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Prima di iniziare a leggere questo articolo, è preferibile avere familiarità con la gestione dei contanti e degli assegni (scopri di più).
Questo articolo riguarda anche i casi di casse con importi anomali (es. avere 10.000 € in cassa). Come rimettere le cose a posto una volta individuata questa situazione? Tanto più che ciò può avere un impatto sia sulla riconciliazione bancaria sia sulla chiusura contabile.
Questo articolo vi fornirà le chiavi per riportare la situazione alla normalità! Nel programma:
- Visualizzare il problema
- I punti di attenzione:
- Affidarsi alla propria riconciliazione bancaria
- Ultima soluzione
Visualizzare il problema
La prima cosa da fare è capire se c'è un problema visibile. Per farlo, niente di più semplice.
Andate nel modulo Comptabilité > Tableau de bord.
Sulla destra potete osservare le disponibilità. I conti verdi corrispondono alle casse.
A volte si possono osservare tre comportamenti anomali:
- La cassa è negativa;
- La cassa presenta un importo anormalmente elevato (diverse centinaia o migliaia di euro);
- L'importo non corrisponde affatto a quanto avete realmente in cassa.
In questi tre casi, verificare i punti seguenti dovrebbe permettervi di rimettere la vostra cassa sulla strada giusta.
I punti di attenzione
Bilancio iniziale dimenticato
Il bilancio iniziale è la vostra situazione al momento in cui iniziate a usare il software. Potete trovarlo seguendo questo percorso: Paramètres > Comptabilité → Balance initiale (scopri di più).
La domanda da porsi qui: avevate una cassa quando avete iniziato a usare AssoConnect? Se sì, l'avete inserita?
- No? Allora inseritela e verificate se la vostra cassa è diventata coerente;
- Sì? In questo caso, passate ai punti successivi.
Effettuare ricerche sulle casse
Avete diverse opzioni per effettuare le vostre ricerche. Passare da Comptabilité > Recherche, oppure da Comptabilité > Documents > Grand livre.
In entrambi i casi, i conti a cui prestare attenzione sono i 53100X.
Eseguendo questa operazione, avrete a disposizione tutte le scritture transitate sulla o sulle categorie contabili in questione. Dovreste trovarvi elementi utili per capire perché la cassa è anomala.
Registrazione/i dimenticata/e legata/e alle raccolte
C'è innanzitutto la questione delle raccolte (adesioni, donazioni, eventi, shop).
Se le utilizzate, questo articolo può essere interessante: Registrazione delle adesioni (e altre raccolte) in contabilità.
Possono essere state generate scritture e/o crediti. Le scritture vengono generate quando i pagamenti sono indicati come ricevuti (o parzialmente ricevuti) nelle raccolte. I crediti vengono generati quando è indicato "Nessun pagamento".
Se avete scritture in "Nessun pagamento" e avete ricevuto il pagamento, saldatele.
Se non avete accesso alle raccolte, potete passare dai debiti e crediti (o pagamenti da ricevere). Questo è visibile sul cruscotto contabile. Potrebbero esserci scritture da saldare, tra cui pagamenti in contanti.
Procedete quindi alla riconciliazione bancaria, che vi aiuterà a individuare eventuali incoerenze.
Due errori di registrazione frequenti
Aver letto la parte dell'articolo sulla riconciliazione bancaria vi aiuterà molto a comprendere gli errori di registrazione.
Un errore sulla modalità di pagamento
Cercate innanzitutto la scrittura su cui avete un dubbio. L'estratto conto può aiutarvi a trovare la data e l'importo interessati.
Potrete poi modificare la modalità di pagamento (modificare una scrittura).
Un errore di pagamento o di rimborso non avviato dall'associazione
Questi casi sono stati individuati dal supporto.
- Un volontario aveva anticipato delle spese per l'associazione, pagando in contanti. L'associazione ha rimborsato il volontario con un bonifico, ma ha registrato un pagamento in contanti (perché il volontario aveva pagato in contanti).
- Soluzione: distinguere la persona fisica (il volontario, che ha pagato in contanti) dall'associazione (che ha rimborsato con bonifico, operazione che avrebbe dovuto essere registrata in AssoConnect).
- Il volontario non viene rimborsato (rinuncia al rimborso spese), ma l'associazione registra comunque il rimborso al volontario.
- Soluzione: registrare un contributo volontario invece di una registrazione contabile. L'impatto in contabilità è diverso.
Affidarsi alla propria riconciliazione bancaria
Se non avete le idee chiare sull'argomento, è utile leggere l'Introduzione alla riconciliazione bancaria.
Diverse possibilità:
- Non avete mai riconciliato le vostre scritture
- Non vedete né i versamenti né i prelievi nelle scritture da riconciliare
- Effettuate regolarmente la vostra riconciliazione
- Vedete le scritture in doppio
Non avete mai riconciliato le vostre scritture
Non possiamo che incoraggiarvi a farlo. Questo articolo può esservi utile: Effettuare la riconciliazione bancaria.
Non vedete né i versamenti né i prelievi nelle scritture da riconciliare
È qui che la riconciliazione bancaria diventa molto interessante.
Il principio della riconciliazione bancaria è di mostrare solo le scritture che hanno avuto un impatto su un conto bancario. Se avete dimenticato di registrare un versamento o un prelievo di contanti in AssoConnect, allora le scritture non appariranno nella riconciliazione bancaria.
Registrate le informazioni, poi proseguite con la riconciliazione bancaria, finché tutto non sarà coerente. Se le incoerenze persistono... finite di leggere l'articolo. 😉
Effettuate regolarmente la vostra riconciliazione
Assicuratevi di individuare tutte le scritture corrispondenti a versamenti o prelievi di contanti. Cliccate poi sulle scritture che trovate. Queste devono assomigliare a questa:
Deve essere indicato un giornale di cassa (CA001 nell'esempio). Modificando la scrittura, dovete vedere scritte le righe seguenti: "Prelevato dalla cassa" e "Versato in banca".
Se nessuno di questi elementi è presente, c'è sicuramente stato un errore di registrazione.
Vedete le scritture in doppio
Un'altra grande utilità della riconciliazione bancaria! Basta allora eliminare la scrittura duplicata. Si consiglia di esaminare in dettaglio il contenuto di ciascuna delle due scritture e di conservare quella con più informazioni.
Ultima soluzione
Potete registrare una scrittura di rettifica. Questa operazione si effettua tramite la registrazione avanzata.
Prendiamo un esempio in cui l'obiettivo è avere una cassa a 0 € partendo da una situazione iniziale di cassa a -50 €. Andate in Comptabilité > Saisie > Saisie avancée. Potrete allora azzerare il conto di cassa mettendo la contropartita sul conto 658000. Si tratta di un'operazione relativamente comune in ambito contabile.
Allo stesso modo, una cassa troppo positiva può essere rettificata utilizzando il conto 758000 come contropartita.
Attenzione: l'utilizzo di una scrittura di rettifica può essere giustificato per piccoli importi. Questa operazione è invece sconsigliata per importi elevati.
Il team di AssoConnect resta a vostra disposizione se avete bisogno di aiuto sull'utilizzo del software.
Non esitate a rivolgervi al forum OpenAsso o ad altre risorse se avete domande puramente contabili 😊
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