Approuver une note de frais

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Consulter les notes de frais en attente

Accéder au module de gestion

1. Rendez-vous dans Comptabilité > Notes de frais
2. Vous accédez à la liste de toutes les notes de frais avec leur statut :
   • En attente : notes soumises qui nécessitent votre validation
   • Approuvée : notes validées en attente de remboursement
   • Remboursée : notes déjà remboursées
   • Refusée : notes qui n'ont pas été acceptées

Examiner une note de frais

1. Cliquez sur l'icône "Oeil" à droite de la note concernée
2. Un panneau latéral s'ouvre avec toutes les informations :
   • Contact : la personne qui a soumis la note
   • Date de la dépense : quand la dépense a été effectuée
   • Justificatif : le reçu ou la facture joint(e) (cliquez pour l'ouvrir)
   • Motif de la dépense : la description fournie par le membre
   • Catégorie : le type de dépense (transport, restauration, etc.) - La catégorie peut être modifiée si jamais celle saisie par l'utilisateur n'est pas la bonne. 
   • Montant : le montant à rembourser

Focus sur la catégorie

• Fournitures → 606000
• Location (véhicule, matériel) → 613000
• Marketing et communication → 623000
• Frais kilométriques → 624000
• Frais de mission → 625000
• Voyages et déplacement → 625100
• Réceptions → 625700
• Poste et télécommunications → 626000
• Autres frais → 658000

Approuver ou refuser une note de frais

Approuver une note de frais

1. Dans le panneau latéral de la note de frais, cliquez sur "Approuver"
2. Une confirmation s'affiche : "La note de frais a été approuvée. Un email a été envoyé à votre contact pour l'informer. Vous pouvez maintenant procéder au remboursement selon la méthode de votre choix. Une fois le paiement effectué, n'oubliez pas de mettre à jour le statut de la note de frais."
3. Le statut de la note passe à "Approuvée"
4. Le membre reçoit automatiquement un email l'informant que sa note a été approuvée et qu'elle sera prochainement remboursée

Refuser une note de frais

1. Dans le panneau latéral de la note de frais, cliquez sur "Refuser"
2. Une fenêtre s'ouvre vous demandant de sélectionner un motif de refus :
   • Justificatif manquant ou non conforme
   • Erreur de saisie ou incohérence
   • Dépense hors délai ou période autorisée
   • Dépense non conforme à la politique interne
   • Montant excessif ou non justifié
   • Dépense personnelle ou non professionnelle
3. Sélectionnez le motif approprié et cliquez sur "Refuser la note de frais"
4. Le membre reçoit automatiquement un email l'informant du refus avec le motif, et peut soumettre une nouvelle note si nécessaire

Important : Pour les deux premiers motifs de refus, la note de frais peut être corrigée et soumise de nouveau par l'utilisateur grâce à un lien accessible depuis l'email reçu.

À noter: Pour les notes refusées, le panneau latéral affiche la raison du refus qui a été communiquée au membre.

Pour en savoir plus sur le remboursement des notes de frais, consultez l'article: Rembourser une note de frais