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Vous avez avancé des frais pour votre association ? AssoConnect vous permet de soumettre facilement vos notes de frais en ligne pour obtenir un remboursement. Que vous soyez membre ou administrateur, cet article vous explique comment déclarer vos dépenses professionnelles.
Cet article traite des points suivants :
- Soumettre une note de frais en tant que membre
- Soumettre une note de frais en tant qu'administrateur
Soumettre une note de frais en tant que membre
Accéder au formulaire de soumission
Il existe deux façons d'accéder au module de soumission de notes de frais :
Via le lien d'invitation :
- Votre association vous a partagé un lien d'invitation par email ou via un autre canal
Voir l'article dédié: Inviter ses membres à déclarer des notes de frais
Via votre profil :
- Connectez-vous à votre espace personnel sur la plateforme de votre association
- Accédez à votre profil (icône en haut à droite)
-
Cliquez sur "Notes de frais" dans le menu
Remplir le formulaire de note de frais
Une fois sur la page "Déclarer ses notes de frais", renseignez les informations suivantes :
- Justificatif : Joignez obligatoirement une photo ou un scan de votre facture/ticket/reçu. Vous pouvez glisser-déposer le fichier ou cliquer sur "Ajouter un fichier"
Si vous êtes sur votre smartphone, vous pouvez également prendre la photo directement.
- Catégorie: Sélectionnez le type de dépense (transport, hébergement, restauration, fournitures, etc.)
- Date de la dépense: Indiquez la date à laquelle vous avez effectué la dépense
- Montant : Le montant total que vous avez payé
- Motif de la dépense: Décrivez la raison de la dépense pour aider votre administrateur lors de l'approbation.
Valider votre demande
Une fois toutes les informations renseignées :
- Vérifiez que toutes les informations sont correctes
- Cliquez sur le bouton "Envoyer"
- Vous recevrez un email de confirmation de soumission
Votre note de frais est maintenant en attente de validation par un administrateur.
Soumettre une note de frais en tant qu'administrateur
En tant qu'administrateur, vous pouvez soumettre des notes de frais de deux manières, pour vous et pour vos membres.
Via le module Notes de Frais pour tous vos membres
Accéder au module :
- Rendez-vous dans Comptabilité > Notes de frais
- Cliquez sur "Créer une note de frais"
- Chercher le nom du membre concerné, ou créez directement son profil.
Remplir et soumettre :
- Joignez votre justificatif
- Remplissez les mêmes informations sur sur la page "Déclarer ses notes de frais" (voir section précédente)
- Cliquez sur "Soumettre la note de frais"
Via votre profil pour vous-même
Vous pouvez également utiliser le même parcours que les membres en accédant au formulaire via votre profil personnel.
La note de frais sera ensuite affichée avec le statut "en attente " dans la liste sur la page de gestion des nogtes de frais.
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