Suivi du rapprochement et de l'écart

Afficher l'écart d'un rapprochement

Sur le relevé de rapprochement

Vous êtes dans l'onglet Comptabilité > Rapprochement bancaire, sur le relevé d'une période donnée.

Si vous venez de terminer le pointage de ce relevé et qu'un écart subsiste, celui-ci s'affichera dans l'interface du relevé de rapprochement.

Cliquez sur ”En savoir plus sur l’écart” pour afficher les explications.

Cet écart correspond à la différence entre :

• le solde bancaire : le solde de fin de mois indiqué dans le paramétrage du relevé;
• le solde comptable, obtenu en ajoutant écritures pointées + solde de début de période.

Plusieurs éléments peuvent engendrer des écarts, et nous allons voir comment identifier les potentielles causes.

Dans l'exemple, il y a 423,00€ de plus en comptabilité qu'en banque, peut-être car une dépense de 423,00€ n'a pas été pointée. C'est ce qu'il conviendra de déterminer.

Identifier l'origine de l'écart

Premières vérifications d'usage

Lorsqu'un écart est détecté, le premier réflexe est d'identifier :

• Si l'écart vient du côté comptable ou bancaire.
• Quel est le premier relevé de rapprochement sur lequel un écart est présent.

Les erreurs possibles du côté de la banque

• Le solde du relevé bancaire (paramétré à la création du relevé dans l’onglet “Rapprochement”) est
  incorrect. Solution : vérifiez les soldes des relevés précédents un par un en repartant du relevé en cours.

• Le relevé bancaire comporte une anomalie (ex : doublon de paiement). Solution : enregistrez cet événement en comptabilité, puis vous rectifierez la situation auprès de votre banque et en comptabilité.
• Les soldes bancaires saisis dans votre balance initiale sont incorrects. Solution : corrigez-les si c’est votre premier exercice sur AssoConnect. Sinon, passez une écriture de régularisation. Pour savoir comment corriger votre balance initiale, cliquez ici.

Les erreurs liées aux remises de chèques et dépôts d'espèces 

Les paiements reçus mais non déposés en banque côté comptabilité sont une source d'erreur courante, qu’il s’agisse de paiements :

• Par chèque, n'ayant pas fait l'objet d'une remise de chèque.
• En espèces, n'ayant pas fait l'objet d'un dépôt d'espèce.

Concrètement : l’argent est arrivé sur votre compte en banque (et donc sur votre relevé), mais n’est pas dans votre comptabilité.

Comme seules les écritures impactant un compte 512 (correspondant au compte bancaire) sont affichées dans le rapprochement, faute de remise/dépôt, ces paiements ne sont pas listés et ne peuvent donc pas être rapprochés, générant ainsi un écart potentiel.

Comme seules les écritures impactant un compte 512 (Banque) sont affichées dans le rapprochement, ces paiements ne sont pas listés et ne peuvent donc pas être pointés, générant ainsi un écart potentiel.

Pour vérifier les paiements non enregistrés, affichez le solde de la catégorie concernée (511200, 531001, 531002, etc.) dans le Grand livre à la date du rapprochement.

Si la catégorie comptable présente un solde positif (débiteur pour un compte de classe 5), un dépôt d'espèces ou une remise de chèque n'a pas été effectuée. Procédez-y puis revenez sur votre rapprochement bancaire.

Vous pouvez également vous rendre sur votre Tableau de bord pour voir s'il vous reste des chèques à déposer et si oui, combien.

Les écarts liés aux décalages temporels

Certains paiements peuvent prendre du temps à arriver en banque. Votre saisie comptable est donc enregistrée, mais le mouvement bancaire n'est pas effectif (délais bancaires, chèque non encaissé par le créancier, etc.) ou concerne le relevé suivant.

Les écritures non pointées du relevé en cours sont reportées sur les relevés suivants. Vous pourrez donc les y pointer le moment venu. Au besoin, vous pouvez aussi modifier la date de l'écriture afin qu'elle apparaisse sur le même mois que votre relevé bancaire.

Les cas des écritures comptables manquantes 

Vous avez vérifié l'ensemble des opérations bancaires et écritures comptables et constatez qu'une écriture manque à l'appel. Plusieurs cas de figure sont possibles :

• L'écriture n'existe pas dans le logiciel (vous pouvez vérifier son existence via le module Recherche notamment). Rectification : créez l'écriture en question. Pour en savoir plus, cliquez ici ;
• L'écriture existe, mais comporte une erreur de saisie (montant ou mode de paiement, compte bancaire, etc.). Rectification : retrouvez l'écriture et corrigez-la ;
• L'écriture a déjà été rapprochée sur un relevé précédent. Rectification : revenez sur le relevé en question et corrigez-le ;
• L'écriture existe mais n'est pas affichée dans la colonne comptabilité du rapprochement.
  Plusieurs raisons possibles :
  • Vous n’êtes pas sur le bon compte bancaire. Solution : revenez sur l’onglet “Rapprochement” et
    sélectionnez le bon compte bancaire ;
  • L’écriture est créée à une date postérieure au relevé. Par exemple, l'écriture est datée au 11/04, mais votre relevé s'étend du 1er au 31/03. Solution : corrigez la date de l’écriture, ou attendez le futur relevé bancaire ;
  • Elle n’est liée à aucun compte bancaire (car pas de paiement enregistré, passé sur la caisse et non remise en banque, écriture dans le futur, etc.). Solution : modifiez l’écriture, elle apparaîtra dans le relevé.

Gérer les cas spécifiques

Le cas des chèques rejetés

Si vous indiquez un chèque comme rejeté, cela n’invalide pas la remise de chèques.

Imaginons que vous ayez remis 10 chèques pour un total de 1000€. Trois d’entre eux, 100€ chacun, sont rejetés. Vous l’indiquez sur votre plateforme : cela n’invalide pas votre remise de chèques.

Mais que faire au niveau du rapprochement bancaire ? La réponse dépend de la manière dont votre banque présente la chose :

• Cas 1 (majoritaire) : la banque fait une ligne de remise de 1000 + une ligne par chèque rejeté (3 x 100€). Il faut alors rapprocher :
  • les 1000€ encaissés, et la remise de chèques ;
  • puis les 3 lignes des 3 chèques rejetés, face à l’écriture automatique de chaque chèque rejeté.
• Cas 2 (plus rare) : la banque fait apparaître les 700€ d’un coup (1000€ encaissés - 300€ rejetés). Il faut alors sélectionner la ligne unique côté banque, et la rapprocher des 4 lignes (1 remise + 3 chèques rejetés) en comptabilité.

La date du virement du compte en ligne n'est pas bonne

Lorsque vous virez de l’argent de votre compte en ligne vers votre compte bancaire, une écriture est saisie automatiquement en comptabilité. Or, quelques jours d’écart peuvent arriver entre la demande de virement et l’arrivée sur votre compte.

Si tel est le cas, vous pouvez modifier la date de l’écriture comptable du virement de la même manière que n’importe quelle écriture comptable.