L'administrateur traite les demandes d'adhésion depuis l'onglet Adhérents à valider du formulaire. Trois actions sont possibles sur une demande d'adhésion : la valider, la modifier ou la refuser. Le moment où la personne devient adhérente dépend du mode de paiement choisi lors de la validation :
- Paiement hors ligne : la personne devient adhérente dès la validation de sa demande d'adhésion, même si le paiement n'est pas encore enregistré.
- Paiement en ligne : la personne devient adhérente au premier paiement reçu, et non à la validation.
Cet article détaille plus spécifiquement les sujets suivants :
- Où trouver les demandes d'adhésion en attente de validation ?
- Comment valider une demande d'adhésion ?
- Comment modifier une demande d'adhésion avant de la valider ?
- Comment refuser une demande d'adhésion ?
- Comment se déroule un paiement en ligne ?
- Comment enregistrer un paiement hors ligne ?
- Quel est l'impact en comptabilité ?
Pour les questions relatives au paiement de l'adhésion suite à la validation d'une demande, veuillez consulter cet article.
Où trouver les demandes d'adhésion en attente de validation ?
- Ouvrir le formulaire de demande d'adhésion.
- Cliquer sur l'onglet Adhérents à valider. Par défaut, la liste est filtrée sur les demandes d'adhésion en attente.
- Cliquer sur Détails, l'icône en forme d'œil, pour consulter une demande d'adhésion.
Comment valider une demande d'adhésion ?
En cliquant sur le bouton Valider la demande, 2 options s'affichent.
Valider la demande et envoyer un lien de paiement
L'adhérent reçoit un e-mail contenant le récapitulatif de sa demande d'adhésion, le montant à payer et un lien de paiement. La demande d'adhésion est confirmée une fois le premier paiement effectué.
La fonctionnalité Paiement en ligne doit être active pour envoyer un lien de paiement. Cette fonctionnalité n'est pas disponible pendant la période d'essai.
Valider la demande et enregistrer manuellement le paiement hors ligne
La demande d'adhésion est acceptée dès le clic. L'administrateur enregistre ensuite le paiement avec un moyen de paiement hors ligne.
Comment modifier une demande d'adhésion avant de la valider ?
Depuis le détail d'une demande d'adhésion, l'administrateur met à jour les informations de l'adhérent et la formule d'adhésion choisie. Quelques exemples de modification possibles :
- Corriger la formule d'adhésion, si l'inscrit s'est trompé.
- Appliquer une réduction
- Passer le prix de l'adhésion à 0 €, pour offrir l'adhésion à un membre d'honneur.
Après la modification, deux actions sont possibles :
- Enregistrer sans valider : la demande d'adhésion reste dans la liste Adhérents à valider. Utilisez cette action quand un document n'est pas conforme ou qu'une information manque.
- Valider la demande : la demande d'adhésion est validée avec les modifications.
Comment refuser une demande d'adhésion ?
Après être rentré dans le détail d'une demande d'inscription, cliquez sur le bouton rouge Refuser en bas à gauche. Le refus produit deux effets :
- La demande d'adhésion est rejetée. La personne n'est pas enregistrée comme contact dans la base de données de l'association, aucune place n'est décomptée (si nombre de places limité).
- Un email automatique est envoyé à la personne. L'administrateur peut rédiger un commentaire pour expliquer le refus. Ce commentaire est optionnel.
Comment se déroule un paiement en ligne ?
- L'adhérent reçoit l'e-mail contenant le lien de paiement.
- L'adhérent clique sur le lien et arrive sur la page de paiement.
- L'adhérent choisit un mode de paiement parmi ceux cochés à l'étape 4 - Paiement et confirmation du formulaire : carte bancaire en une fois, ou carte bancaire en plusieurs fois.
- L'adhérent peut laisser un pourboire à AssoConnect, si l'association a choisi le pourboire comme mode de rétribution.
- Au premier paiement réussi, l'adhérent est redirigé vers la page de confirmation. Il est identifié et ajouté automatiquement dans la Communauté de l'association.
Tant que le paiement n'est pas effectué, la demande d'adhésion porte le statut En attente de paiement et reste dans l'onglet "Adhérent à valider".
Si l'adhérent commence son règlement sans le terminer, la transaction porte le statut Paiement initié. Consultez l'article « Paiement initié » : qu'est-ce que cela signifie ? pour débloquer la situation.
À noter : le lien de paiement par carte bancaire renvoie toujours au service de paiement partenaire d'AssoConnect. Un autre prestataire n'est pas possible, car les automatisations qui lient le paiement à la validation de l'adhérent et à l'écriture comptable ne fonctionnent qu'avec ce partenaire.
Comment enregistrer un paiement hors ligne ?
Après une validation avec paiement hors ligne, la page d'enregistrement du paiement s'ouvre. Deux actions sont possibles :
- Choisir le moyen de paiement utilisé, puis l'enregistrer.
- Reporter l'enregistrement, en cliquant sur Le faire plus tard, ou en cochant Paiement ultérieur puis en cliquant sur Enregistrer. Utilisez cette action quand l'adhérent n'a pas encore remis son chèque ou ses espèces.
La personne est adhérente dès la validation, même si aucun paiement n'est enregistré. Deux méthodes permettent de suivre les paiements attendus :
- La liste des inscrits du formulaire. L'adhérent y porte le statut Aucun paiement.
- Les dettes et créances, dans Comptabilité (nécessite l'accès à la comptabilité).
Pour éviter tout suivi, nous vous recommandons d'attendre de recevoir le paiement avant de valider la demande d'adhésion.
Le nombre d'échéances et les moyens de paiement hors ligne sont libres.
Quel est l'impact en comptabilité ?
- Les écritures comptables sont générées uniquement après la validation d'un membre. Tant qu'une demande d'adhésion est en attente, aucune écriture n'est générée.
- L'extraction des informations comptables fonctionne comme pour les adhésions immédiates.
- Un paiement par carte bancaire via le prestataire d'AssoConnect est entièrement automatisé. Les fonds arrivent sur le compte en ligne de l'association.
- Une réduction saisie lors de la validation impacte automatiquement le compte 709000 - Ristourne. Ce compte n'est pas modifiable. Pour utiliser un autre compte, saisissez une écriture de régularisation via la saisie avancée.
- Une adhésion validée à 0 € n'a aucun impact en comptabilité.
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