Configurar los campos de información de tu base de datos de contactos te permite decidir qué información se registra en cada ficha de tu Comunidad: campos por defecto, campos personalizados, categorías de agrupación y visibilidad. Todo se configura desde Parámetros > Comunidad > Gestionar campos, y se aplica a todas las personas que forman parte de tu asociación: miembros de la junta directiva, socios, donantes, voluntarios/as, colaboradores.
Este artículo explica:
- ¿Dónde configurar los campos de mi base de contactos?
- ¿Qué información se solicita por defecto?
- ¿Para qué sirven las categorías de información?
- ¿Cómo crear un campo de información personalizado?
- ¿Qué tipo de campo elegir?
- ¿Cuántos campos personalizados puedo crear?
- ¿Quién puede ver y editar cada campo?
- ¿Puedo imprimir una ficha de perfil desde Poplico?
¿Dónde configurar los campos de mi base de contactos?
Todas las acciones descritas en este artículo se realizan desde Parámetros > Comunidad, y luego el botón Gestionar campos de la sección Personalización de los campos de perfil.
Haz clic en el botón Gestionar campos de la sección Personalización de los campos de perfil:
¿Qué información se solicita por defecto?
Por defecto, la aplicación propone los siguientes campos cada vez que se crea una ficha:
- apellidos
- nombre
- foto
- fecha de nacimiento
- sexo
- dirección de email
- teléfono
- dirección postal.
Nombre y Apellidos son obligatorios. El resto solo lo son si tú así lo decides.
Los campos Sexo y Fecha de nacimiento pueden desactivarse: en ese caso, dejan de aparecer en tus formularios.
¿Para qué sirven las categorías de información?
Una categoría es un grupo de campos que estructura la ficha de perfil. Son útiles cuando recopilas mucha información, o información reservada a ciertas personas.
Al crear tu primer campo personalizado, se genera automáticamente una categoría Información adicional. Puedes cambiarle el nombre y crear tantas otras categorías como necesites.
Ejemplo de estructura con 3 categorías:
- Información general
- Información adicional
- Información de voluntarios (solicitada únicamente a los voluntarios)
Los perfiles de tus contactos quedan así organizados por categoría:
💡 Una categoría puede limitarse a un grupo: sus campos solo se solicitarán a los miembros de ese grupo. Ver: ¿Cómo limitar campos de información a ciertos miembros / grupos?
¿Cómo crear un campo de información personalizado?
Crear campos
Una vez creadas tus categorías, puedes añadir tus propios campos. Al crearlo, una ventana te pide dos cosas:
- un nombre — la etiqueta que verá el inscrito;
- un tipo de campo — el formato del dato recopilado.
La elección del tipo de campo no es solo estética. Un campo Valor libre usado en lugar de un campo Fecha acepta «1 de enero de 2012», «01/01/2012» y «01/01/12» en la misma columna. Tus datos no quedarán ni unificados ni utilizables en búsquedas. Por el contrario, los tipos Email y Teléfono controlan el formato durante la introducción de datos.
Una vez creado un campo, ya no es posible cambiar su tipo.
Campos mostrados al volver a inscribirse en un formulario o una venta de entradas
Cuando alguien se vuelve a inscribir en un formulario o en una venta de entradas, la plataforma solo muestra los campos que aún no se han rellenado, lo que reduce el número de pasos y simplifica el proceso.
Si hay que actualizar un dato ya introducido (por ejemplo, un cambio de dirección postal), se puede hacer desde la ficha de perfil del contacto.
Si no es posible modificar esa información desde la ficha de perfil, crea un nuevo campo por cada dato que quieras recopilar. Este nuevo campo estará vacío, por lo que se mostrará durante el proceso de inscripción.
Te recomendamos eliminar y volver a crear los campos correspondientes al final del período de inscripción. También puedes crear un campo por período («certificado 2018» y «certificado 2019»).
