Rembourser une note de frais depuis votre Compte Pro

🌍 Disponible uniquement en France.

En tant qu'administrateur ou trésorier, vous devez rembourser les notes de frais validées de vos membres, bénévoles et salariés. Si votre association dispose d'un Compte Pro actif, vous pouvez désormais déclencher le virement de remboursement directement depuis AssoConnect, sans vous connecter à votre banque. Cet article vous explique comment procéder.

Pour la validation des notes de frais et le remboursement par un autre moyen (virement externe, chèque, espèces), consultez l'article Rembourser une note de frais

Cet article traite des points suivants :

• Avant de commencer
• Effectuer le virement de remboursement
• Suivre le statut du remboursement
• En cas d'échec du virement
• Rembourser autrement (paiement hors ligne)

Avant de commencer

Le remboursement par virement Compte Pro est possible lorsque ces conditions sont réunies :

1. Votre association a un Compte Pro actif
2. Vous êtes administrateur du Compte Pro (un trésorier sans droits Compte Pro peut toujours déclarer un paiement hors ligne, mais pas déclencher le virement)
3. La note de frais est validée (statut À rembourser)
4. Le contact à rembourser est associé à un bénéficiaire avec un IBAN valide

Selon votre situation, le bouton Effectuer un virement peut être désactivé. Un texte en dessous du bouton vous donnera la raison.

Ce contact n’a pas encore de bénéficiaire. Ajouter un bénéficiaire

Cela signifie que le contact n'a pas de bénéficiaire enregistré sur votre Compte Pro. Cliquez sur le lien pour l'enregistrer dans Compte Pro > Bénéficiaires.

Réservé aux administrateurs Compte Pro. Ajouter un administrateur 

Cela signifie que vous n'avez pas les droits Compte Pro. Demandez à être ajouté en tant qu'administrateur du Compte pro pour pouvoir effectuer l'opération ou tournez-vous vers un administrateur principal.

En savoir plus sur les administrateurs Compte Pro: Ajouter un administrateur Compte Pro

Effectuer le virement de remboursement

Rendez-vous sur l'interface des Notes de frais et ouvrez une note de frais au statut À rembourser. 

Dans le panneau latéral, cliquez sur Effectuer un virement, et renseignez les éléments demandés:

• Compte: le Compte Pro utilisé pour le virement (pré-rempli)
• Libellé (facultatif) : un intitulé libre pour votre suivi
• Référence (facultatif) : 35 caractères maximum, lettres et chiffres uniquement
• Date d'exécution : aujourd'hui par défaut. Vous pouvez choisir une date future pour planifier le virement
• Cliquez sur Continuer.

La fenêtre Récapitulatif s'affiche avec le détail du virement : montant TTC, compte, date, bénéficiaire, IBAN, libellé et référence. Vérifiez les informations, puis cliquez sur Confirmer le paiement.

Vous êtes ensuite redirigé vers la validation sécurisée de votre Compte Pro : confirmez l'opération à l'aide de votre smartphone. 

Vous revenez ensuite automatiquement sur la note de frais, où une bannière s'affichera pour confirmer que le virement a bien été pris en compte. 

À noter: Le virement est envoyé au format SEPA classique et exécuté sous 1 jour ouvré.

Suivre le statut du remboursement

Le statut de la note de frais évolue automatiquement. Vous le retrouvez dans la liste des notes de frais et dans le panneau latéral :

• Paiement en cours : le virement a été initié, en attente d'exécution
• Paiement planifié : le virement est programmé pour une date future. Un email sera envoyé à votre contact dès que le paiement sera effectué.
• Remboursé : le virement est exécuté. Un email de confirmation est envoyé au contact.
• Échec : le virement n'a pas pu être effectué (voir la section suivante)

Une fois la note de frais remboursée, le panneau latéral affiche le détail du remboursement :

• Date d'exécution
• Moyen de paiement: Virement Compte Pro
• Compte utilisé
• Traité par: l'administrateur ayant déclenché le virement
• Libellé, Référence et ID du virement
• Voir l'opération bancaire: lien vers la transaction dans votre Compte Pro

Important : l'écriture comptable de paiement est générée automatiquement, comme pour un remboursement classique. 

Pour le détail des écritures, consultez Rembourser une note de frais

En cas d'échec du virement

Si le virement ne peut pas aboutir, une bannière rouge s'affiche : Une erreur est survenue. Le virement n'a pas pu être effectué, et aucun email n'a été envoyé. La note de frais passe au statut Échec.

L'échec peut avoir, plusieurs raisons, par exemple :

• Compte inconnu
• Fonds insuffisants
• ...

Corrigez si vous le pouvez, puis relancez le virement. oun utilisez une autre méthode de paiement.

Rembourser autrement (paiement hors ligne)

Le lien Déclarer un paiement reste toujours disponible en cas d'erreur, même sans Compte Pro ou sans droits Compte Pro. Il vous permet d'enregistrer un remboursement effectué par un autre moyen (virement externe, chèque, espèces). 

La marche à suivre est décrite dans l'article Rembourser une note de frais