El administrador gestiona las solicitudes de alta desde la pestaña Socios a validar del formulario. Se pueden realizar tres acciones sobre una solicitud de alta: validarla, modificarla o rechazarla. El momento en que la persona se convierte en socio depende del método de pago elegido durante la validación:
- Pago offline: la persona se convierte en socio en el momento en que se valida su solicitud de alta, aunque el pago aún no esté registrado.
- Pago online: la persona se convierte en socio al recibir el primer pago, no en el momento de la validación.
Este artículo detalla los siguientes temas:
- ¿Dónde encontrar las solicitudes de alta pendientes de validación?
- ¿Cómo validar una solicitud de alta?
- ¿Cómo modificar una solicitud de alta antes de validarla?
- ¿Cómo rechazar una solicitud de alta?
- ¿Cómo funciona un pago online?
- ¿Cómo registrar un pago offline?
- ¿Qué impacto tiene en la contabilidad?
Para las preguntas relacionadas con el pago de la membresía tras la validación de una solicitud, consulta este artículo.
¿Dónde encontrar las solicitudes de alta pendientes de validación?
- Abre el formulario de solicitud de alta.
- Haz clic en la pestaña Socios a validar. Por defecto, la lista está filtrada por las solicitudes de alta pendientes.
- Haz clic en Detalles, el icono en forma de ojo, para consultar una solicitud de alta.
¿Cómo validar una solicitud de alta?
Al hacer clic en el botón Validar la solicitud, se muestran 2 opciones.
Validar la solicitud y enviar un enlace de pago
El socio recibe un email con el resumen de su solicitud de alta, el importe a pagar y un enlace de pago. La solicitud de alta se confirma una vez realizado el primer pago.
La funcionalidad de Pago online debe estar activa para enviar un enlace de pago.
Validar la solicitud y registrar manualmente el pago offline
La solicitud de alta se acepta en el momento del clic. El administrador registra después el pago con una forma de pago offline.
¿Cómo modificar una solicitud de alta antes de validarla?
Desde el detalle de una solicitud de alta, el administrador actualiza la información del socio y la fórmula de membresía elegida. Algunos ejemplos de modificaciones posibles:
- Corregir la fórmula de membresía, si el inscrito se ha equivocado.
- Aplicar un descuento
- Poner el precio de la membresía a 0 €, para ofrecer la membresía a un miembro de honor.
Tras la modificación, hay dos acciones posibles:
- Guardar sin validar: la solicitud de alta permanece en la lista Socios a validar. Usa esta acción cuando un documento no sea conforme o falte algún dato.
- Validar la solicitud: la solicitud de alta se valida con las modificaciones.
¿Cómo rechazar una solicitud de alta?
Una vez dentro del detalle de una solicitud de registro, haz clic en el botón rojo Rechazar situado en la parte inferior izquierda. El rechazo produce dos efectos:
- La solicitud de alta queda rechazada. La persona no se registra como contacto en la base de datos de la asociación y no se descuenta ninguna plaza (si el número de plazas es limitado).
- Se envía un email automático a la persona. El administrador puede redactar un comentario para explicar el motivo del rechazo. Este comentario es opcional.
¿Cómo funciona un pago online?
- El socio recibe el email con el enlace de pago.
- El socio hace clic en el enlace y accede a la página de pago.
- El socio elige una forma de pago entre las marcadas en el paso 4 - Pago y confirmación del formulario: tarjeta de pago en un solo cobro o tarjeta de pago fraccionado.
- El socio puede dejar una propina a Poplico, si la asociación ha elegido la propina como método de retribución.
- Tras el primer pago exitoso, el socio es redirigido a la página de confirmación. Queda identificado y añadido automáticamente a la Comunidad de la asociación.
Mientras el pago no se haya realizado, la solicitud de alta tiene el estado Pendiente de pago y permanece en la pestaña "Socios a validar".
Si el socio comienza el pago sin completarlo, la transacción tiene el estado Pago iniciado. Consulta el artículo «Pago iniciado»: ¿qué significa? para desbloquear la situación.
A tener en cuenta: el enlace de pago con tarjeta bancaria siempre redirige al servicio de pago asociado a Poplico. No es posible usar otro proveedor, ya que las automatizaciones que vinculan el pago a la validación del socio y al asiento contable solo funcionan con este partner.
¿Cómo registrar un pago offline?
Tras una validación con pago offline, se abre la página de registro del pago. Hay dos opciones posibles:
- Elegir la forma de pago utilizada y registrarla.
- Aplazar el registro haciendo clic en Hacerlo más tarde, o marcando Pago posterior y luego haciendo clic en Guardar. Usa esta opción cuando el socio aún no ha entregado su cheque o el efectivo.
La persona es socia desde la validación, aunque no se haya registrado ningún pago. Hay dos métodos para hacer el seguimiento de los pagos pendientes:
- La lista de inscritos del formulario. El socio aparece con el estado Sin pago.
- Las deudas y créditos, en Contabilidad (requiere acceso a la contabilidad).
Para evitar cualquier seguimiento, te recomendamos esperar a recibir el pago antes de validar la solicitud de alta.
El número de plazos y las formas de pago offline son libres.
¿Qué impacto tiene en la contabilidad?
- Los asientos contables se generan únicamente tras la validación de un socio. Mientras una solicitud de alta esté pendiente, no se genera ningún asiento.
- La extracción de la información contable funciona igual que para las membresías inmediatas.
- Un pago con tarjeta bancaria a través del proveedor de Poplico está completamente automatizado. Los fondos llegan al monedero online de la asociación.
- Un descuento introducido durante la validación impacta automáticamente en la cuenta 709000 - Rappel. Esta cuenta no se puede modificar. Para utilizar otra cuenta, introduce un asiento de regularización mediante el asiento avanzado.
- Una membresía validada a 0 € no tiene ningún impacto en la contabilidad.
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