Rembourser une note de frais – Centre d'Aide

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En tant qu'administrateur, une fois que vous avez approuvé une note de frais, vous pouvez déclarer son remboursement ou la rembourser directement si vous avez souscrit au Compte Pro d'assoConnect. Cet article vous explique comment procéder.

Cet article traite des points suivants :

Rembourser une note de frais approuvée
Suivre l'historique des remboursements

Déclarer un remboursement

Une fois la note de frais approuvée, vous pouvez procéder au remboursement en dehors de la plateforme (par virement bancaire, chèque, espèces, etc.).

Après avoir effectué le paiement, vous devez mettre à jour le statut de la note de frais dans AssoConnect :

Ouvrez la note de frais approuvée
Dans le panneau latéral, cliquez sur "Déclarez un remboursement" et renseignez :
- Date du paiement : la date à laquelle vous avez effectué le remboursement
- Moyen de paiement : sélectionnez le mode utilisé (Virement, Chèque, Espèces, etc.)
- Compte en banque ou Caisse : selon le moyen de paiement choisi
Cliquez sur "Confirmer le remboursement"
Une confirmation s'affiche : "La note de frais a été remboursée. Un email a été envoyé à votre contact pour l'informer."
Le statut de la note passe à "Remboursée"

Important : Cette action génère automatiquement l'écriture comptable de paiement dans le compte bancaire ou la caisse que vous avez sélectionné(e).

L'enregistrement en comptabilité

Le processus de remboursement des notes de frais génère deux types d'écritures automatiques dans votre comptabilité :

1. À l'approbation (écriture d'engagement) :

Débit : Compte de charge (6xx) selon la catégorie de dépense
Crédit : Compte de tiers (467) lié au contact

2. Au remboursement (écriture de paiement) :

Débit : Compte de tiers (467)
Crédit : Compte en banque (512) ou Caisse (530)

Rembourser directement avec votre Compte pro

Si vous disposez d'un abonnement au Compte pro AssoConnect, vous pouvez effectuer vos virements directement depuis l'interface de gestion des notes de frais.

Pour en savoir plus, consultez cet article: Rembourser une note de frais depuis votre Compte Pro

Suivre l'historique des remboursements

Filtrer les notes de frais

Dans le module Comptabilité > Notes de frais, vous pouvez filtrer l'affichage par :

Statut : En attente, Approuvée, Remboursée, Refusée
Contact : pour voir toutes les notes d'une personne spécifique
Période : pour afficher les notes sur une plage de dates donnée

Ainsi que par date et par montant.

Consulter les détails d'une note remboursée

Pour les notes déjà remboursées, le panneau latéral affiche :

Toutes les informations initiales de la note dans "Informations"
Toutes les informations de paiement dans "Paiement"
- Payée le : la date du remboursement
- Moyen de paiement : comment le remboursement a été effectué
- Compte en banque ou Caisse : le compte utilisé pour le paiement