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Se ricevi pagamenti tramite assegno, depositare o inviare l'assegno alla tua banca non è sufficiente. È necessario anche registrarlo in contabilità. Buona notizia: AssoConnect ti permette di farlo facilmente.
Scopri in questo articolo come:
- Generare un versamento di assegni
- Modificare un versamento di assegni
- Eliminare un versamento di assegni
- Ritrovare un assegno che non compare
Il principio del versamento di assegni
Se hai appena registrato un pagamento tramite assegno, quest'ultimo si trova in una situazione intermedia:
- Figura tra gli assegni in attesa di versamento in Contabilità > Registrazione > Versamento di assegni;
- In contabilità è collegato al conto 511200 - Assegni in attesa di versamento.
L'obiettivo del versamento di assegni è quindi duplice:
- Generare automaticamente una distinta da consegnare in banca;
- Collegare la scrittura a un conto 512 (Banca) in seguito alla registrazione del versamento.
È quindi importante versare correttamente gli assegni in banca affinché la scrittura sia collegata a un conto bancario. Ad esempio, un assegno non versato in banca non comparirà nella riconciliazione bancaria.
Nota: Se hai registrato più pagamenti tramite assegno per una stessa entrata, nella pagina Versamento di assegni compariranno solo gli assegni indicati come Ricevuti, ovvero gli assegni per i quali è stata selezionata la casella "Pagamento ricevuto".
Ad esempio, l'assegno di 5 euro qui sotto comparirà correttamente nella pagina Versamento di assegni.
Generare un versamento di assegni
Hai registrato diverse entrate pagate tramite assegno da Registrazione > Entrata e vuoi ora effettuare il tuo versamento di assegni.
Vai alla pagina Contabilità > Registrazione > Versamento di assegni.
Una volta su questa pagina, ecco come versare gli assegni in banca:
- Seleziona gli assegni che desideri versare in banca;
- Clicca sul pulsante Deposita X assegni che compare e indica, nella finestra di dialogo che si apre, la data del versamento e il conto bancario sul quale desideri versare l'assegno;
- Clicca su Salva: i tuoi assegni sono stati versati. Il PDF del versamento si apre automaticamente.
Si apre allora automaticamente una scheda con la distinta di versamento degli assegni generata.
Nota: Ora generiamo una distinta diversa per gli altri tipi di assegni (ANCV, coupon sport, ecc.) nella quale indichiamo il Terzo collegato alla scrittura anziché l'Emittente. Quest'ultimo campo, infatti, non è un'informazione richiesta al momento della registrazione di questo tipo di assegno.
Una volta versati gli assegni in banca, puoi ritrovarli nella scheda Storico degli assegni.
Importante: Non è possibile versare in banca contemporaneamente assegni di natura diversa, come ad esempio un assegno classico e un assegno ANCV.
Ci assicuriamo che non commetta questo errore mostrando un messaggio di errore in caso di tentativo. Aiutandoti con i filtri e le icone, puoi selezionare facilmente un unico tipo di assegni.
Modificare un versamento di assegni
Hai registrato il tuo versamento di assegni, ma hai inserito una data di versamento in banca errata o un conto bancario sbagliato? Ecco come modificare queste informazioni.
Vai in Contabilità > Registrazione > Versamento di assegni, nella scheda Distinte.
Aiutati con i vari filtri per ritrovare il versamento in questione e clicca sull'icona Modifica. Si apre una finestra di dialogo che ti permette di modificare il conto bancario e la data del versamento.
Eliminazione di un versamento di assegni
Se hai commesso un errore durante il versamento o se un assegno è stato versato per errore, puoi eliminare il versamento senza falsare la tua contabilità.
Eliminare un versamento nella sua interezza
Nella scheda Distinte, ritrova il versamento in questione e clicca sull'icona Elimina il versamento.
Il versamento è stato eliminato: gli assegni collegati al versamento figurano di nuovo nell'elenco degli assegni in attesa di versamento e la scrittura di versamento in banca viene eliminata.
Eliminazione di un assegno già versato
Eliminare un assegno già versato in banca comporterà l'eliminazione del versamento di assegni collegato. Sarà quindi necessario registrare di nuovo il versamento di assegni.
Attenzione: l'eliminazione di un assegno già versato annullerà il versamento nella sua interezza. Tutti gli assegni collegati al versamento verranno aggiunti all'elenco degli assegni in attesa di versamento. Nota che non è possibile effettuare un versamento di assegni se l'esercizio è chiuso.
L'annullamento del versamento comporterà inoltre l'annullamento della convalida dell'estratto conto di riconciliazione in cui questo versamento era stato spuntato.
Se un assegno è stato respinto dalla banca, procedi come descritto qui.
Ritrovare un assegno che non compare
Sono stati depositati diversi assegni nella sede della tua associazione e vuoi versarli in banca.
Per farlo, vai sulla pagina Versamento per ritrovare gli assegni in questione e generare una distinta. Tuttavia, uno degli assegni manca e non compare in questa pagina.
È possibile che semplicemente non sia stato registrato o indicato come pagato nel software.
Ti ricordiamo che nella pagina Versamento di assegni troverai tutti gli assegni indicati come pagati in AssoConnect. Ad esempio, se un socio non ti ha ancora consegnato l'assegno e non ha quindi ancora pagato la sua iscrizione, non troverai questo assegno nella pagina Versamento. Il primo passo consiste quindi nel verificare di aver effettivamente registrato tale transazione e di averla poi indicata come pagata.
Per ritrovare la transazione in questione, hai diverse opzioni:
- Passare dalla pagina Ricerca o dalla pagina "Debiti e crediti" da Contabilità > Registrazione > Monitorare i tuoi debiti e crediti;
- Passare da una delle raccolte configurate (esempio: si tratta di un'adesione, ritrova il socio in questione nell'elenco degli iscritti alla campagna di adesione in questione);
- Passare dalla Community consultando la scheda profilo dell'emittente dell'assegno. Attenzione: può capitare che l'emittente dell'assegno non sia la persona collegata alla transazione nel software (es.: un genitore paga l'adesione del proprio figlio).
Quando ritrovi la riga della transazione in questione, ti basta indicare l'assegno come pagato. Clicca sul dettaglio della transazione, clicca su Aggiungi un pagamento in alto e inserisci il pagamento tramite assegno.
L'assegno compare allora nella pagina Versamento di assegni.
Puoi selezionare gli assegni desiderati, generare una distinta di versamento e andare a depositare il tutto in banca.
Se non ritrovi la riga in questione, è probabile che si tratti di un'entrata che non hai registrato in precedenza. In questo caso, registra l'assegno passando da uno dei moduli (Adesione, Donazione, Evento, Negozio online) o dallo strumento di Registrazione in Contabilità.
Per approfondire
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