Het Grootboek – Helpcentrum

Deze functie is alleen beschikbaar in de volgende landen: Frankrijk, Verenigde Staten.

Wat is het Grootboek?
Wie heeft er toegang toe?
Hoe raadpleeg je het Grootboek?
De verschillende soorten Grootboek
Hoe exporteer je het Grootboek?
Waarom verschijnen de derden niet in de export?

Wat is het Grootboek?

Het Grootboek is een fundamenteel boekhoudkundig document. Het bevat alle boekingen, gerangschikt per rekening en vervolgens per datum. In tegenstelling tot het Dagboek, dat de boekingen in chronologische volgorde weergeeft, laat het Grootboek je in één oogopslag alle activiteit van een bepaalde rekening zien.

Wie heeft er toegang toe?

De hoofdbeheerders en de beheerders met toegang tot de boekhouding (ook wie enkel leesrechten heeft) kunnen het Grootboek raadplegen via Boekhouding > Documenten.

Let op: afhankelijke geavanceerde groepen waarvan de boekhouding op het hogere niveau geconsolideerd wordt, hebben enkel toegang tot een vereenvoudigde versie van het Grootboek, beperkt tot de rekeningen van klasse 6 en 7.

Hoe raadpleeg je het Grootboek?

Ga naar Boekhouding > Documenten en selecteer daarna het tabblad Grootboek.

Op deze pagina kun je:

Filteren per rekening: geef het nummer of de naam van een rekening in om enkel de daaraan gekoppelde boekingen weer te geven.
Een periode bepalen: beperk de weergave tot een boekjaar of een specifieke datumreeks.
Het type Grootboek kiezen: algemeen, klant, leverancier of contact (zie hieronder).

De boekingen worden weergegeven met, voor elke lijn: de datum, de omschrijving, de betrokken derde, het dagboek, het bedrag in debet, het bedrag in credit en het gecumuleerde saldo.

De verschillende soorten Grootboek

Poplico biedt vier soorten Grootboek aan, die je kiest via de selector bovenaan de pagina Boekhouding > Documenten > Grootboek:

Algemeen Grootboek

Dit bundelt alle rekeningen van je rekeningstelsel. Je kunt filteren op een specifieke rekening of alle rekeningen weergeven.

Grootboek klanten

Dit toont de boekingen van rekening 411 (Klanten). Zo spoor je eenvoudig de niet-geïnde facturen op en volg je elke klant afzonderlijk op.

Grootboek leveranciers

Dit toont de boekingen van rekening 401 (Leveranciers). Zo identificeer je de onbetaalde facturen en volg je elke leverancier afzonderlijk op.

Grootboek contacten

Dit toont de boekingen van rekening 467 (Contacten) en laat je de verrichtingen zien die aan je contacten gekoppeld zijn (leden, schenkers, deelnemers aan evenementen enz.) wanneer die niet via een klanten- of leveranciersrekening lopen. Elke beweging op deze rekening is gekoppeld aan een geïdentificeerd contact in je database.

Meer weten:

Hoe exporteer je het Grootboek?

Zodra je filters ingesteld zijn en de resultaten weergegeven worden, klik je op de pagina Boekhouding > Documenten > Grootboek op het exporticoon (Excel of PDF) bovenaan de pagina.

Afhankelijk van de omvang van je boekhouding start de download onmiddellijk of ontvang je het bestand per e-mail.

Waarom verschijnen de derden niet in de export?

Sinds een recente update worden de derden niet meer weergegeven in de export van het algemeen Grootboek voor rekeningen die geen rekeningen van derden zijn (met andere woorden: de rekeningen buiten klasse 4).

Goed nieuws: de derden blijven zichtbaar in de interface en in de zoekfunctie. Voor je dagelijkse raadpleging verandert er niets.

Waarom deze keuze?

Het rekeningstelsel is ingedeeld in 7 rekeningklassen (8 als je de rekeningen buiten balans meetelt).

Klasse 4 bevat de rekeningen van derden: dat zijn de enige rekeningen waarvoor het koppelen van een derde een echte boekhoudkundige betekenis heeft.

Voor de andere klassen (kosten, opbrengsten, thesaurie enz.) voegt het weergeven van een derde geen boekhoudkundige waarde toe en kan het zelfs foutieve gegevens opleveren wanneer een betaling aan meerdere rekeningen van derden gekoppeld is. De export van het Grootboek moet een betrouwbaar en conform document zijn.

En als ik mijn verrichtingen per derde wil opvolgen?

De derden worden nog steeds weergegeven voor je dagelijkse beheer. Wil je de opvolging via de exports doen, dan heb je verschillende mogelijkheden:

De export van het Grootboek Contacten: gebruik voor alle verrichtingen die aan je contacten gekoppeld zijn (leden, schenkers, deelnemers) dit specifieke Grootboek van rekening 467. Het geeft je een nauwkeurig beeld van de bewegingen per contact.
De export van het hulpgrootboek (klanten of leveranciers): als je de hulpboekhouding geactiveerd hebt, kun je de verrichtingen opvolgen die uitgesplitst zijn per klant (411) of leverancier (401).
De zoekfunctie van Poplico: via Boekhouding > Zoeken kun je eveneens de boekingen bekijken die aan derden gekoppeld zijn en elke verrichting openen om de details ervan te zien.

En voor de Excel-experts:

In de algemene export kun je een kolom en een formule toevoegen om de id van het stuk als gedeelde identificatie te gebruiken.

=XLOOKUP(C2, Contact!$C:$C, Contact!$F:$F, "")

Waarbij C2 = kolom id_piece van de algemene export, en Contact!$C:$C / Contact!$F:$F = de kolommen id_piece en tiers van de export Contacten.

De kolom met de derden wordt zo gereconstrueerd op basis van de id van het stuk.