Deze functie is alleen beschikbaar in de volgende landen: Frankrijk, Verenigde Staten.
Als u betalingen per cheque ontvangt, volstaat het niet om de cheque bij uw bank af te geven of op te sturen. U moet die ook boekhoudkundig registreren. Goed nieuws: met Poplico kunt u dat eenvoudig doen.
In dit artikel ontdekt u hoe u:
- Een chequeremise aanmaakt
- Een chequeremise wijzigt
- Een chequeremise verwijdert
- Een cheque terugvindt die niet wordt weergegeven
Het principe van de chequeremise
Als u net een betaling per cheque hebt geregistreerd, bevindt die cheque zich in een tussenstadium:
- Hij staat bij de cheques die op inning wachten in Boekhouding > Invoer > Chequeremise;
- Hij is in de boekhouding gekoppeld aan de rekening 511200 - Cheques in afwachting van inning.
De chequeremise heeft dus een dubbel doel:
- Automatisch een remisestrook genereren om bij de bank af te geven;
- De boeking koppelen aan een rekening 512 (Bank) na de registratie van de remise.
Het is dus belangrijk om de cheques wel degelijk bij de bank te innen, zodat de boeking aan een bankrekening gekoppeld is. Een cheque die niet bij de bank werd geïnd, verschijnt bijvoorbeeld niet in de bankafstemming.
Let op: Als u meerdere chequebetalingen voor eenzelfde ontvangst hebt geregistreerd, verschijnen alleen de cheques die als Ontvangen zijn aangeduid op de pagina Chequeremise, dat wil zeggen de cheques waarvoor het vakje "Betaling ontvangen" werd aangevinkt.
De cheque van 5 euro hieronder verschijnt bijvoorbeeld wel op de pagina Chequeremise.
Een chequeremise aanmaken
U hebt via Invoer > Ontvangst meerdere ontvangsten geregistreerd die per cheque werden betaald en wilt nu uw chequeremise uitvoeren.
Ga naar de pagina Boekhouding > Invoer > Chequeremise.
Zo int u de cheques bij de bank vanaf deze pagina:
- Selecteer de cheques die u bij de bank wilt innen;
- Klik op de knop X cheques storten die verschijnt en geef in het dialoogvenster dat opent de datum van de remise op en de bankrekening waarop u de cheque wilt innen;
- Klik op Opslaan : uw cheques zijn geïnd. De pdf van de remise opent automatisch.
Er opent dan automatisch een tabblad met de gegenereerde remisestrook voor de cheques.
Let op: Voor de andere types cheques (ANCV, sportcheque enz.) genereren we voortaan een andere strook, waarop we de Derde vermelden die aan de boeking gekoppeld is in plaats van de Uitgever. Dat laatste veld wordt namelijk niet gevraagd bij de registratie van dit type cheque.
Zodra de cheques bij de bank geïnd zijn, vindt u ze terug in het tabblad Geschiedenis van de cheques.
Belangrijk: Het is niet mogelijk om cheques van verschillende aard tegelijk te innen, bijvoorbeeld een gewone cheque en een ANCV-cheque.
We zorgen ervoor dat u die fout niet maakt door een foutmelding te tonen wanneer u het toch probeert. Met behulp van de filters en de pictogrammen kunt u eenvoudig één enkel type cheques selecteren.
Een chequeremise wijzigen
Hebt u uw chequeremise geregistreerd, maar een verkeerde datum van inning of een verkeerde bankrekening ingevoerd? Zo wijzigt u die gegevens.
Ga naar Boekhouding > Invoer > Chequeremise, tabblad Remisestroken.
Gebruik de verschillende filters om de betrokken remise terug te vinden en klik op het pictogram Bewerken. Er opent een dialoogvenster waarin u de bankrekening en de datum van de remise kunt wijzigen.
Een chequeremise verwijderen
Als u een fout hebt gemaakt bij uw remise of als een cheque per vergissing werd geïnd, kunt u de remise verwijderen zonder uw boekhouding te vertekenen.
Een remise volledig verwijderen
Zoek in het tabblad Remisestroken de betrokken remise op en klik op het pictogram De remise verwijderen.
De remise is verwijderd: de cheques die aan de remise gekoppeld waren, staan opnieuw in de lijst met cheques die op inning wachten en de boeking van de inning is verwijderd.
Een reeds geïnde cheque verwijderen
Een reeds bij de bank geïnde cheque verwijderen heeft tot gevolg dat de bijbehorende chequeremise wordt verwijderd. U moet de chequeremise dan opnieuw registreren.
Opgelet: het verwijderen van een reeds geïnde cheque annuleert de remise volledig. Alle cheques die aan de remise gekoppeld zijn, worden toegevoegd aan de lijst met cheques die op inning wachten. Merk op dat het niet mogelijk is een chequeremise uit te voeren als het boekjaar afgesloten is.
De annulering van de remise heeft ook tot gevolg dat de validatie van het afstemmingsuittreksel waarop deze remise was aangevinkt, wordt geannuleerd.
Als een cheque door de bank werd geweigerd, gaat u te werk zoals hier beschreven.
Een cheque terugvinden die niet wordt weergegeven
Er werden meerdere cheques afgegeven in het lokaal van uw vereniging en u wilt ze bij de bank storten.
Daarvoor gaat u naar de pagina Remise om de betrokken cheques terug te vinden en een strook te genereren. Eén van de cheques ontbreekt echter en verschijnt niet op deze pagina.
Mogelijk werd hij gewoon niet geregistreerd of niet als betaald aangeduid in de software.
Ter herinnering: op de pagina Chequeremise vindt u alle cheques die in Poplico als betaald zijn aangeduid. Als een lid u bijvoorbeeld nog geen cheque heeft bezorgd en zijn inschrijving dus nog niet heeft betaald, zult u die cheque niet op de pagina Remise terugvinden. De eerste stap bestaat er dus in te controleren of u zo'n transactie wel degelijk hebt geregistreerd en of u die vervolgens ook als betaald hebt aangeduid.
Om de betrokken transactie terug te vinden, hebt u verschillende opties:
- Via de pagina Zoeken of de pagina "Schulden en vorderingen" via Boekhouding > Invoer > Uw schulden en vorderingen opvolgen;
- Via een van de ingestelde inzamelingen (bijvoorbeeld: gaat het om een lidmaatschap, zoek het betrokken lid dan op in de lijst met ingeschrevenen van de betrokken lidmaatschapscampagne);
- Via de Community door de profielfiche van de uitgever van de cheque te raadplegen. Opgelet: het kan gebeuren dat de uitgever van de cheque niet de persoon is die in de software aan de transactie gekoppeld is (bv. een ouder betaalt het lidmaatschap van zijn kind).
Wanneer u de betrokken transactieregel terugvindt, hoeft u de cheque enkel als betaald aan te duiden. Klik op het detail van de transactie, klik bovenaan op Een betaling toevoegen en vul de betaling per cheque in.
De cheque verschijnt dan op de pagina Chequeremise.
U kunt de gewenste cheques selecteren, een remisestrook genereren en alles bij de bank gaan afgeven.
Vindt u de betrokken regel niet terug, dan gaat het wellicht om een ontvangst die u niet vooraf hebt geregistreerd. Registreer de cheque in dat geval via een van de formulieren (Lidmaatschap, Gift, Evenement, Webshop) of via de tool Invoer in de Boekhouding.
Meer weten
We raden u aan de artikels over de volgende onderwerpen te raadplegen:
Opmerkingen
0 opmerkingen
Artikel is gesloten voor opmerkingen.