Une adhésion immédiate rend la personne adhérente dès son inscription. Une demande d'adhésion impose une validation par un administrateur avant que la personne devienne adhérente.
Le reste est identique : les deux types de formulaires se créent au même endroit, se configurent avec les mêmes étapes, et se diffusent de la même manière.
Cet article aide d'abord à choisir entre les deux, puis liste les 5 points qui changent sur un formulaire de demande d'adhésion.
- Quel type de formulaire choisir pour mon association ?
- Comment créer chacun des deux formulaires ?
- Qu'est-ce qui change quand je configure mon formulaire ?
- Quels e-mails l'adhérent reçoit-il dans chaque cas ?
- Peut-on passer d'un type de formulaire à l'autre ?
Quel type de formulaire choisir pour mon association ?
| Critère | Adhésion immédiate | Demande d'adhésion |
|---|---|---|
| Validation par un administrateur | Non | Oui, obligatoire |
| Paiement lors de l'inscription | Oui | Non (possible après la validation) |
| Affichage du tarif à l'inscrit | Oui | Masqué par défaut, affichage activable |
| Ajout dans la Communauté | Dès l'inscription | Après la validation, ou après le premier paiement en ligne |
| Réduction automatique | Oui | Non, saisie à la main à la validation |
Choisissez la demande d'adhésion quand l'association doit contrôler quelque chose avant d'accepter la personne : un document à vérifier, une place à arbitrer, un profil à examiner.
Choisissez l'adhésion immédiate quand la personne peut devenir adhérente sans contrôle, par exemple pour un renouvellement d'adhésion.
Une association peut utiliser les deux en parallèle, avec deux formulaires distincts : l'adhésion immédiate pour les renouvellements, la demande d'adhésion pour les nouvelles adhésions.
Comment créer chacun des deux formulaires ?
La création est commune aux deux types de formulaire. Consultez l'article Créer son formulaire d'adhésion pour la procédure complète.
Une seule condition supplémentaire s'applique à la demande d'adhésion : la fonctionnalité Demande d'adhésion doit être active. Consultez l'article Comprendre et activer les demandes d'adhésion.
À l'écran de choix du type de formulaire, sélectionnez Demande d'adhésion au lieu de Adhésion immédiate.
Qu'est-ce qui change quand je configure mon formulaire ?
| Étape de configuration | Sur un formulaire de demande d'adhésion |
|---|---|
| 1 - Informations générales | Identique |
| 2 - Tarifs et formules d'adhésion | 3 différences de comportement |
| 3 - Formulaire | Identique |
| 4 - Paiement et confirmation | 3 différences |
| 5 - Publication et diffusion | Identique |
Étape 2 : quelles différences sur les tarifs et les formules ?
Les tarifs, les formules d'adhésion et les prestations optionnelles se créent de la même manière. Trois comportements diffèrent.
- Aucune réduction ne se configure sur un formulaire de demande d'adhésion. L'administrateur saisit le montant de la réduction à la main, lors de la validation de la demande d'adhésion. Indiquez les conditions de réduction dans la description du formulaire ou dans une pièce jointe, à l'étape 1 - Informations générales.
- Si vous avez limité le nombre de places pour une formule, celles-ci se décrémentent à la validation, et non à l'inscription. Avec un paiement hors ligne, ceci se produit dès le clic sur la validation par l'adhérent.
- L'adhérent entre dans le groupe lié au tarif après la validation, et non au moment de sa demande d'adhésion.
Pour offrir une adhésion, passez le prix à 0 € lors de la validation. Cette méthode n'entraîne aucune écriture en comptabilité. Si une réduction est saisie, elle génère une écriture sur le compte 709000 - Ristourne.
Étape 4 : quelles différences sur l'étape Paiement et confirmation ?
- Les tarifs sont masqués par défaut. Le montant final à payer est déterminé par l'administrateur lors de la validation. Pour afficher les prix aux adhérents, cochez Afficher les tarifs sur le site au moment de la demande d'adhésion.
- Aucun paiement n'est demandé pendant la demande d'adhésion. Le paiement intervient après la validation, par un lien de paiement ou par enregistrement manuel. Vous pouvez par contre demander aux futurs adhérents leur "moyen de paiement préféré pour le réglement".
- Le lien de paiement propose uniquement la carte bancaire, en une ou plusieurs fois. Le chèque et les espèces restent possibles, mais l'administrateur les enregistre lui-même après la validation.
En cas de paiement en plusieurs fois, le nombre de paiements et le nombre d'échéances sont définis par l'administrateur uniquement. Le paramétrage s'applique à tous les adhérents validés.
Quels e-mails l'adhérent reçoit-il dans chaque cas ?
Sur un formulaire de demande d'adhésion, la personne ne reçoit aucun e-mail au moment de sa demande. Elle voit une confirmation à l'écran.
L'e-mail contenant le récapitulatif, le montant à payer et le lien de paiement (ou le détail du mode de paiement pour les paiements hors-ligne) est envoyé après la validation par un administrateur.
Peut-on passer d'un type de formulaire à l'autre ?
Non. Le type de formulaire (adhésion immédiate / demande d'adhésion) se choisit uniquement à la création.
- La fonctionnalité Demande d'adhésion ne peut pas être ajoutée à un formulaire d'adhésion déjà créé.
- Un formulaire d'adhésion immédiate ne peut pas être dupliqué sous la forme d'un formulaire de demande d'adhésion.
- Un formulaire de demande d'adhésion est en revanche duplicable une fois créé.
Un formulaire de demande d'adhésion contient un onglet supplémentaire, Adhérents à valider, qui regroupe les demandes en attente de traitement. Toute modification du formulaire reste possible en cours d'année, mais une adhésion déjà validée ne peut pas être modifiée.
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