Comment s'enregistrent des ventes de produits et participations à un événement en comptabilité ?

L'enregistrement des ventes de produits et participations à un événement en comptabilité décrit les écritures comptables générées automatiquement lorsqu'un participant règle une vente de produits ou une participation à un événement. Tous les modules du logiciel sont reliés entre eux : chaque transaction enregistrée dans Événements crée immédiatement les écritures correspondantes en comptabilité. Cet article s'adresse aux administrateurs qui veulent comprendre ces écritures et les retrouver dans le journal.

• Quel exemple illustre les écritures d'une participation à un événement ?
• Quelles écritures comptables sont générées automatiquement ?

Quel exemple illustre les écritures d'une participation à un événement ?

L'exemple suivant sert de fil conducteur à tout l'article : Perrine règle une participation de 50 € à un événement de Mon Asso 123, avec un premier paiement de 20 € en espèces et un second paiement de 30 € par chèque.

Quelles écritures comptables sont générées automatiquement ?

Le règlement de Perrine génère 4 écritures successives :

1. Écriture initiale de la vente : constate le produit de la participation (compte Prestations de services) et la créance correspondante sur le compte intermédiaire.
2. Écriture sur le compte intermédiaire (Autres comptes débiteurs ou créditeurs) : sert de palier entre la constatation de la vente et l'encaissement effectif.
3. 2 écritures de paiement : une écriture par moyen de paiement reçu. Dans l'exemple, le compte Caisse pour les 20 € en espèces, puis le compte Chèques à encaisser et enfin le compte Banque pour les 30 € par chèque, une fois le chèque remis en banque.
4. Écriture de solde de la créance : la créance (Autres comptes débiteurs ou créditeurs, ou compte Clients) est soldée une fois l'intégralité du règlement encaissée.

La première écriture est liée à la participation : elle va impacter le compte 706 (prestation de services) au crédit. Dans mon exemple, le compte 706 est crédité de 50 €.

Il y a ensuite deux possibilités : une personne est liée à l'achat, ou aucune personne n'est liée à l'achat. Dans le premier cas, c'est le compte utilisateur qui est impacté au débit ; dans le second, c'est le compte client. Dans l'exemple, c'est donc le compte utilisateur qui est impacté.

Dans le Journal, voici à quoi ressemble cette écriture de vente.

Tant que le paiement n'est pas réglé dans sa totalité, la participation de Perrine apparaît dans la liste des créances.

À chaque paiement enregistré, une écriture est créée. Le compte crédité est le compte intermédiaire, et il est crédité du montant payé. Dans mon exemple, le compte 467 est donc crédité de 20 €.

Le compte débité dépend du moyen de paiement utilisé :

• Paiement en espèces : compte 531 (caisse)
• Paiement impactant la banque (carte bleue, virement, prélèvement…) : compte 512 (banque)
• Paiement par chèques : compte 511200 (chèques en attente de remise)
• Paiement en ligne : compte 517 (compte en ligne)

Dans mon exemple, le compte 531 est donc débité de 20 €.

Voici à quoi ressemble la ligne de paiement dans le Journal.

Puisque le paiement n’a pas été effectué dans sa totalité, la vente apparaît toujours dans les créances, mais le montant payé est tout de même indiqué.

L'enregistrement du second et dernier paiement suit la même logique. Le compte crédité est toujours le compte intermédiaire, crédité du montant payé. Dans l'exemple, le compte intermédiaire est donc crédité de 30 €.

Le compte débité dépend encore du moyen de paiement utilisé. Dans mon exemple, Perrine a payé en chèque : le compte 511200 est donc débité de 30 €.

Voici à quoi ressemblent la vente et les deux paiements dans le Journal.

La vente étant payée en totalité, elle n'apparaît plus dans la liste des créances.