Poplico te permite publicar un evento con venta de entradas o inscripción, directamente desde tu plataforma, con pago online y seguimiento automatizado.
- ¿Por qué crear mi formulario de evento en Poplico?
- ¿Dónde crear mi formulario de evento?
- Cómo crear mi formulario de evento
- ¿Cómo compartir mi evento una vez configurado?
- ¿Cómo comprobar si mi formulario funciona?
- Entender los distintos estados de un formulario
¿Por qué crear mi formulario de evento en Poplico?
Las ventajas y posibilidades son múltiples:
- Creación guiada: un proceso paso a paso para configurar tu evento.
- Pago con tarjeta online: los participantes pueden abonar su inscripción directamente.
- Seguimiento de inscripciones en tiempo real: visualiza quién se ha inscrito a medida que va ocurriendo.
- Entradas y facturas generadas automáticamente: cada participante recibe su entrada y su factura sin que tengas que hacer nada manualmente.
- Escaneo de entradas en la puerta: controla el acceso a tu evento directamente desde tu plataforma.
- Contabilidad automática: los pagos recibidos se registran automáticamente en tu contabilidad.
¿Dónde crear mi formulario de evento?
Desde tu plataforma Poplico, ve a: Formularios > Eventos > + Crear un evento.
Si no aparece, activa la funcionalidad desde Configuración > Elección de funcionalidades y activa "Eventos". Más información en el artículo: Activar o desactivar funcionalidades.
¿Cómo crear mi formulario de evento?
La configuración se desarrolla en cinco pasos:
- Información general,
- Tarifas,
- Formulario,
- Pago y confirmación,
- Publicación.
1. Información general
Introduce los datos principales de tu evento:
el título del formulario;
una imagen y una descripción;
los datos de contacto;
la fecha y la hora del evento;
También puedes añadir condiciones generales o archivos adjuntos.
👉 Consulta el artículo Modificar la apariencia de tus formularios para hacerlos más atractivos.
2. Tarifas
Crea tus diferentes opciones haciendo clic en "+ Tarifa".
Tienes varias opciones de tipos de tarifa:
- Tarifa principal: es obligatorio tener al menos una para publicar tu formulario, y solo se puede seleccionar una tarifa principal en el momento del registro. Ej.: "Entrada general" y "Entrada joven menor de 18 años",
- Tarifa opcional: pedir una camiseta, una comida, ...
- Donación puntual: ofrece a los participantes la posibilidad de hacer una donación en el momento del registro,
- Respuestas libres: haz una pregunta a los participantes. Por ejemplo: "¿Tienes alguna alergia?"
- Carga de archivos: autorización parental, ...
Al hacer clic en el botón + opciones, accedes a configuraciones más detalladas. Debes activarlas desde tu página Configuración general > Configuraciones en la pestaña Formularios y Billetteries. Todo está explicado en este artículo: Configuración avanzada de formularios
Una vez creada la primera tarifa, tienes 2 opciones adicionales:
- Añadir un grupo de tarifas: Si ofreces muchas tarifas, crea grupos de tarifas para facilitar la lectura y la comprensión. Solo tienes que hacer clic en el botón "Añadir un grupo de tarifas", darle un nombre y arrastrar tus tarifas hasta él.
- Añadir un descuento: Esto te permite configurar 2 tipos de descuentos. Un descuento por número de participantes (p. ej.: descuento si 2 o más personas se inscriben a la vez). Un descuento para miembros de tu comunidad (socios, donantes, miembros de un grupo específico).
3. Formulario
Selecciona la información que quieres solicitar a los participantes en el momento de su registro. Para cada campo, indica si es obligatorio, opcional o si no se solicita.
Si deseas crear un nuevo campo, consúltalo con un administrador principal de tu plataforma y/o consulta este artículo: Configurar la información de tu base de datos de contactos.
4. Pago y confirmación
Elige las formas de pago que aceptas en el registro:
- tarjeta de pago en un solo pago
- tarjeta de pago fraccionado (en este caso, defines el número de plazos y el intervalo entre dos plazos)
- otras formas de pago presenciales: cheques, efectivo, otras
Es obligatorio seleccionar al menos 1 forma de pago (aunque el evento sea gratuito).
