Meer weten over het boeken van vooraf betaalde lidmaatschappen als PCA? Lees ons artikel hierover: Transacties boekhoudkundig op het volgende boekjaar registreren

Gevolg

Wanneer u een PCA boekt, registreert u een opbrengst van 40 € op boekjaar N en 80 € op N+1.

Had u dat niet gedaan, dan zou u een opbrengst van 120 € op boekjaar N en 0 € op N+1 hebben gehad.

Vanuit boekhoudkundig oogpunt

We gaan hier niet in op de boekhoudkundige details. Voor meer informatie kunt u de zeer duidelijke uitleg op de website Compta Facile raadplegen: http://www.compta-facile.com/produits-constates-d-avance-comptabilisation/

Dit is de logica:

1. U boekt een opbrengst van 120 € op de datum van verbintenis;
2. U boekt bij de afsluiting van N een boeking van 80 € die de opbrengst gedeeltelijk tegenboekt;
3. U boekt bij de opening van N+1 een omgekeerde boeking van 80 €.

Voorbeelden van over te dragen opbrengsten

• Een subsidie die u vooraf ontvangt;
• Een lidmaatschap dat over meerdere boekjaren loopt (klik hier voor meer informatie);
• Een deelnamebijdrage die eind het jaar wordt ontvangen voor een evenement dat het jaar erop plaatsvindt.

De betaling staat er volledig los van: u kunt een PCA ingeven met een betaling op boekjaar N of op boekjaar N+1.

Wat is een over te dragen kost (CCA)?

Een over te dragen kost (CCA) is een kost die in boekjaar N wordt geboekt, maar die betrekking heeft op N+1.

De logica is precies dezelfde als bij een over te dragen opbrengst.

Voorbeelden van over te dragen kosten

• Kosten die eind het jaar worden gemaakt voor een evenement dat het jaar erop plaatsvindt;
• Een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid (BA) die in de loop van het jaar wordt afgesloten: een deel heeft betrekking op het volgende boekjaar;
• Boekhoudkundige erelonen die betrekking hebben op meerdere boekjaren.

Moet u PCA's/CCA's al dan niet boeken?

Het is aan u om te oordelen of dit relevant is of niet.

Over het algemeen maken kleine verenigingen zich niet druk om deze complexiteit. Als u deze boekingen echt wilt registreren maar het concept niet begrijpt, raden we u aan contact op te nemen met een accountant.

Ons advies: begin niet aan iets wat u niet goed beheerst.

Waar activeert u de optie in de software?

Om de optie te activeren gaat u naar Instellingen > Boekhouding.

Scrol naar beneden op de pagina en activeer de mogelijkheid om over te dragen opbrengsten en kosten te boeken.

Automatische en manuele aanmaak van de boekingen

Geval 1: Automatische aanmaak van over te dragen opbrengsten op lidmaatschappen en evenementen

U kunt de aanmaak van de over te dragen opbrengsten van uw lidmaatschappen en evenementen aan de software overlaten door de optie te activeren in uw boekhoudinstellingen

(Instellingen > Boekhouding > PCA / CCA > Automatisering van de PCA's)

Meer weten over automatische PCA's? Lees dit artikel: De automatisering van over te dragen opbrengsten activeren en gebruiken

Geval 2: Een over te dragen kost of opbrengst manueel boeken

Om manueel een CCA of een PCA te boeken bij de invoer:

• Ga naar de invoerpagina van een uitgave (bij een over te dragen kost) of van een inkomst (bij een over te dragen opbrengst) via Boekhouding > Invoer;
• Vink op het invoerscherm het vakje Over te dragen kost / opbrengst aan om het over te dragen deel in te vullen in het veld dat verschijnt.
  
  
• Als u de boeking achteraf bekijkt, ziet u een pagina zoals deze:
  Er zijn meerdere boekingen aangemaakt: één op het lopende boekjaar en één op het volgende boekjaar.

Een PCA / CCA achteraf wijzigen

Om het over te dragen deel van de opbrengsten te wijzigen zijn er twee mogelijkheden:

1. Op de pagina Beheer van de PCA's (Invoer > Beheer van de PCA's) vindt u alle PCA's terug die in uw boekhouding geregistreerd zijn.

U klikt gewoon op het bewerkingspictogram om het percentage of het bedrag van het over te dragen deel te wijzigen en slaat op om uw boeking bij te werken.

Let op: voorlopig is deze optie enkel beschikbaar voor over te dragen opbrengsten. De over te dragen kosten worden later toegevoegd.

2. Ga naar het detail van de boeking via de zoekfunctie of het dagboek.

1. Klik op de knop Bewerken van het hoofdstuk (bovenaan de pagina).
   
2. Ga naar de optie Over te dragen kost / opbrengst, vul het nieuwe bedrag in en klik op Opslaan. Uw wijzigingen zijn met succes doorgevoerd.

De boekhoudkundige afsluiting

Voordat u uw boekhoudkundige afsluiting start, kunt u de PCA- en CCA-boekingen wijzigen/valideren. Hier ziet u een voorbeeld van een validatietabel:

Om andere PCA's en CCA's toe te voegen, gaat u gewoon naar de betreffende boeking (bijvoorbeeld via de zoekfunctie of het dagboek), bewerkt u ze en kiest u de optie Over te dragen zoals uitgelegd in de vorige paragraaf.

Om verder te gaan:

• Transacties boekhoudkundig op het volgende boekjaar registreren