Comment paramétrer les informations de sa base de données Contacts ?

Paramétrer les informations de sa base de données de contacts permet de choisir quelles informations sont enregistrées sur chaque fiche de votre Communauté : champs proposés par défaut, champs personnalisés, catégories de regroupement et visibilité. Tout se paramètre depuis Paramètres > Communauté > Gérer ses champs, et s'applique à toutes les personnes qui gravitent autour de votre association : membres du bureau, adhérents, donateurs, volontaires, partenaires.

Cet article explique :

• Où paramétrer les champs de ma base de contacts ?
• Quelles informations sont demandées par défaut ?
• À quoi servent les catégories d'informations ?
• Comment créer un champ d'information personnalisé ?
• Quel type de champ choisir ?
• Combien de champs personnalisés puis-je créer ?
• Qui peut voir et modifier chaque champ ?
• Puis-je imprimer une fiche profil depuis Poplico ?

Où paramétrer les champs de ma base de contacts ?

Toutes les actions décrites dans cet article se font depuis Paramètres > Communauté, puis le bouton Gérer ses champs de la section Personnalisation des champs de profil.

Cliquez ensuite sur le bouton Gérer ses champs de la section Personnalisation des champs de profil :

Quelles informations sont demandées par défaut ?

Par défaut, le logiciel propose les champs suivants à chaque création de fiche :

• nom
• prénom
• photo
• date de naissance
• sexe
• adresse email
• téléphone
• adresse postale.

Nom et Prénom sont obligatoires. Les autres champs ne le deviennent que si vous le décidez.

Les champs Sexe et Date de naissance peuvent être désactivés : dans ce cas, ils ne sont plus proposés sur vos formulaires.

À quoi servent les catégories d'informations ?

Une catégorie est un groupe de champs qui structure la fiche profil. Elles sont utiles dès que vous collectez beaucoup d'informations, ou des informations réservées à certaines personnes.

À la création de votre premier champ personnalisé, une catégorie Informations complémentaires est créée automatiquement. Vous pouvez la renommer, et créer autant d'autres catégories que nécessaire.

Exemple de structure à 3 catégories :

• Informations générales
• Informations complémentaires
• Informations des volontaires (demandées uniquement aux volontaires)

Les profils de vos contacts sont ainsi organisés par catégorie :

💡 Une catégorie peut être limitée à un groupe : ses champs ne sont alors demandés qu'aux membres de ce groupe. Voir : Comment limiter des champs d'informations à certains membres / groupes ?

Comment créer un champ d'information personnalisé ?

Créer des champs

Une fois vos catégories créées, vous pouvez y ajouter vos propres champs. À la création, une fenêtre vous demande deux choses :

1. un intitulé — le libellé vu par l'inscrit ;
2. un type de champ — le format de la donnée collectée.

Le choix du type de champ n'est pas cosmétique. Un champ Valeur libre utilisé à la place d'un champ Date accepte « 1er janvier 2012 », « 01/01/2012 » et « 01/01/12 » dans la même colonne. Vos données ne sont alors ni unifiées ni exploitables en recherche. À l'inverse, les types Email et Téléphone contrôlent le format à la saisie.

Une fois un champ créé, il n'est plus possible de changer son type.

Champs affichés lors d'une réinscription à un formulaire ou une billetterie

Lors d'une réinscription à un formulaire ou une billetterie, le logiciel affiche seulement les informations n'ayant pas déjà été renseignées, ce qui limite le nombre de champs à remplir et simplifie le déroulement. 

Si une information déjà renseignée doit être mise à jour (ex : changement d'adresse postale), c'est possible depuis la fiche profil du contact. 

S'il n'est pas possible de modifier ces informations depuis la fiche profil, créez un nouveau champ par information à collecter. Ce nouveau champ est vide : il est donc proposé lors de l'inscription.

Nous conseillons ainsi de supprimer et recréer les champs concernés à la fin de la période d'inscription. Vous pouvez aussi créer un champ par période ("certificat 2018" et "certificat 2019"). 

Quel type de champ choisir ?

Champ bloc de texte

Le champ bloc a les mêmes caractéristiques qu'un champ texte. Cependant, il est optimisé pour stocker beaucoup de mots. La saisie est simplifiée avec une zone de texte plus large et extensible.

Champ valeur libre avec autocomplétion

Ce type de champ a des caractéristiques similaires au champ texte classique. La différence : le logiciel mémorise toutes les valeurs déjà renseignées pour ce champ. Lorsqu'une personne saisit un texte proche d'une valeur existante, le logiciel lui propose cette valeur.

Champ numérique

Ce champ permet de stocker uniquement les valeurs numériques. Nous conseillons ce champ si vous avez des informations chiffrées à stocker (poids en kg, taille en cm, nombre de dons, etc.).

Depuis votre Communauté, vous effectuez ainsi une recherche optimisée sur les valeurs numériques :

Champ choix multiple

Ce champ propose une liste de valeurs connues et paramétrées à l'avance, parmi lesquelles le membre peut sélectionner un ou plusieurs choix.

Par exemple, si on crée un champ d'information "sport préféré", il est possible d'ajouter au champ les valeurs suivantes : tennis, football, rugby, etc. Les inscrits ne pourront choisir que parmi ces valeurs.

Pour ce faire, choisissez Choix multiple dans la liste et ajoutez les valeurs possibles. Si vous avez beaucoup de valeurs, il est possible de les importer depuis un Excel. Renseignez les valeurs possibles dans une même colonne de l'Excel, puis collez-les dans le champ prévu à cet effet. 

Une fois ce champ créé, vous pouvez rechercher dans votre Communauté les personnes qui ont toutes les valeurs sélectionnées, au moins une des valeurs sélectionnées ou aucune des valeurs sélectionnées.

Champ liste déroulante

Ce champ est similaire au choix multiple, à la différence qu'il n'y a qu'un choix possible. Si on reprend l'exemple précédent (sport préféré), la réponse ne peut être qu'unique (tennis, football ou rugby).

Champ date

Ce champ permet de stocker des dates au format JJ/MM/AAAA ; l'heure ne peut pas être enregistrée. Une fois le champ date créé, vous effectuez une recherche avec les conditions suivantes :

Champ document à télécharger

Ce champ permet de stocker des documents que les inscrits mettent en ligne, comme par exemple une autorisation parentale. Ceux-ci peuvent ensuite être exportés en masse au besoin.

Autres champs

Il est également possible de créer des champs de type Email, Téléphone ou Adresse internet (URL).

Combien de champs personnalisés puis-je créer ?

Pour préserver la performance des recherches, le nombre de champs de type valeur libre avec autocomplétion, texte et email est limité à 53 au total, tous cumulés.

Cette limite de 53 champs ne concerne que ces trois types de champs. Les autres types (date, choix multiple, liste déroulante, numérique, document à télécharger) ne sont pas limités.

Qui peut voir et modifier chaque champ ?

À la création ou à la modification d'un champ, vous décidez pour chaque information si elle est visible et/ou modifiable par l'inscrit, ou réservée aux administrateurs.

Puis-je imprimer une fiche profil depuis Poplico ?

Non, l'impression n'est pas proposée dans le logiciel. Pour obtenir un document imprimé, utilisez le raccourci de votre navigateur — Ctrl+P sous Windows, Cmd+P sur Mac — puis choisissez « Imprimer ». C'est un contournement, pas une fonctionnalité native.

Pour aller plus loin

• Comment limiter des champs d'informations à certains membres / groupes ?
• Exporter les documents stockés dans les fiches profil
• Effectuer un import pour mettre à jour sa base de contacts