Transacties boekhoudkundig op het volgende boekjaar registreren

Deze functie is alleen beschikbaar in de volgende landen: Frankrijk, Verenigde Staten.

Elk jaar opent u uw ledencampagne vóór de start van het nieuwe seizoen en dus ook vóór de opening van uw boekjaar. U wilt deze vooraf afgesloten lidmaatschappen koppelen aan het volgende boekjaar. Dit artikel legt uit hoe u dat doet.

• Context: vooraf afgesloten lidmaatschappen
• Pre-lidmaatschappen registreren als over te dragen opbrengsten

Context: vooraf afgesloten lidmaatschappen

Laten we uitgaan van een boekjaar dat loopt van 1 september tot 31 augustus van het volgende jaar.

U opent in juni een campagne voor pre-lidmaatschappen, om alvast te anticiperen op de start in september. U wilt echter dat deze lidmaatschappen geregistreerd worden op het boekjaar dat op 1 september begint.

Pre-lidmaatschappen registreren als over te dragen opbrengsten

Deze pre-lidmaatschappen worden in de boekhouding beschouwd als over te dragen opbrengsten (PCA).

Meer weten over de definitie en de soorten over te dragen opbrengsten of kosten (PCA/CCA)? Lees dit artikel: Over te dragen kosten/opbrengsten registreren

U hebt twee mogelijkheden om ze te registreren, afhankelijk van het aantal pre-lidmaatschappen dat u moet beheren.

Leden handmatig toevoegen

Als u slechts één of enkele pre-lidmaatschappen moet beheren, is het eenvoudigst om via de transacties zelf te werken.

Denk eraan om vooraf de PCA/CCA te activeren in Instellingen > Boekhouding. Scrol naar beneden op de pagina en activeer de mogelijkheid om over te dragen opbrengsten en kosten te registreren.

Vink bij het registreren van het lidmaatschap (via het lidmaatschapsformulier) het vakje "Part constatée d'avance" aan en geef de gebruikte betaalwijze op vóór u opslaat.

Denk er ook aan om de transactie aan een contact te koppelen (een nieuw aangemaakt contact of een contact dat al in uw community staat) om het lidmaatschap onder meer op zijn profielfiche terug te vinden. Daarvoor volstaat het de eerste letters van de naam in te typen.

Bent u vergeten het vakje aan te vinken bij het registreren van het lidmaatschap? Geen paniek! U kunt deze informatie later nog aanpassen.

Ga daarvoor naar de transactie en klik op "Voir l'écriture en comptabilité" of "Voir le détail des paiements".

Klik op de verbintenisboeking (de eerste) op Bewerken en vink vervolgens "Constaté d'avance" aan. Vul het bedrag in en klik daarna op opslaan.

Groot aantal pre-lidmaatschappen (>100)

Als u zeer veel lidmaatschappen vooraf hebt geregistreerd, vóór de opening van het nieuwe boekjaar, is het verstandiger om te werken via een geavanceerde boekhoudkundige invoer, aan het einde van uw inschrijvingscampagne en vóór u uw boekjaar afsluit.

Stel bijvoorbeeld dat u 1000 lidmaatschapsboekingen van 10 euro moet registreren, afgesloten tussen 30 juni en 31 augustus. Uw boekjaar eindigt op 31 augustus en het volgende begint op 1 september. De 1000 lidmaatschapsboekingen van 10 € (dus 10 000 €) moeten dus geregistreerd worden als over te dragen opbrengsten (PCA) voor het boekjaar dat op 1 september begint.

Ga naar Boekhouding > Invoer > Geavanceerde invoer en voer de twee volgende boekingen in (klik op +Nouvelle pièce om de tweede groep boekingen in te vullen):

• Datum van de laatste dag van het boekjaar
  • Debet: rekening 756 - Lidmaatschap = 10 000 €
  • Credit: rekening 487 - Over te dragen opbrengst = 10 000 €
• Datum van de eerste dag van het volgende boekjaar
  • Debet: rekening 487 - Over te dragen opbrengst = 10 000 €
  • Credit: rekening 756 - Lidmaatschap = 10 000 €

Dat geeft een invoer van dit type:

Klik op Opslaan.

Deze boekingen zijn daarna zichtbaar in de ingevulde rekeningen 487 en 756 (u kunt ze terugvinden via Boekhouding > Documenten > Grootboek of via Boekhouding > Documenten > Journaal > Type journaal: Diverse verrichtingen).

Om verder te gaan:

• Over te dragen kosten/opbrengsten registreren
• Informatie over lidmaatschappen