En esta sección también puedes personalizar el mensaje del correo de confirmación: ¡es la ocasión perfecta para añadir unas palabras de agradecimiento!
También tienes a tu disposición opciones más avanzadas si haces clic en "Más opciones". Podrás:
- Emitir o no entradas electrónicas
- Limitar el número de participantes en el evento
- Fijar un número máximo de inscripciones por persona
- Recibir un correo por cada inscripción, limitar el número de inscritos
Es posible que estos ajustes no estén activados por defecto en tu plataforma. Puedes personalizar lo que se muestra en Configuración > Personalización > Formularios y Venta de entradas (es necesario contar con uno de los administradores principales de la plataforma). Consulta este artículo para saber más: Elegir la configuración general de los formularios y venta de entradas
5. Publicación
Define cómo acceden los participantes al formulario:
Desde un enlace: el enlace para compartir estará disponible una vez que el evento esté Guardado y Publicado.
Disponibles: enlace URL, enlace iframe y enlaces para compartir en redes sociales.Publicación del formulario: publica el evento en una página de tu sitio web. Es necesario haber creado una página de tipo "Formularios y venta de entradas". Lee este artículo para saber más: Difundir tus formularios: membresías, donaciones, venta de entradas y tiendas online
o rechaza los registros online. En ese caso, los administradores de Poplico añadirán los registros de forma manual.
Cambiar la publicación del formulario de "Desde un enlace" a "Publicación en el sitio web" (o viceversa) no afecta al enlace URL del formulario. Este no cambiará.
Por último, puedes indicar las fechas de disponibilidad de tu formulario de evento. Fuera de esas fechas, las personas no podrán registrarse en tu formulario. Los administradores pueden modificar las fechas en cualquier momento (por ejemplo, si quieres ampliar el plazo de un formulario).
Detalles sobre la publicación "Desde un enlace"
Indica quién puede acceder a la página:
- cualquier persona que disponga del enlace que hayas compartido
- o determinadas personas según reglas personalizadas (Comunidad, Socios, etc.). En ese caso, deberán estar conectadas a su cuenta de Poplico. Esto no permitirá que personas externas a tu asociación (sin cuenta) puedan registrarse.
También tendrás a tu disposición un enlace iframe para compartir el formulario en un sitio web independiente de Poplico. Más información: Integrar un formulario de Poplico en un sitio web externo a Poplico
Detalles sobre la "Publicación en el sitio web"
La opción En el sitio web permite publicar el formulario de evento en una página de tu sitio web de Poplico. Para que el formulario sea visible, la página que lo aloja debe estar incluida en un menú del sitio desde Sitio web > Menú y Páginas (no disponible si la página está en borrador o en la papelera).
Tu sitio web también debe estar activo (y no en mantenimiento). Puedes gestionarlo desde Configuración > Sitio web.
Por último, determinar quién tiene acceso al formulario se decide en las reglas de visibilidad de la propia página. Más información: Gestionar la visibilidad de los menús y páginas del sitio
Guardar el formulario
Una vez configuradas todas las secciones, haz clic en Guardar.
El estado del formulario aparece como Publicado de forma predeterminada (a menos que lo hayas guardado como borrador).
Si el guardado del formulario falla, la sección afectada quedará resaltada en rojo. Deberás completar la información que falta y guardarlo de nuevo.
¿Cómo compartir mi evento una vez configurado?
Si has optado por publicar tu evento en tu sitio web o mediante un enlace, accederás a la pestaña "Difusión" tras guardar el formulario.
Te invitamos a consultar el artículo dedicado para saber más sobre cómo puedes comunicarlo: Difundir tus formularios: membresías, donaciones, entradas y tienda online
¿Cómo comprobar si mi formulario funciona?
Si has guardado el formulario como borrador para revisar su apariencia, recuerda volver a la pestaña Configuración para cambiar su estado de "Borrador" a "Publicado" y luego guardar.
Una buena práctica: prueba tu evento en modo incógnito en tu navegador, o pide a uno de tus socios que se inscriba para hacer una prueba 😉
Entender los diferentes estados de un formulario
Puedes cambiar este estado de publicación poniendo el formulario en borrador, en ventas suspendidas o en archivado.
Archiva tus eventos para mantener una vista limpia en tu espacio de administración. Más información: Archivar un formulario o cambiar su estado.
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