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Si parla di “cassa” per ogni scatola o borsello fisico in cui è possibile accumulare denaro in contanti. Una cassa deve essere tenuta con rigore. Ogni scostamento deve essere spiegato e devono essere adottate misure per evitare che si ripeta.
Le regolarizzazioni sono possibili (resto dato in eccesso, mancano alcuni euro, ecc.), ma devono rimanere eccezionali e di importo non significativo.
- Gli obblighi legati alla gestione di una cassa
- La registrazione contabile delle operazioni di cassa
- Verificare il saldo di cassa e regolarizzarlo
- Il caso di una cassa negativa
1. Gli obblighi legati alla gestione di una cassa
La normativa in vigore consiglia di tenere regolarmente un libro di cassa.
Quest'ultimo deve registrare tutte le operazioni effettuate in contanti, in formato elettronico o cartaceo.
Ogni movimento di cassa deve essere annotato il giorno in cui viene effettuato. Le entrate sono distinte dalle uscite grazie all'utilizzo di due colonne differenti.
2. La registrazione contabile delle operazioni di cassa
La frequenza della registrazione può essere adattata in funzione dell'utilizzo della cassa.
Facciamo un esempio.
Ho 2 casse nella mia associazione, quindi ho due conti 531XXX su AssoConnect:
- La cassa accoglienza (531001): per le iscrizioni
- La cassa bar (531002): per le partite settimanali con vendita di bevande e snack
Per la cassa accoglienza
Tengo il libro di cassa con precisione: si tratta di importi rilevanti che richiedono un monitoraggio accurato. Ho infatti bisogno di avere il dettaglio delle iscrizioni pagate da ciascun membro per poter avere un monitoraggio preciso per persona.
Questa cassa serve anche per i piccoli acquisti. Annoto quindi con precisione tutte le uscite per poterle riprendere al momento della registrazione dell'acquisto/della fattura in AssoConnect.
Versamento di contanti
Di tanto in tanto verso in banca i contanti di questa cassa per svuotarla. Vi lascio comunque un piccolo importo come fondo cassa per poter dare il resto. Registro il versamento su AssoConnect da Comptabilité > Saisie → Dépôt/Retrait d'espèces.
Per la cassa bar
La cassa è utilizzata per piccole vendite (bevande e snack) durante gli eventi.
Per semplificare la gestione, si potrebbe effettuare un conteggio manuale alla fine di ogni evento (es.: la domenica dopo la partita). In questo modo si registrano le entrate solo dopo l'evento nel proprio libro di cassa e in AssoConnect.
Versamento in banca
Come per la cassa Accoglienza, di tanto in tanto verso in banca i contanti della cassa Bar per svuotarla. Vi lascio comunque un piccolo importo come fondo cassa per poter dare il resto.
Prelievo in banca
Per eventi più grandi (es.: tornei), potrei aver bisogno di un fondo cassa maggiore. In questo caso posso effettuare un prelievo di contanti in banca, che annoto nel libro di cassa e su AssoConnect.
3. Verificare il saldo di cassa e regolarizzarlo
Dovete assicurarvi che la vostra cassa sia tenuta in modo impeccabile, effettuando controlli regolari.
Alla chiusura di un evento, ogni giorno, settimana o mese (in base all'attività dell'associazione), è necessario verificare la cassa tramite un conteggio manuale.
La verifica del saldo di cassa si effettua confrontando:
- Il saldo teorico (saldo di apertura + entrate – uscite);
- Il saldo reale ottenuto da un conteggio fisico.
Se il libro di cassa e la contabilità sono tenuti con rigore, dovete avere
Saldo teorico (libro o registro di cassa)
= Contabilità in AssoConnect
= Saldo reale della cassa
In caso di scostamento, è indispensabile:
- individuarne rapidamente l'origine (es.: errore di cassa, furto, ecc.);
- correggerlo (es.: registrare gli acquisti pagati con i contanti di una cassa, registrare i versamenti o i prelievi bancari dimenticati, ecc.).
Se non trovate una spiegazione, potete effettuare una regolarizzazione di cassa in registrazione avanzata, tramite i conti di perdite e profitti.
Es. Se ho 5 € in più nella mia cassa Bar rispetto alla contabilità (531002), registro:
Es. Se ho 0,50 € in meno nella mia cassa Accoglienza rispetto alla contabilità (531001), registro:
4. Cassa negativa
Non potete avere una cassa negativa. Nella vita reale, quando non c'è più una moneta nella vostra cassa fisica, non potete prelevarne altre.
Il saldo di cassa è sempre a debito o pari a zero.
Un saldo negativo significa infatti che ci sono più uscite che entrate di denaro.
Per ottenere questo saldo a debito, la cassa viene:
- Addebitata dell'importo delle entrate provenienti dalle vendite;
- Accreditata dell'importo del denaro uscito, utilizzato per gli acquisti o per i versamenti in banca.
Perché il saldo di cassa è sempre a debito?
- Il saldo di cassa aumenta con l'importo delle entrate ricevute (es.: vendita al bar);
- Diminuisce con l'importo delle uscite (es.: panino pagato con il denaro della cassa per i volontari che gestiscono lo stand).
Spesso un saldo negativo indica un errore di cassa. Tuttavia, in alcuni casi, lo scostamento è dovuto a un furto. Un controllo quotidiano permette di rilevare immediatamente questi errori e di correggerli.
Per saperne di più sull'argomento: Come gestire una cassa negativa?
Conclusione
Se avete molte spese pagate in contanti, aprite un registro di cassa (di tipo agenda giornaliero) in cui riportate:
- il saldo iniziale di cassa;
- le uscite di cassa;
- le entrate in cassa;
- il saldo finale giorno per giorno.
Questo metodo vi permetterà di controllare rapidamente in qualsiasi momento il saldo teorico di cassa indicato su questo registro, il saldo reale dei contanti in cassa e, alla fine di ogni mese/anno, il saldo contabile del conto di cassa.
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