La aplicación Comunidad es el módulo que te permite gestionar tu base de miembros, es decir, todas las personas con las que tu organización interactúa (personas físicas y jurídicas). Puedes añadir contactos, segmentarlos en grupos, buscarlos y contactarlos por email, y configurar la información que se recoge sobre ellos.
A continuación encontrarás una presentación de las principales funcionalidades del módulo, así como enlaces a otros artículos que explican con más detalle su funcionamiento.
Este artículo trata los siguientes puntos:
- ¿Cómo funciona la aplicación Comunidad?
- ¿Cómo gestionar tus miembros en la Comunidad?
- ¿Cómo buscar a una persona en la Comunidad?
- ¿Cómo contactar con tu Comunidad?
- ¿Cómo configurar tu Comunidad?
- ¿Cómo exportar tu Comunidad?
¿Cómo funciona la aplicación Comunidad?
Funcionamiento de la aplicación Comunidad
La página central de esta aplicación es la Lista de Personas registradas. Muestra en forma de tabla el conjunto de personas inscritas en tu base. En ella encontrarás:
- La información recogida sobre los miembros (1);
- El acceso a su ficha de perfil (2);
- Su estado (donante, socio, etc.) (3).
La página de personas registradas permite acceder fácilmente a tus miembros y a su información. Desde esta página puedes:
- Gestionar la comunidad, añadiendo o archivando miembros. También puedes modificar su información, su estado o añadirlos a grupos;
- Buscar a una persona o entidad en concreto mediante la búsqueda y los filtros;
- Contactar por email con el conjunto de tu comunidad.
Más adelante podrás personalizar tu base de miembros creando tus propios grupos y campos de información para que la aplicación se adapte realmente a tus necesidades.
Para personas jurídicas, consulta el artículo Gestionar tu base de datos de entidades (CRM Entidades).
¿Cómo gestionar tus miembros en la Comunidad?
Cuando ya no tenga sentido mantener a una persona en tu comunidad, por ejemplo un exsocio, puedes archivarla, lo que también la descuenta de tu suscripción.
Ten en cuenta que el cálculo del número de miembros registrados en tu plataforma (de tu suscripción) incluye tanto personas físicas como jurídicas (entidades).
Si lo necesitas, segmenta tu comunidad añadiendo tus miembros a grupos. Podrás identificarlos rápidamente y utilizar funcionalidades dedicadas (listas de asistencia, envío de emails, etc.).
¿Cómo buscar a una persona en la Comunidad?
La visualización de miembros se realiza en bloques de 50 filas y está limitada a 1.000 filas para no ralentizar tu navegador. La lógica es mostrar únicamente los miembros que te interesan.
Para ello, tienes a tu disposición tres métodos:
- Filtrar por tipo de miembro o por grupo;
- Realizar una búsqueda;
- Usar un filtro multicriterio mediante la funcionalidad Búsqueda avanzada.
Estas herramientas muestran las personas cuyo perfil contiene información que coincide con el criterio o los criterios de tu búsqueda.
¿Cómo contactar con tu Comunidad?
La página de contactos ofrece la posibilidad de contactar con tus miembros en pocos clics seleccionando a ciertas personas o a toda tu comunidad.
También puedes aplicar un filtro o una búsqueda mediante las funcionalidades mencionadas anteriormente para contactar solo con las personas implicadas.
- Selecciona una o varias personas, o haz clic en Seleccionar todas las filas;
- Haz clic en Contactar;
- Redacta tu email y envíalo.
El email se envía y aparece en el historial de emails enviados de tu plataforma.
Si contactas con más de 50 personas, serás redirigido a una campaña de email. Consulta el artículo Enviar una campaña de email para saber más.
Elegir el identificador único de la Comunidad
La configuración de la Comunidad se realiza desde el centro de configuración de tu plataforma, accesible a través del enlace Ajustes situado en la parte inferior del menú lateral izquierdo (Ajustes > Comunidad). También puedes acceder desde la página Comunidad > Configuración. Aquí puedes definir el método de identificación de los miembros (identificador único) y la información a recopilar (campos de información).
Elegir el identificador único
Tienes varias opciones:
- El email, práctico salvo que algunos miembros lo compartan o no tengan uno;
- El ID del contacto, método flexible basado en un número generado por el software;
- Un campo específico, que crearás y definirás como identificador.
Crear campos de información personalizados
El software ofrece 8 campos de información por defecto para completar tus fichas de perfil. También puedes crear tus propios campos para recopilar más información según tus necesidades.
¿Cómo exportar tu Comunidad?
Puedes exportar tus miembros en formato Excel desde la Lista de Personas registradas:
El archivo Excel se descarga en tu ordenador con las personas y columnas seleccionadas.
La exportación respeta los límites de visualización: 1.000 filas como máximo. Si tu comunidad es más grande, realiza varias exportaciones utilizando filtros.
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