Goede praktijken voor het beheer van een kas

Deze functie is alleen beschikbaar in de volgende landen: Frankrijk, Verenigde Staten.

We spreken van een “kas” bij elke fysieke doos of geldbeugel waarin contant geld kan worden verzameld. Een kas moet nauwgezet worden bijgehouden. Elk verschil moet verklaard kunnen worden en er moeten maatregelen genomen worden om te vermijden dat het zich herhaalt.

Regularisaties zijn mogelijk (te veel teruggegeven, enkele euro's tekort, enz.), maar ze moeten uitzonderlijk en niet-significant blijven.

1. De verplichtingen bij het beheer van een kas
2. De boekhoudkundige verwerking van de kasverrichtingen
3. Je kassaldo controleren en regulariseren
4. Het geval van een negatieve kas

1. De verplichtingen bij het beheer van een kas

De geldende regelgeving raadt aan om regelmatig een kasboek bij te houden.

Daarin moeten alle verrichtingen in contanten worden geboekt, in elektronisch formaat of op papier.

Elke kasbeweging moet worden genoteerd op de dag zelf. De ontvangsten worden gescheiden van de uitgaven door het gebruik van twee verschillende kolommen.

2. De boekhoudkundige verwerking van de kasverrichtingen

De frequentie van de invoer kan worden aangepast aan het gebruik van de kas.

Nemen we een voorbeeld.

Ik heb 2 kassen in mijn vereniging – ik heb dus twee rekeningen 531XXX in Poplico:

• De onthaalkas (531001): voor de lidmaatschappen
• De drankstandkas (531002): voor de wekelijkse wedstrijden met verkoop van drank & snacks

Voor de onthaalkas

Ik houd het kasboek nauwkeurig bij: het gaat om aanzienlijke bedragen die een fijne opvolging vereisen. Ik heb immers het detail nodig van de betaalde lidmaatschappen per lid, om een precieze opvolging per persoon te hebben.

Deze kas dient ook voor kleine aankopen. Ik noteer dus nauwkeurig alle uitgaven om ze te kunnen overnemen bij de invoer van de aankoop/factuur in Poplico.

Storting van contanten

Af en toe stort ik contanten uit deze kas op de bank om ze leeg te maken. Ik laat er toch een klein bedrag in als kasvoorschot om wisselgeld te kunnen teruggeven. Ik registreer de storting in Poplico via Boekhouding > Invoer → Storting/Opname van contanten.

Voor de drankstandkas

De kas wordt gebruikt voor kleine verkopen (drank & snacks) tijdens evenementen.

Om het beheer te vereenvoudigen, kan men op het einde van elk evenement een manuele telling doen (bv. op zondag na de wedstrijd). Zo worden de ontvangsten pas na het evenement geboekt in het kasboek en in Poplico.

Storting op de bank

Net zoals bij de onthaalkas stort ik af en toe contanten van de drankstandkas op de bank om ze leeg te maken. Ik laat er toch een klein bedrag in als kasvoorschot om wisselgeld te kunnen teruggeven.

Opname bij de bank

Voor grotere evenementen (bv. tornooien) heb ik mogelijk meer kasvoorschot nodig. In dat geval kan ik contanten opnemen bij de bank, wat ik noteer in het kasboek en in Poplico.

3. Je kassaldo controleren en regulariseren

Je moet ervoor zorgen dat je kas perfect wordt bijgehouden, door regelmatige controles uit te voeren.

Bij het afsluiten van een evenement, elke dag, week of maand (naargelang de activiteit van de vereniging) moet de kas gecontroleerd worden met een manuele telling.

De controle van het kassaldo gebeurt door een vergelijking te maken tussen:

• Het theoretische saldo (beginsaldo + ontvangsten – uitgaven);
• Het reële saldo verkregen uit een fysieke telling.

Als het kasboek en de boekhouding nauwgezet worden bijgehouden, moet je hebben

Theoretisch saldo (kasboek of kasschrift)
= Boekhouding in Poplico
= Reëel saldo van de kas

Bij een verschil is het noodzakelijk om:

• snel de oorzaak te vinden (bv. kasfout, diefstal, enz.);
• het recht te zetten (bv. de met kasgeld betaalde aankopen boeken, vergeten stortingen of opnames bij de bank registreren, enz.).

Als je geen verklaring vindt, kan je een kasregularisatie boeken via de geavanceerde invoer, met de verlies- & winstrekeningen.

Bv. Als ik 5 € meer in mijn drankstandkas heb dan in de boekhouding (531002), boek ik:

Bv. Als ik 0,50 € minder in mijn onthaalkas heb dan in de boekhouding (531001), boek ik:

4. Negatieve kas

Je kan geen negatieve kas hebben. In het echte leven kan je, wanneer er geen enkel muntstuk meer in je fysieke kas zit, er ook niets meer uithalen.

Het kassaldo is altijd debiteur of nul.

Een negatief saldo betekent immers dat er meer geld uit- dan ingegaan is.

Om dat debetsaldo te bekomen, wordt de kas:

• Gedebiteerd met het bedrag van de ontvangsten, afkomstig van verkopen;
• Gecrediteerd met het bedrag van het uitgegeven geld, gebruikt voor aankopen of stortingen op de bank.

Waarom is het kassaldo altijd debiteur?

• Het kassaldo wordt verhoogd met het bedrag van de ontvangen inkomsten (bv. verkoop aan de drankstand);
• Het wordt verlaagd met het bedrag van de uitgaven (bv. een broodje betaald met het kasgeld voor de vrijwilligers die de stand bemannen).

Vaak wijst een negatief saldo op een kasfout. In sommige gevallen is het verschil echter te wijten aan diefstal. Een dagelijkse controle maakt het mogelijk deze fouten onmiddellijk op te sporen en te corrigeren.

Meer weten over dit onderwerp: Hoe beheer je een negatieve kas?

Besluit

Als je veel uitgaven in contanten betaalt, begin dan een kasschrift (van het type dagagenda) waarin je noteert:

• het beginsaldo van de kas;
• de uitgaven uit de kas;
• de inkomsten in de kas;
• het eindsaldo dag per dag.

Met deze methode kan je op elk moment snel het theoretische kassaldo in dat schrift, het reële saldo aan contanten in de kas en op het einde van elke maand/elk jaar het boekhoudkundige saldo van de kasrekening controleren.