¿Qué tipo de campo elegir?
| Tipo de campo | Qué almacena | Ejemplos de uso |
|---|---|---|
| Texto | Un texto libre, sin restricción de caracteres (letras, números, puntuación) | Una respuesta corta: profesión, número de licencia |
| Bloque de texto | El mismo contenido que un campo de texto, en una zona más amplia y extensible — aproximadamente 60 000 caracteres simples | Una respuesta larga: trayectoria, motivación, descripción |
| Valor libre con autocompletado | Un texto libre; la plataforma memoriza todos los valores ya introducidos en ese campo y los sugiere automáticamente | Un dato que se repite de una ficha a otra sin lista fija: empresa, centro educativo, ciudad |
| Numérico | Únicamente valores numéricos | Peso en kg, altura en cm, … |
| Opción múltiple | Una lista de valores definidos de antemano; el socio puede seleccionar uno o varios | Deportes practicados, áreas de interés |
| Lista desplegable | El mismo principio que la opción múltiple, pero con un único valor posible | Deporte favorito, talla de camiseta |
| Fecha | Una fecha en formato DD/MM/AAAA; no es posible guardar la hora | Fecha de alta en la asociación, fecha de un certificado |
| Documento para subir | Un archivo subido por el inscrito, exportable de forma masiva | Autorización parental, certificado médico |
| Email, Teléfono, Dirección de internet (URL) | Un valor cuyo formato se valida al introducirlo | Garantizar un email válido o un número utilizable |
Campo bloque de texto
El campo bloque tiene las mismas características que el campo de texto, pero está optimizado para almacenar mucho texto. La introducción de datos es más cómoda gracias a una zona de texto más amplia y redimensionable.
Campo valor libre con autocompletado
Este tipo de campo tiene características similares al campo de texto clásico. La diferencia: la plataforma memoriza todos los valores ya introducidos en ese campo. Cuando alguien escribe un texto similar a un valor existente, la plataforma se lo sugiere automáticamente.
Campo numérico
Este campo almacena exclusivamente valores numéricos. Es la opción recomendada cuando necesitas guardar datos cifrados (peso en kg, altura en cm, número de donaciones, etc.).
Desde tu Comunidad puedes realizar una búsqueda optimizada sobre los valores numéricos de la siguiente manera:
Campo de opción múltiple
Este campo ofrece una lista de opciones predefinidas, entre las que el socio puede seleccionar una o varias respuestas.
Por ejemplo, si creas un campo «deporte favorito», puedes añadir las opciones: tenis, fútbol, rugby, etc. Los inscritos solo podrán elegir entre esas opciones.
Para hacerlo, elige Opción múltiple en la lista y añade las opciones disponibles. Si tienes muchos valores, puedes importarlos desde un Excel. Introduce las opciones en una misma columna del Excel y pégalas en el campo correspondiente.
Una vez creado el campo, podrás buscar en tu Comunidad las personas que tengan todos los valores seleccionados, al menos uno de ellos, o ninguno.
Campo desplegable
Este campo funciona igual que el de opción múltiple, con la diferencia de que solo se puede seleccionar una opción. Siguiendo el ejemplo anterior (deporte favorito), la respuesta solo puede ser una: tenis, fútbol o rugby.
Campo de fecha
Este campo permite almacenar fechas en formato DD/MM/AAAA; no es posible guardar la hora. Una vez creado el campo de fecha, puedes realizar búsquedas con las siguientes condiciones:
Campo de documento para subir
Este campo permite almacenar documentos que los inscritos suben a la plataforma, como por ejemplo una autorización parental. Posteriormente, puedes exportarlos de forma masiva si lo necesitas.
Otros campos
También puedes crear campos de tipo Email, Teléfono o Dirección web (URL).
¿Cuántos campos personalizados puedo crear?
Para preservar el rendimiento de las búsquedas, el número de campos de tipo valor libre con autocompletado, texto y email está limitado a 53 en total, sumando los tres tipos.
Este límite de 53 campos afecta únicamente a estos tres tipos. Los demás tipos (fecha, opción múltiple, lista desplegable, numérico, documento para subir) no tienen límite.
¿Quién puede ver y modificar cada campo?
Al crear o editar un campo, decides para cada dato si será visible y/o editable por el inscrito, o reservado a los administradores.
¿Puedo imprimir una ficha de perfil desde Poplico?
No, la impresión no está disponible en el software. Para obtener un documento impreso, usa el atajo de tu navegador — Ctrl+P en Windows, Cmd+P en Mac — y selecciona «Imprimir». Es un método alternativo, no una función nativa.
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