¿Cómo importar una base de contactos segmentada y recrear los grupos?

Poplico permite importar una base de contactos ya segmentada y recrear esa segmentación en forma de grupos. Este artículo está dirigido a los administradores que empiezan en Poplico con una base procedente de otra herramienta. El método se basa en un campo personalizado temporal: este campo transporta la información de segmentación durante la importación y luego sirve para distribuir los contactos en los grupos.

¿Grupo simple o grupo dinámico? Un grupo simple (también llamado grupo fijo) se llena manualmente, persona a persona: es lo que ocurre aquí, ya que estás reproduciendo una segmentación ya establecida en tu herramienta anterior. Un grupo dinámico se llena y se vacía automáticamente según los criterios que definas. Para esta importación, crea únicamente grupos simples. Funcionamiento de los grupos simples.

• 1. Recrear los grupos en Poplico
• 2. Crear campos personalizados para segmentar
• 3. Revisar el archivo Excel antes de la importación
• 4. Importar el archivo Excel
• 5. Distribuir los contactos masivamente en los grupos

Ejemplo utilizado en este artículo, para la asociación ficticia Mi Asociación 123:

• queremos importar 7 personas,
• tenemos 2 grupos: A y B,
• las personas pertenecen al grupo A, al grupo B, a ambos o a ninguno.

En este ejemplo, las personas se añadieron manualmente a un grupo en la herramienta utilizada antes de Poplico. No se trata, por tanto, de grupos dinámicos, que se llenan y se vacían automáticamente según criterios de asignación.

1. Crear tus grupos en Poplico

Desde Comunidad > Grupos, haz clic en Nuevo grupo y sigue los pasos que aparecen en pantalla.

Crea grupos simples, no grupos dinámicos. Ponles nombre a cada uno y guárdalos.

Para nuestro ejemplo: Grupo A y Grupo B.

Los grupos creados aparecen ahora en la lista de la página Grupos.

2. Crear campos personalizados para segmentar

Desde Configuración > Comunidad > Personalizar campos, añade un campo personalizado de tipo Selección múltiple con los nombres de tus grupos.

Guarda el campo personalizado. Este campo solo sirve para la importación: se elimina al final del proceso.

Para nuestro ejemplo:

El campo personalizado aparece ahora en la ficha de cada contacto, visible para los administradores.

3. Revisar el archivo Excel antes de la importación

La calidad del archivo depende del software utilizado antes de Poplico. Este formato debe aplicarse en tu archivo Excel antes de importarlo: Poplico no lo genera automáticamente.

La calidad del archivo depende del software utilizado antes de Poplico. Si esta preparación lleva tiempo, no depende de Poplico.

Si una persona pertenece a varios grupos, separa los nombres de los grupos con el carácter « | », como en el caso de la persona 2 del ejemplo.

Para nuestro ejemplo:

4. Importar el archivo Excel

Desde Comunidad > Contactos, haz clic en Añadir y luego en Importar personas.

Sigue las instrucciones que aparecen en la página de importación. Al finalizar, las personas importadas aparecerán en Comunidad > Contactos.

5. Asignar los contactos a los grupos de forma masiva

Las personas importadas se encuentran en Comunidad > Contactos. Distribúyelas a continuación en los grupos creados:

1. Realiza una búsqueda avanzada filtrando por el campo personalizado creado para la importación.
2. Selecciona las personas que aparecen en los resultados.
3. Haz clic en Añadir a un grupo, selecciona el grupo y confirma.

Para nuestro ejemplo:

Los contactos seleccionados aparecen ahora en el grupo elegido.

Cuando hayas terminado, puedes:

• Abre cada grupo desde Comunidad > Grupos para comprobar su composición.
• Elimina el campo personalizado creado para esta importación, para no sobrecargar las fichas de contacto.

La segmentación de tu herramienta anterior queda ahora reproducida en Poplico en forma de grupos. A partir de ahí, puedes enviar campañas de email dirigidas a estos grupos.

Para saber más: 

• Todo sobre la gestión de grupos
• Funcionamiento de los grupos simples
• Crear y enviar una campaña de email