Transacties en betalingen exporteren – Helpcentrum

Deze functie is alleen beschikbaar in de volgende landen: Frankrijk, Verenigde Staten.

Deze functie geeft een totaaloverzicht van de transacties en de bijbehorende geldstromen. Zo vergemakkelijkt ze uw beheerscontrole doordat u een bestand met transacties en een bestand met betalingen kunt exporteren.

Dit artikel behandelt de volgende punten:

Naar de exportpagina gaan
De export uitvoeren
Overzicht van de gegevens in de export

Naar de exportpagina gaan

U hebt toegang tot de export van betalingen en transacties via de module Exports. Klik vervolgens op Boekhouding > Kiezen.

Pagina Exports van AssoConnect met het menu « Exports » uitgelicht en de knop « Kiezen » van de kaart Boekhouding rood omkaderd.

U hebt dan onder meer de keuze tussen het exporteren van:

de boekingen van de transacties die verband houden met uw formulieren voor lidmaatschap, gift, evenement of met de webshop;
uitsluitend de betalingsboekingen van de transacties.

Pagina « Boekhoudkundige exports » van AssoConnect met de opties FEC, Facturen, Transacties van de formulieren en Ontvangen betalingen, waarbij de laatste twee met rode pijlen worden aangeduid

De export uitvoeren

De export bevat alle transacties en/of alle betalingen die verband houden met formulieren (lidmaatschappen, giften, evenementen, webshop) van uw hoofdplatform en van de afhankelijke geavanceerde groepen. Bij een onafhankelijke geavanceerde groep gebeurt de export via de pagina Exports van de betrokken groep.

Om de export te starten, selecteert u het documenttype van uw keuze door op de bijbehorende knop Exporteren te klikken.

Er opent een zijvenster. Selecteer een datumbereik om de transacties of betalingen van de gewenste periode te exporteren. Klik ten slotte op Exporteren.

Pagina « Boekhoudkundige exports » met het geopende paneel « Export van de transacties », met een veld voor de periode en de knop « Exporteren »

De export wordt binnen maximaal 1 uur verstuurd naar het e-mailadres dat aan uw gebruikersaccount is gekoppeld.

U ontvangt vervolgens een downloadlink in de e-mail, die 30 dagen geldig is.

E-mail van AssoConnect die bevestigt dat een export klaar is, met een gele knop « Mijn export downloaden » en een vermelding dat de link 30 dagen geldig is

Overzicht van de gegevens in de export

De export is in CSV-formaat, dat u kunt openen met Excel. De transacties en betalingen zijn gerangschikt van oudste naar meest recente.

Als u de export gebruikt voor de opvolging van de onlineverkopen, kunt u de export filteren om enkel de transacties/boekingen met deze betaalwijze weer te geven.

Export van de betalingen

In de export vindt u onder meer de volgende informatie terug:

De datum van de betaling en het bedrag ervan;
Het nummer van het boekstuk in de software;
De betaalwijze;
De eventueel gekoppelde cheques/remises;
De eventueel gekoppelde transacties.

Export van de transacties

Door een technische beperking creëert een transactie (€ 50) met twee deelnemers (2x € 25) twee regels (2x € 50). U kunt deze dubbels verwijderen aan de hand van de transactie-ID.

De export van de transacties toont onder meer:

De transactie-ID;
Het gekoppelde formulier/de gekoppelde ticketverkoop;
Het type transactie (Lidmaatschap, Gift, enz.);
De datum;
Het gekoppelde platform (hoofdplatform of geavanceerde groep);
De koper;
Het bedrag;
De eventuele kortingen en kosten;
De betaalwijze;
Het openstaande saldo;
De eventuele terugbetalingstransactie.

Om verder te gaan: