Deze functie is alleen beschikbaar in de volgende landen: Frankrijk, Verenigde Staten.
Voor je dit artikel leest, is het aan te raden dat je vertrouwd bent met het beheer van contanten en cheques (meer weten).
Dit artikel gaat ook over kassen met abnormale bedragen (bv. 10 000 € in kas hebben). Hoe kom je weer op het juiste spoor zodra je die situatie hebt vastgesteld? Zeker omdat dit zowel een impact kan hebben op de bankafstemming als op de boekhoudkundige afsluiting.
Dit artikel geeft je de sleutels om de situatie weer normaal te krijgen! Op het programma:
Het probleem in beeld brengen
Het eerste wat je moet doen, is nagaan of er een zichtbaar probleem is. Dat is heel eenvoudig.
Ga naar de module Boekhouding > Dashboard.
Rechts zie je de beschikbare middelen. De groene rekeningen komen overeen met de kassen.
Er kunnen zich soms drie abnormale situaties voordoen:
- De kas is negatief;
- De kas vertoont een abnormaal hoog bedrag (honderden of duizenden euro's);
- Het bedrag komt helemaal niet overeen met wat je werkelijk in kas hebt.
In deze drie gevallen zou het controleren van de volgende punten je moeten helpen om je kas weer op orde te krijgen.
Aandachtspunten
De beginbalans vergeten
De beginbalans is je situatie op het moment dat je met de software start. Je vindt ze via dit pad: Instellingen > Boekhouding → Beginbalans (meer weten).
De vraag die je je hier moet stellen: had je een kas toen je met Poplico begon? Zo ja, heb je die ingevuld?
- Nee? Vul ze dan in en controleer daarna of je kas coherent is geworden;
- Ja? Ga in dat geval verder met de volgende punten.
Opzoekingen doen in de kassen
Je hebt verschillende mogelijkheden om je opzoekingen te doen. Ga via Boekhouding > Zoeken, of via Boekhouding > Documenten > Grootboek.
In beide gevallen zijn het de rekeningen 53100X die je moet bekijken.
Met deze handeling krijg je alle boekingen te zien die via de betrokken boekhoudkundige categorie(ën) zijn gepasseerd. Je zou er relevante elementen moeten vinden om te begrijpen waarom de kas abnormaal is.
Vergeten registratie(s) bij inzamelingen
Er is eerst en vooral de kwestie van de inzamelingen (lidmaatschappen, giften, evenementen, shop).
Als je die gebruikt, kan dit artikel interessant zijn: Registratie van lidmaatschappen (en andere inzamelingen) in de boekhouding.
Er kunnen boekingen en/of vorderingen gegenereerd zijn. Boekingen worden gegenereerd wanneer de betalingen in de inzamelingen als ontvangen (of gedeeltelijk ontvangen) worden aangeduid. Vorderingen worden gegenereerd wanneer er "Geen betaling" staat.
Als je boekingen met "Geen betaling" hebt terwijl je de betaling wel hebt ontvangen, vereffen ze dan.
Als je geen toegang hebt tot de inzamelingen, kan je via de schulden en vorderingen (of te ontvangen betalingen) gaan. Dit is zichtbaar op het boekhoudkundige dashboard. Er zijn misschien boekingen te vereffenen, waaronder betalingen in contanten.
Voer daarna de bankafstemming uit; die helpt je om eventuele onregelmatigheden op te sporen.
Twee veelvoorkomende invoerfouten
Het deel over de bankafstemming van dit artikel lezen, helpt je enorm om invoerfouten te begrijpen.
Een fout in het betaalmiddel
Zoek eerst de boeking waarover je twijfelt. Het rekeninguittreksel kan je helpen om de betrokken datum en het bedrag terug te vinden.
Daarna kan je het betaalmiddel aanpassen (een boeking wijzigen).
Een betaling of terugbetaling die niet door de vereniging is geïnitieerd
Deze gevallen werden door de support vastgesteld.
- Een vrijwilliger had kosten voorgeschoten voor de vereniging en betaalde in contanten. De vereniging betaalde de vrijwilliger terug via overschrijving, maar registreerde een betaling in contanten (omdat de vrijwilliger in contanten had betaald).
- Oplossing: maak een onderscheid tussen de natuurlijke persoon (de vrijwilliger, die in contanten betaalde) en de vereniging (die terugbetaalde via overschrijving, en dat had in Poplico moeten worden ingevoerd).
- De vrijwilliger wordt niet terugbetaald (afstand van kosten), maar de vereniging boekt de terugbetaling aan de vrijwilliger toch in.
- Oplossing: boek een vrijwillige bijdrage in plaats van een boekhoudkundige invoer. De impact in de boekhouding is anders.
Vertrouwen op je bankafstemming
Als dit onderwerp nog niet helemaal duidelijk is, kan je best de Inleiding tot de bankafstemming lezen.
Verschillende mogelijkheden:
- Je hebt je boekingen nooit afgestemd
- Je ziet noch de stortingen, noch de opnames bij de af te stemmen boekingen
- Je voert je afstemming regelmatig uit
- Je ziet dubbele boekingen
Je hebt je boekingen nooit afgestemd
We kunnen je alleen maar aanmoedigen om dat te doen. Dit artikel kan je helpen: Je bankafstemming uitvoeren.
Je ziet noch de stortingen, noch de opnames bij de af te stemmen boekingen
Daar is de bankafstemming net heel interessant voor.
Het principe van de bankafstemming is dat enkel de boekingen worden getoond die een impact hadden op een bankrekening. Als je vergeten bent een storting of opname van contanten in Poplico te registreren, dan verschijnen die boekingen niet in de bankafstemming.
Registreer de gegevens en ga daarna verder met de bankafstemming, tot alles coherent is. Blijven de onregelmatigheden bestaan… lees dan het artikel verder. 😉
Je voert je afstemming regelmatig uit
Zorg ervoor dat je alle boekingen identificeert die overeenkomen met stortingen of opnames van contanten. Klik daarna op de boekingen die je vindt. Die zouden er zo moeten uitzien:
Er moet een kasdagboek (CA001 in het voorbeeld) vermeld staan. Als je de boeking bewerkt, moet je de volgende lijnen zien staan: "Uit de kas genomen" en "Gestort op de bank".
Als geen van deze elementen aanwezig is, is er waarschijnlijk een invoerfout gebeurd.
Je ziet dubbele boekingen
Nog een groot nut van de bankafstemming! Je hoeft dan enkel de dubbele boeking te verwijderen. Het is aan te raden om in detail te bekijken wat elk van beide boekingen bevat en die met de meeste informatie te behouden.
Laatste redmiddel
Je kan een regularisatieboeking doen. Die handeling gebeurt via de geavanceerde invoer.
Neem een voorbeeld waarbij het doel is om een kas op 0 € te krijgen, met een beginsituatie van -50 € in kas. Ga naar Boekhouding > Invoer > Geavanceerde invoer. Je kan dan de kasrekening op 0 € zetten door de tegenboeking op rekening 658000 te plaatsen. Dit is een vrij courante handeling in de boekhouding.
Op dezelfde manier kan een te positieve kas geregulariseerd worden door rekening 758000 als tegenboeking te gebruiken.
Opgelet: het gebruik van een regularisatieboeking kan verantwoord zijn voor kleine bedragen. Voor grote bedragen is deze handeling daarentegen af te raden.
Het team van Poplico staat tot je beschikking als je hulp nodig hebt bij het gebruik van de software.
Aarzel niet om een beroep te doen op andere bronnen als je puur boekhoudkundige vragen hebt 😊
Opmerkingen
0 opmerkingen
Artikel is gesloten voor opmerkingen.