Comment paramétrer l'identifiant unique de sa Communauté ? – Centre d'Aide

Paramétrer l'identifiant unique de sa Communauté permet de choisir le critère qui différenciera chaque membre dans votre base de contacts (ID généré automatiquement, adresse email ou champ personnalisé). Ce réglage sert à la fois d'identifiant de connexion au site et de clé de dédoublonnage lors d'un import Excel. L'identifiant unique ne peut être édité que par un administrateur principal.

Cet article traite des points suivants :

Comment modifier l'identifiant unique
Quel type d'identifiant unique choisir
Comment gérer les membres sans email ou qui le partagent
Que se passe-t-il si je change d'identifiant et fais des imports

Comment modifier l'identifiant unique de ma Communauté ?

Le réglage se trouve dans votre centre de paramétrages, accessible en bas du menu latéral de votre espace administrateurs : cliquez sur Paramètres, puis sur Personnalisation > Communauté.

Paramètres de la Communauté dans Poplico : accès via "Paramètres" (1) puis "Personnalisation > Communauté" (2), avec la section "Identifiant utilisateur unique" mise en évidence.

Le réglage de l'identifiant se trouve dans la section Sécurité de cette page, sous l'intitulé Identifiant utilisateur unique. Cliquez sur Modifier pour accéder aux trois options possibles.

Les trois options d'identifiant utilisateur unique dans Poplico : Identifiant Poplico (1), Adresse email (2) et Identifiant personnalisé (3), chacune sélectionnée dans une fenêtre modale.

Cette page est également accessible depuis la page Communauté > Paramétrage.

Page Paramétrage de Poplico, avec une flèche rouge pointant vers le lien « Paramétrages généraux » pour l'identifiant unique utilisateur

Quel type d'identifiant unique choisir ?

1. L'Identifiant Poplico

L'Identifiant Poplico est une série de chiffres générée automatiquement par le logiciel pour chaque membre. Chaque ID étant unique par défaut, c'est cet identifiant qui est sélectionné lors de l'ouverture d'une nouvelle plateforme.

Vous pouvez le consulter depuis Communauté > Contacts, en cochant ID du Contact dans les informations à afficher.

Menu « Informations à afficher » dans la liste des contacts, avec la case « ID du Contact » cochée et mise en évidence.

Liste de contacts Poplico avec la colonne « ID du Contact » mise en évidence, affichant des identifiants numériques (ex. 6706514) associés à chaque membre.

Avec cette méthode, un membre ne peut se connecter à son espace (informations, achats en son nom, ...) que s'il a renseigné une adresse email.

Lors d'une mise à jour des membres via import Excel, la colonne ID du Contact doit faire partie des données copiées/collées : c'est ce qui évite la création de doublons.

2. L'adresse email peut-elle servir d'identifiant unique ?

Les adresses email étant uniques (même si vous avez des contacts qui sont homonymes), vous pouvez les utiliser comme identifiant. Les membres se connectent alors directement avec leur adresse email.

❌ Si certains membres n'ont pas d'email, ou si plusieurs personnes partagent la même adresse, l'adresse email ne peut pas être sélectionnée comme identifiant unique. Consultez la section « Comment gérer les membres sans email ou qui le partagent ».

3. Comment utiliser un champ personnalisé comme identifiant unique ?

Si votre organisation dispose déjà d'un champ propre à chaque membre (numéro de matricule, numéro de licence...), vous pouvez l'utiliser comme identifiant unique.

Créez d'abord ce champ depuis Communauté > Paramétrage :

Fiche de contact type dans Poplico, avec une section « Compétences musicales » contenant des champs personnalisés et un bouton « Ajouter un champ » mis en évidence

Puis retournez dans le centre de paramétrages (Paramètres > Communauté) pour sélectionner ce champ comme identifiant unique :

Panneau « Identifiant utilisateur unique » dans les paramètres Communauté de Poplico, avec l'option « Identifiant personnalisé » sélectionnée et « Numéro de licence » choisi comme identifiant.

Un membre reconnu par ce champ peut alors se connecter soit avec ce champ, soit avec son email.

⚠️ Si le champ choisi est de type texte, seuls les caractères suivants sont acceptés : lettres sans accent, chiffres, tiret et astérisque. Exemple : "Matricule 12345" est refusé, "matricule12345" est accepté.

Ce champ personnalisé doit être inclus dans vos imports de membres via Excel.

💡 Une personne peut néanmoins s'inscrire temporairement sans ce champ grâce à son adresse email.

Comment gérer les membres sans email ou qui le partagent ?

Il est fréquent d'avoir dans sa base des personnes sans email, ou qui partagent la même adresse — par exemple lorsque l'email renseigné pour des enfants est celui d'un parent.

Dans ce cas, choisissez un identifiant unique qui ne fait pas intervenir l'email :

L'Identifiant Poplico : tous les comptes associés à la même adresse email sont proposés à la connexion ; l'utilisateur choisit le bon compte puis entre son mot de passe.
Un champ spécifique : l'utilisateur se connecte avec ce champ à la place de l'email.

❌ Un membre sans email ne reçoit aucun email de la plateforme (reçus, factures, configuration du mot de passe). S'il est ajouté manuellement, il n'est pas informé de la création de son compte.

Que se passe-t-il si je change d'identifiant et fais des imports ?

L'identifiant unique choisi est aussi la clé utilisée pour reconnaître un membre existant lors d'un import Excel et éviter la création d'un doublon.

Si vous changez de type d'identifiant après avoir déjà réalisé des imports basés sur l'ancien identifiant, tout import ultérieur qui continuerait à référencer l'ancien identifiant risque de ne plus retrouver les fiches existantes, avec un risque de doublons plutôt qu'une mise à jour des fiches.

Si vous avez changé d'identifiant unique et que vous avez un doute sur un import, n'hésitez pas à contacter nos équipes avant de faire l'import.

Pour aller plus loin